Confier les tâches administratives à un assistant virtuel

Les cabinets juridiques de toutes tailles et les avocats et avocates dans tous les champs de droit subissent les pressions de clients et clientes qui veulent améliorer en valeur et en efficacité la structure de frais des services juridiques. La popularité croissante de l’impartition des services administratifs en découle. Le principe de l’impartition est fondamental : faites ce que vous faites le mieux – exercer le droit – et laissez à d’autres faire ce qu’ils font le mieux, le plus efficacement et à moindre coût pour vous et votre clientèle.

Main-d’œuvre étrangère bon marché

Les cabinets juridiques connaissent bien l’impartition. Depuis des années, ils embauchent à l’externe pour des fonctions telles la salle du courrier ou la gestion des documents. Plus récemment, la prolifération de l’Internet à haute vitesse a permis à des cabinets de se connecter au bassin croissant de main-d’œuvre talentueuse et instruite de pays en voie de développement où l’usage de l’anglais est répandu – notamment l’Inde. Ces fournisseurs de l’étranger peuvent réduire jusqu’à 80 % les coûts de fonctions telles la transcription, la recherche, l’examen de documents, la recherche d’antériorités de brevets, la saisie de données et la facturation.

Ils n’exercent pas le droit. Ils assurent des services de soutien de qualité à faible prix aux avocates et avocats licenciés. Et parce qu’il s’agit de services de haut volume, ils ne sont pas accessibles aux praticiennes et praticiens seuls ou aux petits cabinets. Ces avocats trouveront plus viables la solution des assistants virtuels (AV).

Impartition spécialisée

Les AV sont des techniciennes et techniciens juridiques ou des spécialistes administratifs qui travaillent à l’extérieur, en ligne, offrant des services selon vos spécifications en fonction des besoins de votre pratique. La technologie permet l’accès à de tels services sans avoir à embaucher de salariés à temps plein. En tant que propriétaire d’une entreprise indépendante, votre AV est ni un employé ni un subordonné. Il ressemble davantage à une ou un comptable ou à tout autre consultant ou consultante d’affaires avec qui l’avocat ou l’avocate entretient des rapports constants de collaboration. Avec le temps, l’AV connaît votre entreprise et ses besoins, comme tout fournisseur de services à long terme.

Les assistants virtuels font partie d’une stratégie d’impartition qui peut assurer aux avocats la meilleure des solutions pour certains cas. Vous obtenez un joueur d’équipe professionnel, choisi selon vos critères, à l’écoute de l’entreprise et des besoins professionnels de votre pratique. Vous n’avez pas à assumer le coût (et la responsabilité éventuelle) d’un employé, et vous êtes libre de mettre l’accent sur la représentation et le recrutement de clients et de clientes.

Processus de sélection

Les assistants virtuels devraient être choisis comme tout autre fournisseur de services professionnels. À la base un site Web informatif et bien construit, au moins trois années d’expérience en affaires et des références professionnelles adéquates constituent des préalables. Ne prenez pas de décision finale sans avoir procédé à une entrevue, en personne ou par téléphone. Il est important de s’assurer que l’assistant virtuel a les compétences et la sophistication techniques pour entretenir des rapports d’affaires efficaces sur Internet, qu’il ne travaille pas simplement à temps partiel ou n’offre pas une gamme incomplète de services. Évaluez les coûts de l’AV en utilisant vos propres barèmes professionnels : une structure de coûts trop bas peut indiquer une entreprise peu viable, alors que des coûts trop élevés peuvent vous empêcher d’offrir aux clients la valeur qu’ils exigent tout en respectant vos propres budgets.

Au-delà de ses considérations d’affaires, songez aux qualifications professionnelles d’un futur AV. Une technicienne ou un technicien juridique devrait avoir des attestations d’institutions éducatives accréditées et démontrer une connaissance des règles locales de procédure judiciaire et civile, en plus de posséder des connaissances approfondies utiles à votre pratique. Selon vos besoins, un AV technicien juridique devrait aussi pouvoir préparer des documents pour une variété de procédures (assignations de témoins, plaintes, motions, etc.), résumer des dépositions et exécuter des recherches.

Un AV administratif devrait pouvoir démontrer la capacité d’organiser des documents et chronologies et de créer et entretenir des dossiers de clients. Un assistant virtuel devrait aussi pouvoir exécuter toutes ces fonctions à distance par ordinateur. Cela suppose et exige des systèmes de courrier électronique, de traitement de texte, de gestion de documents compatibles ainsi que des capacités de base de données. Il existe bien sûr d’autres moyens d’échanger des documents – télécopie, service de messagerie 24 heures et même le service postal. Mais l’intégration électronique est essentielle.

Mises en garde

Il est très important de s’assurer que le rapport avec l’assistant virtuel découle d’un contrat avec un entrepreneur indépendant. Ne commettez pas l’erreur de croire qu’il suffit d’embaucher à temps partiel une ou un technicien ou une ou un adjoint juridique à distance. Si la personne que vous embauchez ne contrôle pas indépendamment ses méthodes de travail – si elle dépend de son employeur pour savoir ce qui doit être fait et comment – cette personne pourrait de fait se conformer à la définition légale d’un employé ou d’une employée, et vous seriez alors assujetti à toutes les exigences légales imposées à un employeur.

Notez aussi qu’une relation avec un AV est différente des rapports que vous entretenez avec des agences de personnel temporaire. Les employés temporaires peuvent aider à résoudre certains besoins si vous travaillez seul ou en petit cabinet, mais si vous avez besoin de plus qu’une ou un aide-commis débutant il serait sage de considérer et de sélectionner une ou un employé temporaire à long terme. Cette option s’adapte bien à des projets et litiges prolongés, mais ne devrait être poursuivie qu’avec une agence spécialisée en personnel juridique temporaire.

La rentabilité

Pour trouver l’assistant virtuel idéal à l’externe, il faut bien connaître ses besoins et les qualités requises pour les combler. Le choix final reste finalement une décision bien personnelle. Si vous abordez honnêtement vos critères d’intégrité, de sens d’initiative, de professionnalisme et de compétences techniques, le bon candidat ou la bonne candidate apparaîtra. Créez votre propre liste de candidats et de candidates en réseautant, en demandant des recommandations de collègues, de clients, de clientes, et d’associations de barreaux. Assurez-vous de vérifier toute référence et attestation d’un candidat avant de prendre la décision finale.

N’oubliez pas que vous voulez améliorer le service à la clientèle et l’efficacité pour vous. Les rapports d’impartition, particulièrement avec un AV professionnel, devraient créer plus qu’un bon rapport coût-efficacité – ils devraient contribuer à bâtir une équipe efficace et renforcer votre pratique.

Edward Poll (edpoll@lawbiz.com) est CMC et mentor de procureurs et de cabinets juridiques à Los Angeles pour les aider à devenir plus rentables. Il est l’auteur de Attorney and Law Firm Guide to the Business of Law : Planning and Operating for Survival and Growth, 2nd ed. (ABA, 2002), Collecting Your Fee: Getting Paid from Intake to Invoice (ABA, 2003) et, plus récemment, de Selling Your Law Practice: The Profitable Exit Strategy (LawBiz, 2005).