Le processus d’embauche est complété. Vos nouveaux avocats et avocates salariés – sélectionnés avec soin pour leur compétence, leur expérience et leur capacité de s’intégrer au cabinet – sont prêts à démarrer. Mais le sont-ils vraiment ?
Il est facile de croire qu’après trois ans à la faculté de droit, des emplois d’été et plusieurs mois de stage, vos nouvelles recrues soient fin prêtes. La réalité cependant c’est que la plupart des nouveaux employés, y compris les vôtres, ont besoin de passer par un processus d’orientation exhaustif.
Au lieu de s’occuper d’affectations isolées, ils ont tout à coup le mandat d’établir et de gérer une pratique. « C’est toute une commande, passer d’étudiant à salarié », explique Marlene Kane, directrice du développement professionnel au bureau de Toronto du cabinet McMillan Binch.
En tant qu’avocats, ils doivent jongler avec des dates de tombées conflictuelles, attirer des mandats à l’interne et à l’externe, livrer des services de premier ordre à la clientèle, assumer l’entière responsabilité de leurs dossiers et maîtriser le processus de facturation de leur cabinet.
En faisant l’effort d’accueillir et d’orienter vos nouveaux avocats salariés, vous vous assurerez qu’ils maîtrisent la courbe d’apprentissage, qu’ils se sentent confortables dans leurs nouvelles responsabilités et qu’ils développent un engagement ferme envers votre cabinet.
Voici, en ordre chronologique, les étapes d’un accueil et d’une orientation réussis de nouveaux avocats salariés dans votre cabinet :
Avant le premier jour
Vous pouvez valoriser les nouveaux membres de votre équipe – et les aider à devenir productifs aussi rapidement que possible – en vous occupant d’un certain nombre de détails avant leur arrivée.
Remerciez-les de vous avoir choisi
Dès que les contrats ont été signés, commencez du bon pied en leur adressant un mot de bienvenue ou en leur donnant un coup de fil. Dites-leur que vous êtes heureux qu’ils aient décidé de joindre le cabinet et que vous êtes confiant de leur apport positif au cabinet.
Minimisez l’énervement des premiers jours en informant les nouveaux salariés de l’heure d’arrivée au travail, de l’emplacement des stationnements, du nom de leur supérieur immédiat et des activités prévues pendant leur première semaine.
Assurez-vous que la paperasse soit prête
Kathy Slocombe, directrice des ressources humaines du cabinet Alexander Holburn Beaudin & Lang LLP, présente à chaque nouveau salarié un cahier personnalisé à son arrivée. Ce cahier relié contient leur lettre d’offre d’emploi, les formulaires du barreau, des renseignements sur les avantages sociaux, ainsi que les politiques et procédures du cabinet. Lorsqu’un nouveau salarié arrive, elle passe en revue avec lui chaque document pour qu’il sache que toutes les modalités administratives ont été complétés.
Offrez-leur les outils dont ils ont besoin
Assurez-vous qu’un bureau a été préparé avec ordinateur, téléphone, matériel de bureau et plaque d’identité sur la porte. Assurez-vous aussi qu’ils aient un numéro de poste (téléphonique) et une adresse personnelle de courriel, et ajoutez cette information à toutes vos listes et annuaires organisationnels. N’oubliez pas d’ajouter leurs coordonnées au site Web du cabinet, pour que leur présence soit immédiatement connue à l’externe.
Vos nouveaux avocats salariés auront besoin de mots de passe pour les systèmes informatiques, pour les photocopieuses, etc., et, dans certains cas, un jeu de clefs et de cartes de bureau, des instructions pour enclencher et fermer le système d’alarme, et un laissez-passer de stationnement.
Un calendrier des sessions de formation et des réunions de groupes de pratique les aidera à planifier leurs premières semaines. Des cartes d’affaires leur permettront de commencer immédiatement à réseauter.
Répandez les bonnes nouvelles
Informez les associés, associées, les salariés, salariées, et le personnel administratif des nouveaux avocats salariés embauchés et de leur date d’entrée au travail. Et n’oubliez pas les autres membres du personnel du cabinet.
