Les pages de la présente section vous feront parcourir les rudiments de la comptabilité générale et de fiducie, notamment un exemple de plan comptable pour une entreprise individuelle ou un cabinet d'avocats de petite taille, certains commentaires sur l'achat d'un logiciel comptable et certains conseils comptables.
Progiciels de comptabilité généraux par rapport aux progiciels de comptabilité juridiques
Bien que la plupart des progiciels généraux de comptabilité puissent, dans une certaine mesure, être adaptés à un cabinet d'avocats et d'avocates canadien, la majorité des cabinets de petite taille préfèrent acheter un programme de comptabilité qui est spécialement conçu pour un cabinet d'avocats, parce que les fournisseurs de ces programmes se sont assurés que leurs programmes se conforment aux règles comptables pertinentes du milieu juridique.
Même si l'achat et la mise à jour des programmes particuliers au droit coûtent un peu plus cher, la différence de coût est plus que compensée par l'économie de temps découlant de l'amélioration du logiciel pour le rendre exploitable dans un environnement juridique.
Magasinage d'un logiciel de comptabilité
Voici les éléments que vous devriez garder en mémoire lorsque vous magasinez un logiciel de comptabilité pour un cabinet d'avocats et d'avocates.
Tenue des livres
- La fiducie est tenue de la façon dont votre cabinet d'avocats l'exige.
- Les débours sont effectués le moins péniblement possible, avec l'option de les considérer comme des dépenses récupérables ou comme des actifs.
- La comptabilisation du temps est facile, elle permet que le travail soit affiché tant selon un taux horaire que selon des honoraires fixes et elle permet des taux de facturation multiples.
- Les formats de comptes souples et multiples rapprochent l'information sur la fiducie, la comptabilisation du temps et les débours pour un examen, une révision et un affichage faciles.
- L'affichage à la fois simple et complexe de la fiducie et des entrées générales est facile et intuitif.
- Le calcul et l'affichage des rapports de la TPS se font automatiquement.
- Les grands livres de fiducie, les grands livres des clients et clientes et les relevés de compte sont clairs et compréhensibles et ils peuvent être envoyés aux clients sans être dactylographiés de nouveau.
Comptabilité
- Une variété complète de comptes du grand livre général (actifs, dettes, capital personnel et social, revenus et dépenses) qui sont totalement flexibles et qui permettent de personnaliser les numéros et les noms.
- L'affichage est effectué à la fin de l'année.
- Il est possible de produire une balance de vérification, un bilan et un état des résultats.
Gestion de l'information
- Un résumé rapide et facile d'accès des questions et de la situation du client ou de la cliente indique le temps, les débours et l'information relative à la fiducie.
- Il y a une fonction de budget.
- Il y a des rapports comme cela mentionné ailleurs.
- Il est possible de contrôler les rapports qui seront imprimés et le moment où ils le seront.
Caractéristiques supplémentaires
- Le système est facile à utiliser et à apprendre.
- Des codes d'entrée rapide facilitent l'affichage.
- La documentation est compréhensible.
- Il y a un bon soutien (particulièrement lorsque vous convertissez le nouveau programme).
- Le système peut fonctionner en réseau.
- Le système prévoit des limites et des échéances.
- Le système permet la vérification automatique des conflits.
- On peut intégrer un tableur pour produire des graphiques et des tableaux.
- L'information sur les clients et les clientes s'intègre à d'autres programmes.
- Il y a une sécurité multiniveaux par mot de passe.
- On dispose d'un grand bassin d'utilisateurs et d'utilisatrices satisfaits.
- La valeur est proportionnelle au prix.
La transition
Il faut un certain temps pour qu'un système comptable informatique fonctionne bien. Vous ferez probablement quelques erreurs lors de l'installation initiale en raison de la nouveauté, alors ne changez pas votre système du jour au lendemain. Je vous recommande de continuer de faire fonctionner votre ancien système manuel en même temps que le nouveau système informatique pendant au moins deux mois afin d'effectuer une transition étape par étape. Lorsque vous serez à l'aise avec le nouveau système, videz-le de toute l'information et recommencez à zéro.