Collaborer harmonieusement avec le personnel juridique

Rien ne rapproche plus deux personnes que le courrier électronique. Lorsque Jeremiah Kowalchuk a commencé à exercer en tant qu’avocat, c’est leur haine commune de l’impression des courriels qui lui a permis de tisser de solides liens avec sa technicienne juridique chevronnée, Lynette Senio. Ils ont décidé de travailler sans papier.

« Jeremiah et moi-même avons établi une bonne manière de communiquer, de collaborer et de nous transmettre mutuellement le travail », affirme Lynette Senio, adjointe juridique dans le cabinet Field Law. « Ainsi, Jeremiah m’envoie des instructions pour rédiger une lettre ou un document soit par courrier électronique, soit par dictée. Je lui achemine ensuite l’ébauche de document par courrier électronique. Il le relit et le modifie, le cas échéant, puis me le renvoie. Lorsque je le reçois, cela signifie qu’il est en version finale. Nous pouvons, au fond, suivre cette procédure sans même échanger un seul mot en personne. »

Madame Senio et Me Kowalchuk forment une équipe. Une solide relation de collaboration avec le personnel de soutien non seulement profitera aux clients, mais améliorera l’efficience et l’efficacité de votre cabinet.

La communication est la pierre angulaire d’une bonne relation. Maître Kowalchuk et madame Senio sont fréquemment en contact et passent en revue chaque année leur flux de travail et leurs pratiques. « Jeremiah et moi nous consultons même mutuellement pour nous assurer que tout fonctionne comme prévu et vérifier si certaines de nos procédures doivent être modifiées ou si nous pouvons travailler de façon plus efficiente », dit Lynette Senio. « C’est aussi un bon moyen pour rester sur la même longueur d’onde avec votre adjoint au fil du temps. »

Demeurer en contact avec votre adjoint augmente vos capacités à la communication, nourrit la confiance et renforce la relation, affirme madame Senio.

Le courriel envoyé à l’ensemble du cabinet lorsqu’une personne enfreint les règles est l’exemple classique de la mauvaise communication. Michelle Spencer, fondatrice de Legal Learning Development Network et ancienne technicienne juridique, affirme que ce genre de communication indique que la direction a du mal à gérer les conflits.

« Vous devriez traiter cette question avec la personne directement. Il faut aborder les problèmes de front et traiter les gens comme des adultes. La crainte des conflits ne mène à rien. Il y aura des désaccords et vous devez poser le fondement du désaccord respectueux. »

Pour éviter cette situation, Michelle Spencer recommande d’indiquer clairement vos attentes, d’assumer vos responsabilités et de faire en sorte que les autres assument les leurs. « Vous devez communiquer votre mission à vos clients et l’indiquer clairement à votre équipe, quitte à l’afficher dans votre bureau : Pourquoi sommes-nous ici chaque jour? »

Une collaboration harmonieuse entre juristes et personnel de soutien est fondée sur la confiance et le respect. « J’ai travaillé avec un avocat spécialisé en droit immobilier qui voulait que je fasse des copies de certains documents et que je les envoie par la poste », raconte madame Spencer. « Je devais lui montrer les copies avant de les envoyer. Quand même, je savais comment envoyer des documents… Si les gens ne vous font pas confiance et vous traitent comme un idiot, vous leur en voulez et vous ne travaillez pas au mieux de vos capacités. C’est l’effet Pygmalion. »

Si vous traitez votre personnel d’égal à égal au lieu de lui dicter ses moindres actions, vous aurez une solide relation avec lui.

« Je pense qu’il est important que les juristes et leurs adjoints juridiques partagent le travail et que chacun travaille au dossier dans son entier au lieu d’affecter des tâches spécifiques aux adjoints », affirme Me Kowalchuk, désormais associé dans le cabinet Field Law. « Les adjoints juridiques sont des professionnels qui ont besoin d’autonomie. Lynette communique avec les clients et participe au traitement des dossiers au-delà des tâches qui lui sont spécifiquement affectées. Elle doit gérer le cabinet et je n’ai pas besoin de constamment la surveiller. »    

Cette confiance et cette communication mutuelles ont un prix. Les juristes et leur personnel de soutien doivent être prêts à être honnêtes et ouverts les uns envers les autres. Cela signifie qu’ils doivent reconnaître que certains enjeux personnels pourraient avoir des incidences sur le travail. « Les études de droit vous forgent une carapace », affirme Me Spencer. « Être vous-même avec les autres leur permettra d’être eux-mêmes en votre présence. J’ai eu un patron qui avait des problèmes conjugaux, alors que j’étais moi-même en instance de divorce. Il m’a dit qu’il se pourrait qu’il soit distrait par moment, qu’il allait suivre une thérapie et avait besoin que je l’appuie dans ses tâches. Ce que j’ai fait. Cela a aidé la confiance à s’installer. Vous pouvez insister pour que la vie personnelle reste à la maison, mais ce genre de préoccupation doit entrer en ligne de compte. »

Lorsque vous engagez un nouveau technicien juridique ou un nouvel adjoint ou que vous commencez à travailler avec cette personne, il importe de fixer les règles de base dès le départ.

Généralement, madame Senio passe une liste en revue avec chaque nouveau juriste avec lequel elle travaille. Voici certaines des choses que vous devriez couvrir lors d’une première réunion.

1. Parlez de la façon dont vous échangerez le travail. Cela inclut les modalités de la délégation (dictée, courriel, conversation orale, etc.).
2. Parlez du travail qui sera délégué plus particulièrement. À quoi vous attendez-vous si vous envoyez une copie conforme à votre adjoint lorsque vous envoyez des courriels? À qui incombera la responsabilité de sauvegarder les courriels et les pièces jointes aux fins du dossier? Une définition claire de ces tâches réduira les risques de confusion à l’avenir.
3. Donnez des instructions et des échéances claires pour les tâches. La plupart des adjoints et techniciens juridiques travaillent pour plusieurs avocats à la fois. Des calendriers les aident à classer leurs tâches par ordre de priorité.
4. Expliquez les raisons de l’affectation du travail. « Dites-nous pourquoi vous faites les choses de cette façon et pas d’une autre », dit madame Senio. « Cela nous aide à comprendre le contenu du dossier et nous aide à nous sentir intégrés dans l’équipe. En outre, le fait de tenir votre adjoint au courant et au fait du contenu du dossier lui permet de répondre aux questions si quelqu’un d’autre travaille sur le dossier ou si le client appelle. »
5. Parlez de la façon dont vous allez traiter les erreurs. « L’erreur est humaine », dit madame Senio. « On peut toujours en tirer des enseignements. Il faut reconnaître les erreurs, apprendre à les corriger et aller de l’avant. »

Julie Sobowale est une avocate et rédige fréquemment des articles pour EnPratique