Le Service de marketing du cabinet McInnes Cooper crée un bulletin d’information avec photos et biographies de tous les nouveaux avocats salariés. Selon Karen Hollett, une des deux coordonnatrices de développement professionnel du cabinet, cette information aide à l’affectation du travail, les associés pouvant dès lors les considérer quand ils se rendent au tribunal pour rencontrer des clients et des clientes.
Première semaine
Quand vos nouveaux salariés, salariées, entrent pour la première fois au travail, ne vous contentez pas de leur lancer quelques dossiers et de les mettre à l’ouvrage. Un programme d’orientation – officiel ou officieux – les aidera à se sentir plus confortables dans leurs nouvelles responsabilités et à démarrer plus rapidement.
Le processus d’orientation
« Je pense que chaque cabinet, même les plus petits, devrait avoir au moins une journée d’orientation, même s’il ne s’agit pas pour le nouveau salarié de suivre quelqu’un pour la journée, juste pour éclaircir les inconnus », affirme Rebecca Pitts, qui en est à sa deuxième année comme avocate salariée au bureau de Halifax du cabinet McInnes Cooper.
Si vos nouveaux avocats salariés ne connaissent pas le cabinet, un programme d’orientation permettra de leur transmettre les valeurs et les normes et de les familiariser avec les ressources disponibles, pour qu’ils et elles puissent les utiliser aussi efficacement que possible.
Même s’ils ont passé l’été ou accompli leur stage au cabinet, ils ont encore beaucoup à apprendre, explique Me Pitts. « Il y a une avalanche de questions que vous n’aviez pas à traiter comme étudiant, étudiante ou stagiaire, y compris la comptabilité, la facturation, les comptes en fiducie, la gestion et la structure du cabinet, travailler avec une secrétaire, un contact plus direct avec les clients, des attentes d’affaires et ainsi de suite », explique-t-elle.
Selon Norm Letalik, associé et directeur de l’excellence professionnelle au bureau torontois de Borden Ladner Gervais, enseigner aux nouvelles recrues comment les choses se font dans le cabinet constitue un élément important de l’orientation. « Cela nous donne une chance de parler des meilleures pratiques », dit-il.
Il faut aussi songer à forger chez les nouveaux salariés un esprit d’équipe. « Il est bien plus facile de créer une culture de cabinet quand vous avez un programme commun de formation », ajoute Me Letalik.
Dans les grands cabinets, l’orientation aide les nouveaux salariés à rencontrer les collègues qui formeront leur réseau de soutien et à mieux comprendre leurs champs de spécialisation. Les salariés senior et les associés ont aussi l’occasion de rencontrer les nouveaux employés, employées.
Dans tous les cas, un programme d’orientation démontre que vous valorisez vos nouveaux avocats salariés et que vous acceptez de leur consacrer des ressources. Vous ne pouvez « vendre » votre cabinet pour attirer de nouveaux talents, puis feindre de les ignorer le jour où ils se présentent au travail, déclare Me Slocombe.
« Nous voulons nous assurer que tous les processus sont en place pour que le salarié ou la salariée ait le sentiment d’un engagement du cabinet, explique-t-elle. Nous faisons un effort conscient de leur dire que nous voulons les aider à réussir. »
Un programme d’orientation peut aussi constituer un outil précieux de recrutement, en démontrant que le cabinet s’intéresse sérieusement au développement professionnel.
Les éléments clés d’un programme d’orientation réussi
Culture et structure du cabinet
Les nouveaux avocats salariés se demanderont combien d’heures ils doivent facturer, de quelle façon ils seront évalués, et combien de nouveaux clients et clientes ils devront recruter.
Votre programme d’orientation devrait couvrir les attentes, les politiques et les pratiques du cabinet, ainsi que les structures en place pour les aider à répondre à ces attentes.
Envisagez une rencontre à huis clos où les salariés senior peuvent dire franchement aux nouveaux arrivés ce qu’on attend d’eux. Vos nouvelles embauches auront davantage tendance à croire aux valeurs d’équilibre travail / vie personnelle si des salariés qui les ont vécues en témoignent.
