Monique Roberts : chef de file pour la gestion de projets juridiques

Lorsqu’elle a commencé à exercer le droit chez Gowlings après avoir été admise au Barreau en 2009, l’avocate Monique Roberts s’est rapidement rendu compte que le modèle de facturation fondée sur le temps « encourage l’inefficacité et n’a aucun sens du point de vue commercial ».

M^e Roberts s’intéressait à la façon dont la technologie et l’innovation peuvent être utilisées pour améliorer l’exercice du droit. Elle avait déjà travaillé en proche collaboration avec Karyn Bradley, l’associée-directrice du bureau de Toronto, qui lui avait suggéré de participer à l’élaboration de Avantage pratique Gowlings^MC, une approche d’avant-garde de la gestion de projets juridiques. M^e Roberts a accepté avec enthousiasme malgré sa relative ignorance du sujet. Cependant, elle a commencé à se renseigner et « cela m’a semblé tout à fait évident ».

La gestion de projets dans les cabinets d’avocats est de mieux en mieux acceptée alors que les clients réclament à grands cris que soit modifiée la façon dont les services juridiques sont fournis. Les juristes utilisent peut-être déjà des principes fondamentaux de gestion des dossiers. Cependant, la gestion de l’exercice du droit peut aider à accroître l’efficience et la prévisibilité des frais pendant toute la période de planification et de gestion d’un marché. Une étude réalisée par le consultant juridique Altman Weil révèle que selon l’une des exigences les plus importantes présentées par les chefs du contentieux des entreprises, la gestion des projets doit être plus efficiente.

Après avoir commencé à étudier le concept de gestion de projets, les membres de l’équipe de Gowlings ont communiqué avec Elevate Services, une nouvelle entreprise, pour créer leur propre programme de gestion de projets juridiques. « Nous avons travaillé avec eux dès le départ pour créer ce que nous souhaitions utiliser », déclare M^e Roberts. Le logiciel dans le nuage qui en a résulté est appelé Cael. D’autres produits étaient disponibles, dit-elle, « mais nous savions que pour qu’il soit utilisé il devait être très, très simple ». Cela a exigé de créer un logiciel qui ne représente pas une énigme technologique, qui offre un moyen de faire un suivi des questions juridiques tout en respectant les délais et les limites budgétaires.

M^e Roberts et deux collègues forment les juristes du cabinet à l’utilisation de Cael. Certains des juristes développent leurs plans de projets par eux-mêmes, mais il est fréquent que d’autres demandent à Monique Roberts ou à des membres de son équipe de les aider à réaliser le processus et à élaborer des modèles pour divers types de questions juridiques. Il faut environ une heure pour élaborer un plan de projet complet et un devis.

Le processus de gestion de projets de Gowlings est basé sur un cadre simple comportant quatre étapes, la première étant la définition des attentes des clients. La planification arrive ensuite, c’est-à-dire, la détermination de toutes les pièces, de l’étendue du travail et de la personne qui va l’effectuer. La troisième étape est la surveillance et la gestion qui permettent de s’assurer que le projet respecte le budget et les échéances. Enfin, le processus se termine avec une séance portant sur les « enseignements tirés » de l’expérience une fois le dossier clos. À ce stade, l’équipe se réunit et parle de ce qui s’est bien passé et de ce qui pourrait être fait différemment la prochaine fois. « Nous utilisons ces renseignements pour mettre à jour nos précédents, par exemple, et améliorer nos modèles », déclare M^e Roberts.

Une fois un dossier ouvert, Cael est lié au système de suivi du temps et de facturation, et les informations sont incorporées dans le logiciel quotidiennement. Cela permet aux clients de connaître les progrès de leur affaire tout au long du processus. « Nous disposons de renseignements qui sont presque en temps réel concernant notre situation par rapport au budget », affirme M^e Roberts. Pour afficher la proportion du travail qui a été réalisé, il suffit au juriste de faire glisser une barre pour chaque tâche afin d’indiquer le pourcentage réalisé. « Cela nous permet de le consulter et de voir, par exemple, que 30 % du travail a été fait mais que 40 % du budget a été utilisé. Nous savons donc que le budget va être dépassé dans ce cas. » Le juriste peut par conséquent en aviser le client avant la clôture du dossier.

