Techniques de négociation gagnant-gagnant pour avocats : L’art de satisfaire les deux parties

Les dirigeants de cabinets juridiques doivent constamment négocier avec leurs collègues, qu’il s’agisse de fixer l’échéancier d’un projet, de s’entendre sur un budget, de régler un différend, d’engager des employés ou de déterminer leur salaire. Ils doivent aussi discuter avec les fournisseurs du coût des produits et services dont ils ont besoin.

Quel style de négociation devriez-vous employer dans votre cabinet?

La carpe, le requin et le dauphin

La négociation est le processus dans lequel deux parties ayant des buts différents tentent de s’entendre sur une solution optimale.

Le trait de caractère le plus important d’un négociateur efficace est la souplesse. « Lorsqu’une façon d’aborder une situation n’aboutit pas, le bon négociateur parvient à s’adapter et à emprunter une démarche différente », dit Peter Stark, un expert-conseil de San Diego qui se spécialise dans le perfectionnement des aptitudes en négociation ainsi qu’en leadership et en gestion.

M. Stark compare la situation de négociation à un monde de carpes, de requins et de dauphins, s’appuyant sur une métaphore de l’ouvrageThe Strategy of the Dolphin de Dudley Lynch et Paul Kordis. « Au moment d’aborder des négociations, vous ne voulez pas être une carpe, dit M. Stark. Une carpe ne voit que des options limitées, ne pense pas qu’il puisse gagner, n’aime pas la confrontation et s’efforce de préserver le statu quo. Vous ne voulez pas non plus être un requin. Un requin ne perçoit aussi que des options limitées, mais tient à gagner à tout prix, use de la confrontation comme d’une stratégie et met toute son énergie dans l’anéantissement de l’adversaire quel qu’en soit le coût à long terme. »

Selon M. Stark, « Les meilleurs négociateurs sont des dauphins. Ils sont souples dans leur réflexion et dans leur personnalité; ils peuvent modifier leurs stratégies et tactiques en fonction de l’espèce à laquelle ils sont confrontés – carpes, requins ou autres dauphins. »

« Les dauphins perçoivent un univers infini d’options. Ils coopèrent tant que leur vis-à-vis est coopératif. En revanche face à une manœuvre de requin, ils réagissent rapidement afin de conserver la maîtrise de la situation. Lorsqu’une stratégie s’enlise, les dauphins sont prêts à changer de voie. Ils consacrent toute leur énergie à la réalisation d’une solution gagnant-gagnant. »

Solutions gagnant-gagnant

Lorsque des parties négocient, les résultats possibles sont limités :

• perdant-perdant, où ni une ni l’autre des parties ne réalise ses objectifs;
• perdant-gagnant ou gagnant-perdant, où une seule des parties réalise ses objectifs;
• gagnant-gagnant, où les deux parties réalisent leurs objectifs;
• impasse, où ni une l’autre des parties ne gagne ou ne perd.

Parmi ces possibilités, les résultats perdant-perdant, perdant-gagnant (si vous êtes la partie qui perd) et impasse sont les moins utiles à la réalisation de vos buts.

« Parfois, l’impasse est le meilleur résultat, fait toutefois remarquer M. Stark. Faites confiance à vos instincts : certains accords ne méritent pas d’être conclus. »

Le résultat gagnant-perdant (si c’est vous qui gagnez) peut sembler souhaitable de prime abord, mais votre relation avec votre contrepartie sera compromise, et ce, parfois de façon irrémédiable. La partie perdante ne sera pas heureuse de l’accord et sera réticente à négocier de nouveau avec vous. C’est vous qui pouvez en fin de compte perdre le plus.

« Le meilleur résultat de toute négociation est gagnant-gagnant, où les deux parties à la négociation sont heureuses de la conclusion et estiment avoir réalisé leurs objectifs, affirme M. Stark. La confiance s’installe entre les parties, qui seront bien disposées à la poursuite de cette relation mutuellement avantageuse. »

Trois conseils pour créer un contexte gagnant-gagnant

« Premièrement, ne réduisez pas votre négociation à une seule question, conseille M. Stark. S’il y a une seule question, il ne peut y avoir qu’un seul gagnant. Quand il y a une seule question, c’est souvent le prix. Faites des recherches et posez des questions, de façon à ajouter d’autres dimensions à la négociation. »