Expliquez comment le cabinet est structuré et comment il fonctionne pour que les nouveaux avocats salariés sachent comment s’y intégrer. Décrivez les différents comités et la manière dont les décisions sont prises. Une séance d’information sur l’historique et la philosophie du cabinet aideront les nouveaux avocats salariés à mieux comprendre la culture du cabinet. En parlant des objectifs du cabinet, vous indiquez aux nouveaux avocats salariés qu’ils ont un rôle à jouer dans l’atteinte de ces objectifs.
Gestion de la pratique
Les nouveaux avocats salariés doivent aussi connaître les rouages de la gestion du cabinet. Songez à inclure des thèmes tels que la facturation, les rapports, les principes et procédures de classement, la gestion du temps, la confidentialité, l’éthique et les conflits d’intérêts.
Évitez les sessions trop théoriques, privilégiez la participation – les gens apprennent davantage en s’exerçant qu’en écoutant.
Prospection de clientèle
N’attendez pas pour insister sur le fait qu’un cabinet est une entreprise commerciale. Parlez de votre stratégie de marketing et du recrutement de nouveaux clients. Une session sur les habiletés de réseautage pourra s’avérer particulièrement utile.
Au cabinet McInnes Cooper, l’orientation couvre même les règles d’étiquette à un dîner officiel. « Je sais que plusieurs d’entre nous gloussaient durant la session, mais c’était vraiment très efficace », déclare Me Pitts.
Pour fidéliser les clients et les clientes, vos avocats et avocates salariés doivent fournir des services satisfaisants. Offrez des conseils sur les habiletés de communication – particulièrement la capacité d’écoute – et envisagez d’organiser un panel de clients pour discuter de leur perception d’un bon service à la clientèle.
Compétences pratiques
À cette étape de leur carrière, les nouveaux avocats et avocates devraient déjà s’être familiarisés avec les compétences pratiques de base, mais l’occasion est bonne de rafraîchir leurs connaissances en matière de recherche, de rédaction d’affaires, d’art oratoire, de communication et de négociation. De manière interactive si possible.
Travail d’équipe
Les nouveaux salariés travailleront peut-être avec un adjoint ou une adjointe pour la première fois dans leur carrière. Prévoyez donc une séance sur la manière de travailler avec des adjoints, adjointes, des techniciens et techniciennes juridiques et des parajuridiques, y compris des conseils sur l’établissement de routines quotidiennes, le développement de rapports professionnels et la conduite d’évaluations du rendement.
Le programme d’orientation de McInnes Cooper comprend également une table ronde à laquelle participent une équipe percutante d’associés, de salariés et d’adjoints juridiques, chacun et chacune évoquant sa propre perspective. « Ils travaillent bien ensemble, ils s’amusent ensemble, ils travaillent efficacement en équipe et c’est ce que nous voulons encourager », précise Me Hollett.
Ressources
Pour optimiser les ressources du cabinet, les nouveaux avocats salariés doivent apprendre à s’en servir efficacement – à la bibliothèque, dans leur gestion des documents administratifs, à la photocopieuse ou même en utilisant la multiplicité de boutons sur leur téléphone.
Le cabinet McMillan Binch offre une formation sur l’utilisation efficace de la technologie, y compris l’organisation de votre boîte de réception, le signalement des dossiers pour suivi et le fonctionnement du système de coordonnées du cabinet.
Développement de carrière
C’est aussi l’occasion idéale de discuter des procédures d’évaluation, des révisions salariales et des avenues de promotion, et aussi d’offrir des conseils sur les moyens de trouver leur créneau au sein du cabinet.
« Je pense que toute personne aime savoir où elle s’en va, ce qu’on attend d’elle et où elle sera rendue dans trois ans ou cinq ans », affirme Bill Hood, associé gestionnaire au cabinet Stevenson Hood, à Saskatoon.
Dans un cabinet achalandé, il est facile d’oublier les évaluations régulières ou le développement de directives officielles sur les augmentations salariales, mais si vous tenez vos salariés pour acquis, vous risquez de les perdre au profit d’un concurrent ou d’une concurrente.