« Les clients demandent cela maintenant », déclare M^e Roberts. Ils comprennent ce qu’est la gestion de projets et leurs commentaires sont extrêmement positifs. À ce stade, ajoute-t-elle, ce qu’ils veulent en plus, c’est de pouvoir accéder à Cael par eux-mêmes.

Les réactions des juristes du cabinet ont été étonnamment enthousiastes, déclare M^e Roberts, bien que certains se soient opposés à son utilisation. « Cependant, je pense que cela va changer parce que les clients vont exiger son utilisation. »

La gestion de projets garantit que le client et le juriste se comprennent dès le départ. « Chacun connaît les échéances et le nom de la personne qui travaille au dossier. Cela nous permet d’avoir un dialogue permanent avec les clients au fil de la progression du dossier », dit M^e Roberts. La gestion de projets juridiques n’est pas nécessairement adaptée à tous les genres de dossiers, y compris les dossiers ponctuels de petite taille traités par un seul juriste. Cependant, advenant que plus d’un bureau doive participer au traitement de l’affaire, qu’elle coûtera au client plus de 30 000 dollars ou que des professionnels multiples doivent participer au traitement, l’utilisation de la gestion de projets tombe sous le sens, dit-elle.

M^e Roberts fera un exposé sur la gestion de projets juridiques dans le cadre des huit modules de base de la série Maîtres en pratique proposée par l’ABC en 2016. Le programme de cette année, intitulé L’anatomie d’une transaction (Anatomy of a Deal  - offert uniquement en anglais), comporte 16 modules axés sur tous les aspects d’une opération de fusion et acquisition, du début à la fin, présentée sous la forme d’un scénario élaboré par Jake Bullen, associé chez Cassels Brock & Blackwell.

Malgré sa relative inexpérience, M^e Roberts est maintenant tout à fait immergée dans Avantage pratique Gowlings^MC. Elle s’éloigne de sa pratique centrée sur les affaires et le commerce pour travailler à temps plein dans le domaine de la gestion de projets juridiques, l’élaboration de modèles, la prestation de la formation à l’interne et l’offre de mentorat aux juristes dans ce domaine.

M^e Roberts a sans doute trouvé sa vocation sous forme de gestion de projets, mais cela n’a pas été sans détour. Avant d’entrer à la faculté de droit, elle a été employée comme gestionnaire-comptable dans l’industrie de la publication de magazines pendant plusieurs années, avant de devenir instructrice en plongée sous-marine aux Philippines, en Égypte et en Ontario. La vie sur les plages en maillot de bain « n’était pas mal », reconnaît-elle, mais à 30 ans, elle a suivi sa mère sur les bancs de la faculté de droit. Cette dernière était en troisième année à Osgoode Hall lorsque M^e Roberts est entrée en première année.

Elle conseille aux jeunes juristes de s’appliquer à approfondir leurs compétences juridiques sans pourtant oublier d’apprendre le côté commercial du droit dès que possible. « Savoir comment élaborer un budget et des devis pour les clients est une compétence importante. » Elle est convaincue que certaines des meilleures idées sont proposées par de jeunes juristes et leur conseille de ne pas craindre de parler s’ils ont trouvé une façon novatrice d’améliorer la qualité et l’efficience de l’exercice du droit. « La façon dont nous exerçons le droit a énormément changé depuis quelques années et ce changement va se poursuivre. Je pense que ceux qui vivent avec leur temps et sont ouverts au changement sont bien mieux placés que les autres. »

Ann Macaulay est fréquemment publiée dans EnPratique.