« Prévoyez autant de questions ou d’éléments de négociation que vous le pouvez, dit-il. Lorsque vous et votre contrepartie butez sur une question et que vous vous relancez sans cesse la même balle, mettez ces autres éléments en jeu et jonglez avec eux pour débloquer la situation. »

Deuxièmement, reconnaissez que les besoins et souhaits de votre contrepartie ne sont pas les mêmes que les vôtres. « Même “un bon prix” peut avoir un sens différent pour chaque partie, dit M. Stark. Si vous ne le comprenez pas, le gain de l’autre partie est nécessairement une perte pour vous et il devient pratiquement impossible de créer un résultat gagnant-gagnant. »

« Troisièmement, ajoute M. Stark, après avoir compris que les besoins et souhaits de votre contrepartie sont différents des vôtres, ne présumez pas de les connaître. Dans toute négociation, il y a des besoins “explicites” qui sont exprimés, comme le prix, le taux de financement ou une échéance. Mais il y a aussi des besoins “implicites” qui ne sont pas exprimés. Ceux-ci sont très puissants et déterminent de fait l’issue de la négociation. Par exemple, il y a le désir d’être apprécié ou aimé, de faire confiance et d’inspirer confiance, d’avoir raison, de faire bonne impression au patron, d’être “meilleur” ou supérieur, d’obtenir un bon marché, d’être écouté, d’être reconnu, de paraître intelligent, de gagner et d’entretenir une relation. »

Soyez prêt

Une grande part du travail qui mène à une négociation gagnant-gagnant réussie est effectuée avant même que les parties ne se rencontrent.

« Prenez le temps voulu pour déterminer vos propres besoins, souhaits et objectifs avant d’entamer une négociation, suggère M. Stark. Mettez-les par écrit. Par exemple, vous avez peut-être reçu un devis de 50 000 $ pour un nouveau tapis dans vos bureaux, et vous voulez obtenir un meilleur prix afin de satisfaire l’associé directeur. Idéalement, vous voulez payer 40 000 $. Cependant, votre but est d’obtenir le tapis à 45 000 $ ainsi que quelques concessions au sujet de la pose. »

Votre but est le résultat final que vous visez; si vous ne pouvez pas le réaliser, vous devez être prêt à renoncer au marché – donc à accepter une impasse.

Vous devez aussi prendre le temps de déterminer – à l’avance – les besoins, souhaits et objectifs de votre contrepartie. « La partie qui possède le plus d’information et la meilleure information obtient habituellement le meilleur résultat, affirme M. Stark. Si vous êtes soigneusement préparé, vous avez de l’assurance – un élément essentiel dans les négociations. »

Un des meilleurs moyens de se préparer à des négociations consiste à poser des questions. « Les questions ouvertes sont les plus efficaces lorsque vous voulez cultiver une relation et obtenir de l’information, précise M. Stark. Il peut s’agir de questions débutant par qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment, et ces questions peuvent servir à découvrir les besoins explicites et implicites de votre contrepartie. »

Les questions sont aussi utiles pendant la négociation elle-même. Vous devriez poser des questions fermées – oui ou non – lorsque vous tentez d’obtenir une concession ou de confirmer un élément convenu.

« Presque tout ce que vous dites pendant une négociation devrait prendre la forme d’une interrogation, soutient M. Stark. Des questions stratégiques, opportunes et respectueuses peuvent servir à obtenir, à donner ou à vérifier de l’information, à jauger la compréhension et le niveau d’intérêt, à déterminer le type comportemental, à susciter la participation, à stimuler la réflexion, à ramener la discussion au sujet voulu, à conclure un accord, à faire mieux accepter vos idées, à réduire la tension, à apaiser ou à créer un rapport. »

Et de conclure M. Stark, « Armé des compétences voulues, tout administrateur de cabinet juridique peut devenir un dauphin – suffisamment adaptable pour réaliser des résultats gagnant-gagnant dans presque toute situation. »

Peter Stark dirige la firme Peter Barron Stark & Associates et a publié l’ouvrage The Only Negotiating Guide You’ll Ever Need: 101 Ways to Win Every Time, in Every Situation.

Janet Ellen Raasch est une rédactrice / rédactrice anonyme travaillant étroitement avec des avocats et autres fournisseurs de services professionnels afin de les aider à se positionner comme leaders d’opinion au sein de leur marché cible grâce à la publication d’information sous forme d’articles, de livres et de contenu Internet.