Bienvenue au cabinet
Donnez à vos nouveaux avocats salariés l’occasion de rencontrer leurs collègues à un déjeuner de groupe de pratique ou à un dîner d’accueil. Les rencontres sociales peuvent sembler moins prioritaires qu’une session sur les éléments clés de la diligence raisonnable, mais cette conversation décontractée autour d’une bière peut jeter les bases d’équipes solides et de communications efficaces.
Après la première semaine
Même avec un excellent programme d’orientation, les nouveaux avocats salariés mettront du temps à s’habituer à leur emploi. Ne supposez pas que votre travail est complété après la première semaine.
Encouragez les questions
Créer une ambiance dans laquelle les nouveaux avocats et avocates ne craignent pas de poser des questions revêt une grande importance. Il peut être très intimidant de demander à un associé principal ce qu’il faut faire, estime Sue Connolly, dans sa première année comme avocate salariée au bureau de Charlottetown du cabinet McInnes Cooper. Il est donc essentiel de réitérer que les nouveaux salariés ne seront jamais ridiculisés ou réprimandés.
« Lors de mon premier été chez McInnes Cooper, j’ai compris très clairement que vous pouviez tout demander, en tout temps, à tous les associés, associées. Je pense qu’il est impératif de favoriser un tel environnement », dit-elle.
Me Hood insiste sur une politique de portes ouvertes, mais reconnaît qu’il y a quelques années, les jeunes avocats et avocates n’obtenaient pas toujours l’information dont ils et elles avaient besoin. « Je soupçonne parfois, même si ma porte était ouverte, qu’ils craignaient de me déranger », dit-il.
L’associé gestionnaire a donc décidé d’instituer tous les vendredis après-midi, à l’extérieur du bureau, une rencontre où tous et toutes, des étudiants en stage aux associés gestionnaires, discutent de leurs dossiers. « C’est une bonne façon de mettre les gens plus à l’aise », déclare Me Hood.
Variez leur expérience de travail
Finalement, les avocats salariés apprennent au boulot. « Le meilleur professeur, c’est l’expérience, l’expérience, et encore l’expérience », affirme Me Kane. Pour cette raison, les avocats principaux devraient s’efforcer de faire participer les avocats salariés à leurs dossiers, les inviter à des rencontres avec leurs clients, leur permettre de les accompagner au tribunal – même si les heures ne sont pas toujours facturables.
Me Kane a préparé une liste de contrôle pour les nouveaux salariés afin de s’assurer que leur expérience de travail soit suffisamment variée, y compris travailler avec un certain nombre d’associés et de comptables hors classe. « Pour arriver à déterminer un style de pratique qui vous soit propre, vous devez être exposé à autant de styles de pratique que possible. C’est ainsi que vous pourrez choisir celui qui vous convient », explique Me Letalik.
Commentez leur rendement
Il ne faut certes pas oublier les évaluations de rendement et les révisions salariales, mais des commentaires constants sont encore plus essentiels. Pour devenir efficaces, les avocats salariés ont besoin de commentaires opportuns sur ce qu’ils font et ce qu’ils peuvent améliorer. Cela pourrait prendre la forme d’un débreffage après une rencontre avec un client ou après une présence au tribunal, ou de commentaires détaillés sur un travail écrit.
Assurez un suivi
Il est important de les rencontrer régulièrement pour s’assurer qu’ils s’adaptent bien au cabinet. Trois mois après leur embauche, Me Kane rencontre les nouveaux salariés pour discuter de leur volume de travail, de leur gestion du temps, et du besoin possible de formations dans des champs particuliers.
Ils ont beaucoup à apprendre au cours des premières semaines; alors, ne soyez pas surpris s’ils n’ont pas encore saisi toutes les subtilités de votre séance d’information sur la facturation. Fournissez-leur des documents ou des cahiers de procédures qui leur serviront de référence dans les mois à venir.
Après avoir animé plusieurs orientations, Me Hollet reconnaît que parfois, les meilleurs résultats étaient obtenus après que les avocats salariés aient acquis une expérience pratique de gestion de dossiers.
Maintenant, à la place d’une séance d’orientation de trois jours au printemps pour accueillir les nouveaux avocats salariés, le cabinet McInnes Cooper propose deux jours au printemps et un jour à l’automne. La deuxième session sert de suivi : elle permet d’approfondir certains sujets et d’aborder des questions qui ont surgi durant les premiers mois d’exercice du droit.
