Les écrits restent, ou pourquoi développer ses compétences en rédaction

Il y a fort à parier que John Grisham a plus écrit comme avocat que dans toute sa carrière d’écrivain.

Courriels, mémoires, lettres aux clients – il n’est pas rare pour un avocat de rédiger des centaines de pages en une semaine, remarque Cheryl Stephens, éducatrice, formatrice et consultante en communications, en commercialisation par réseaux sociaux et en langage clair à Vancouver. Ce qui n’empêche pas certains d’ignorer les règles de grammaire les plus élémentaires – on suppose qu’ils savent écrire en entrant à la faculté de droit.

Qui plus est, la plupart des avocats se croient fins rédacteurs même s’ils n’ont peut-être aucune formation en la matière. « Ils ne font pas le poids, et ne veulent pas admettre qu’ils craignent d’avoir des faiblesses en écriture », rapporte M^me Stephens.

Certes, un juriste n’est pas obligé d’avoir le style d’un écrivain. Il reste qu’il doit être à même de communiquer clairement avec ses clients, ses collègues et les tribunaux. Voici quelques conseils à cet effet.

Soyez clair

Rédigez de façon claire, concise et bien articulée à l’aide de puces et d’en-têtes. Une personne occupée décide au premier coup d’œil si un document mérite son attention; si le message n’est pas clair, elle passera vite à autre chose. « Tout doit être en ordre, car l’apparence visuelle est déterminante à cet égard », souligne M^me Stephens.

Tout document – ne serait-ce qu’un courriel – doit donner du contexte et démontrer professionnalisme, civilité et organisation. Évitez le jargon juridique, surtout avec les clients. Pensez au destinataire et à ce qu’il doit savoir. La ligne « Objet » devrait lui indiquer s’il devrait ne serait-ce que se donner la peine de l’ouvrir.

Prenez le temps de vous relire. Révisez votre texte et passez-le au correcteur orthographique et grammatical. S’il s’agit d’un document important, vous devriez toujours le faire relire, indique M^me Stephens. D’ailleurs, comme le fait valoir cette dernière, « on ne voit jamais ses propres erreurs ».

Au chapitre des outils, elle recommande le correcteur grammatical de Microsoft Word ou l’application Hemingway (en français, on recommandera le logiciel Antidote), qui met en évidence les longues phrases compliquées et l’emploi de la voix passive. Elle suggère par ailleurs de consulter le Web. « Faites-vous lecteurs assidus de blogues traitant de communication juridique efficace. »

Soyez efficace

Les erreurs typographiques ou grammaticales – ou, tout bonnement, le manque de rigueur – « font sortir les gens de leurs gonds », rapporte M^e Marie Buckley, autrefois avocate plaidante à Boston, auteure de The Lawyer’s Essential Guide to Writing et qui aujourd’hui forme des juristes en rédaction. « Mais il ne suffit pas de régler ces problèmes pour prétendre à l’excellence en rédaction juridique (ou autre). » Il s’agit avant tout de présenter l’information efficacement.

M^e Buckley croit fermement qu’une bonne plume n’est hors de la portée d’aucun avocat. « Quand on est assez brillant pour passer l’examen du Barreau, on l’est assez pour rédiger un document, une lettre ou quoi que ce soit d’autre de façon cohérente. Je crois qu’on le doit bien à nos clients. »

Toute rédaction factuelle repose sur trois grands principes, explique M^e Buckley. « Premièrement, utiliser un langage clair; deuxièmement, faire les choses dans le bon ordre; troisièmement, dire au destinataire ce qu’il doit faire. » Un langage clair n’est pas nécessairement un langage simple, précise-t-elle. « Certes, vous pouvez exploiter votre impressionnant vocabulaire, mais employez-le pour faire preuve de précision et de nuance, et non pour faire étalage de votre érudition. » Pour vous assurer que vous vous exprimez en langage clair, ajoute-t-elle, posez-vous la question suivante : « Est-ce que j’utiliserais ce mot dans une conversation entre collègues? »

Même s’il y a lieu d’adopter un registre un peu plus soutenu à l’écrit qu’à l’oral, le naturel reste de mise. « Nos clients parlent la langue des affaires modernes; il nous appartient de faire de même », remarque M^e Buckley.

Simplifiez vos phrases, utilisez des verbes évocateurs, laissez tomber le superflu « et, surtout, mettez de la confiance dans vos écrits », explique M^e Buckley. Elle a vu de jeunes juristes faire des recherches pour ensuite écrire n’avoir trouvé aucun jugement pertinent, ce qui donne l’impression qu’ils ont négligé leur travail et ne sont pas sûrs de leurs conclusions. Ils auraient plutôt dû utiliser la formulation « aucun cas connu ». « Le message est le même, mais cette tournure démontre beaucoup plus d’assurance. »

Faites les choses dans le bon ordre

Idéalement, tout document devrait se diviser en trois parties – l’introduction, le corps et la conclusion – et le premier paragraphe devrait en résumer le contenu. « La chose la plus importante à mentionner dans votre introduction est votre conclusion et ce qui la motive », indique M^e Buckley.

Les titres et sous-titres aident à organiser un document et permettent au lecteur non seulement d’y repérer ce qui l’intéresse, mais aussi, comme le remarque cette dernière, de sauter le reste, ce qui est « l’un des services les plus attentionnés que l’on puisse lui rendre ».

M^e Buckley invite ses étudiants à laisser passer autant de temps que possible entre le premier jet et la relecture. « Ainsi, comme on porte alors sur le texte le regard d’un réviseur plutôt que d’un rédacteur, certaines choses nous sautent aux yeux. »

Au sein d’un cabinet, les juristes chevronnés peuvent donner un coup de pouce à leurs jeunes collègues en formulant des commentaires cohérents, positifs et constructifs sur leurs textes. « S’asseoir avec une personne moins expérimentée qui s’apprête à rédiger une note pour en survoler avec elle les points importants, voire lui en esquisser le plan et la structure, ça se fait », signale M^e Buckley. « Le résultat n’en sera que meilleur s’ils prennent le temps d’éclaircir ces questions en amont. »

C’est par leurs compétences rédactionnelles que les jeunes juristes peuvent le mieux se faire valoir et bâtir leur réputation, souligne M^e Buckley. « Un écrit reflète votre façon de penser et de présenter l’information. » Qui plus est, indique-t-elle, comme la rédaction s’apprend, ils devraient d’autant plus y consacrer de l’énergie. « J’aime voir les jeunes envisager la rédaction non pas comme une épreuve, mais comme un outil dont la maîtrise peut les aider à se distinguer. »

Trucs pour devenir un meilleur rédacteur

• Pensez au destinataire et au but de votre document
• Choisissez le registre qui convient au lecteur
• Utilisez un langage clair et évitez le jargon juridique, les blagues, les termes spécialisés et les locutions latines
• Enlevez les mots inutiles
• Utilisez la voix active
• Gardez-vous du temps pour vous réviser
• Utilisez les logiciels de révision gratuits disponibles sur le Web
• Faites réviser vos documents importants
• Utilisez des sous-titres pour rendre votre document plus lisible
• Suivez un cours de rédaction

Ann Macaulay contribue régulièrement à EnPratique de l'ABC.