Offrez des services de mentors
Plusieurs cabinets ont des programmes officiels de mentorat, en vertu desquels les nouveaux salariés sont jumelés à un associé qui les rencontre au moins une fois par mois. Ces rencontres peuvent être informelles ou plus structurées – l’important, c’est que les mentors soient disponibles et qu’ils prennent leur engagement au sérieux.
Certains cabinets ont également un système de compagnonnage. Le nouveau salarié est initié par une ou un collègue ayant une année ou deux de plus d’expérience – quelqu’un de moins intimidant qu’un associé principal, qui peut expliquer les rouages du cabinet et leur permettre d’éviter les écueils à l’interne.
Offrez des formations continues
Les avocats salariés ont encore des connaissances juridiques à acquérir, à l’intérieur et à l’extérieur de leur champ de pratique.
Au cabinet Borden Ladner Gervais, des séminaires hebdomadaires sont organisés pour permettre aux salariés de se rencontrer, d’apprendre à se connaître, de savoir qui sont les spécialistes au sein du cabinet, et d’obtenir ainsi une connaissance de base dans chaque champ de pratique.
Dans les grands cabinets plus particulièrement, les salariés sont fortement invités à se spécialiser de plus en plus rapidement, explique Me Letalik. « Alors, dans notre curriculum 101 plusieurs cours portent sur ce que, selon nous, tout avocat devrait savoir dans un domaine particulier, dit-il. Par exemple, même si quelqu’un se spécialise en litige, il devrait au moins avoir des connaissances de base en fiscalité. »
Encouragez les réseaux
« Je pense qu’un avocat salarié ou une avocate salariée, dans sa première année, doit avoir un bon réseau de soutien parmi ses pairs. Alors, toute activité du cabinet qui encourage la collégialité devient très importante », déclare Me Pitts.
Les ateliers et séances de formation constituent aussi de bonnes occasions de réseauter avec d’autres avocats salariés et avec des associés. Les activités sociales – des rencontres du vendredi après-midi au tournoi annuel de golf – favorisent également le réseautage.
En rétrospective…
Si votre cabinet n’a pas encore adopté de programme d’orientation ou de soutien à l’intention des nouveaux salariés, il faudra s’armer de patience. On ne crée pas un tel programme du jour au lendemain. Commencez par évaluer vos besoins en consultant vos salariés et associés actuels.
La logistique avant démarrage implique un travail considérable, selon Me Hollett. Une fois que le programme fonctionne, cependant, seuls des ajustements mineurs sont requis d’année en année.
Commencez modestement, conseille Me Kane, et bâtissez sur une solide fondation de succès. En impliquant les associés, le personnel administratif et les avocats salariés, vous puisez dans un riche terreau et créez un climat interne de participation.
En préparant votre programme, songez aux attentes du cabinet autant qu’à celles des salariés. Qu’est-ce que les salariés doivent savoir pour répondre aux besoins du cabinet ? À quelles préoccupations des salariés faut-il répondre ?
Les cabinets plus petits peuvent ne pas avoir besoin d’un programme exhaustif. Au cabinet de 12 avocats et avocates de Me Hood, la transition d’étudiant stagiaire à salarié se fait sans heurts parce que l’étudiant a participé à des rencontres avec des clients et travaillé en étroite collaboration avec des comptables hors classe depuis le début.
Même si un programme officiel d’orientation aide les nouveaux salariés à se préparer à une importante transition de carrière, le soutien du milieu de travail constitue l’élément clé, croit Me Connolly.
« Le cabinet doit ouvrir la porte aux mentors et aux praticiens et praticiennes expérimentés qui peuvent vous aider quand vous devez exécuter une tâche pour la première fois », dit-elle.
Peu importe la forme, de solides programmes d’orientation et de soutien produisent des avantages tangibles, y compris un personnel plus heureux, plus productif et plus engagé, ainsi qu’une excellente réputation à votre prochaine ronde d’embauches.
Julie Stauffer est rédactrice pigiste à Guelph, en Ontario.