Comment rédiger une lettre-contrat pour éviter d’éventuels problèmes par la suite

Il est absolument impératif que, dans le cadre d’une entreprise commerciale et professionnelle, les avocats et avocates obtiennent une lettre-contrat signée pour tout nouveau client ou cliente, précisant les responsabilités assignées à chacune des parties, et ce, afin de faire de la relation d’affaire une véritable réussite.

En intégrant tous les éléments essentiels à votre lettre-contrat, vous savez avec certitude que vous répondrez bien aux attentes de votre client tout en garantissant que obtiendrez les honoraires qui vous sont dus. Veillez à ce que votre client comprenne bien qu’il s’agit d’une relation bilatérale. L’avocat ou l’avocate convient en effet d’exécuter son mandat au mieux de sa capacité et conformément aux normes qui régissent sa profession, tandis que le client accepte de communiquer et de collaborer entièrement avec l’avocat ce qui implique le paiement des honoraires.

Il faut au minimum que les points suivants soient traités dans la lettre-contrat, dans laquelle l’avocat et le client affirment leur entente à propos des faits énoncés et conviennent de respecter les clauses établies de concert:

• Qui l’avocat représente-t-il exactement?
• La portée de cette représentation - ce que l’avocat doit faire et ne pas faire
• Les honoraires facturés et la manière dont ils seront calculés
• La date de paiement des honoraires
• Les conséquences découlant du non-paiement des honoraires, y compris le droit de retrait de l’avocat
• Le budget et la dotation en personnel
• La fréquence et le mode de communications privilégié entre l’avocat et le client
• Les responsabilités du client, y compris le paiement des honoraires conformément à l’entente
• Les mécanismes de résolution des conflits advenant que l’une des parties à l’entente entre en conflit avec l’autre
• Résolutions des conflits d’intérêts et autres questions de nature déontologique.

Cette liste est évidemment plutôt axée sur les aspects financiers de l’entente, et ce, pour de bonnes raisons : en effet, stipuler dans l’entente les tarifs des honoraires et les conditions de paiement dès le début est la meilleure façon de se faire payer. Et c’est particulièrement vrai si l’on tient compte d’un certain nombre de facteurs sur la liste susceptibles d’influencer la conduite du client à l’égard du paiement, par exemple :

• Les budgets : dans chaque lettre-contrat, précisez que vous dresserez un budget énumérant les événements, les dates et l’argent impliqué; le client ou la cliente paiera ce qu’il doit à partir de ce budget, qu’il doit accepter avant que l’avocat ne commence à exécuter le travail. Cette mesure augmente considérablement les chances que vous obteniez vos honoraires parce que le client sait et comprend exactement ce que vous attendez de lui.

• Dépenses accessoires : chaque dépense accessoire devrait être précisée dans la lettre. Sachez, cependant, que même si l’entente avec le client énonce que vous pouvez facturer à l’ouverture d’un dossier pour chaque affaire ou pour la photocopie d’un dossier avant de le remettre au client sur demande, il se peut que le client se sente lésé parce qu’on lui facture des « peccadilles » qui, selon lui, devraient faire partie des frais généraux.

• Communications : la communication, ou son absence, constitue la raison la plus fréquemment citée par les clients et clientes pour motiver leur insatisfaction. La lettre-contrat devrait explicitement énoncer que vous aviserez le client au préalable de toute dépense majeure, particulièrement si cette somme n’est pas prévue au budget tel qu’approuvé. Si vous soupçonnez que le ralentissement montré par votre client dans le paiement de vos honoraires est dû à son insatisfaction, tâchez de vérifier immédiatement ce qu’il en est auprès de lui et de savoir pour quelle raison il n’est pas satisfait de vos services.

Un autre secteur qui doit impérativement être traité dans la lettre-contrat concerne les comptes en fiducie. Les honoraires fixes ou les sommes versées en acompte peuvent être prélevés sur le compte en fiducie du client selon les conditions énoncées dans la lettre-contrat. Les prélèvements peuvent être prévus en fonction de la survenue d’événements spécifiques comme une date déterminée, le dépôt d’une plainte ou la signature d’un règlement ou d’une entente de fusionnement.

Mêmes les sommes versées à titre d’acompte peuvent être versées dans un compte général si l’entente précise que cette avance sur honoraires ne concerne pas un futur travail, mais ce pour quoi l’avocat a été engagé (et ainsi retiré du commerce). Certains avocats et avocates diviseront cette somme en plaçant une partie à titre de provision pour frais non remboursable et le solde dans un compte en fiducie qui sera prélevé dès que le travail aura été exécuté. Cette méthode établit une distinction nette entre les deux éléments, une fois encore en fonction d’un événement ou d’une date spécifique qui déclenche le prélèvement sur le compte en fiducie et vous permet de verser cette somme dans votre compte général ou compte d’exploitation. Ce qui vous évite d’attendre l’approbation du client après le fait et vous permet d’obtenir votre argent plus rapidement.

Si, malgré cela, le client vous reproche d’être trop cher, vous pouvez répondre que d’autres clients estiment que l’investissement qu’ils placent dans vos services pour régler leurs problèmes est largement justifié par les résultats obtenus. Vous pouvez aussi vous mettre à la place de ce client et accepter qu’il cherche un autre avocat parce que vos honoraires ne sont pas négociables. Souvent, cette attitude suscite deux réactions :

1. le client est impressionné par vos talents de négociateur et veut être représenté par vous, même si vous êtes cher et il acceptera par conséquent les conditions stipulées dans la lettre-contrat; ou
2. le client vous quitte, mais devient une sorte de publicité négative ambulante, tentant de convaincre ceux et celles qui veulent bien l’écouter que vous devez être vraiment compétent vu que vous êtes agressif, cher et arrogant.

Vous pouvez aussi vous montrer plus souple et tenir compte de cette préoccupation financière, non pas en baissant vos tarifs mais en acceptant de fournir des services « en-dessous du marché ». Autrement dit, pour un montant X , vous exécuterez telle tâche et pour un montant Y vous en accomplirez une autre (X moins « abc »). Ainsi, le client ou la cliente saisit le message que, sans modifier vos tarifs pour autant, vous facturez un prix différent selon qu’il s’agit d’un service de qualité différente.

Si le fait de retourner les appels du client dans les deux heures suivantes est compris dans votre tarif horaire régulier, avisez le client qu’il peut bénéficier d’un tarif spécial en acceptant un délai de réponse de 24 heures. En prenant ainsi des ententes de ce type dès le départ, vous augmentez considérablement vos chances d’obtenir vos honoraires en temps voulu car le client sait précisément à quoi s’attendre.

Passer par le processus de négociation avec le client potentiel en vue de préparer la lettre d’engagement et d’énumérer en détail les services qui seront fournis empêche le client d’avoir des attentes ou des requêtes irréalistes. Votre client comprendra aussi que vos évaluations, qu’il s’agisse des délais d’action, de l’issue de la cause ou des coûts demandés, sont des garanties au lieu d’être de simples estimations.

Le fait de discuter des conditions de l’engagement vous révèlera le client facilement irritable avec la question des retards, qui se plaint systématiquement à propos de tout, qui exige une attention immédiate ou continuelle ou encore qui a des attentes irréalistes ou extravagantes.

Il faut se méfier des clients qui ne peuvent ou ne veulent pas discuter des honoraires ni prendre une entente à leur sujet ou encore qui refusent de signer une entente sur vos honoraires ou de verser un acompte à l’ouverture du dossier. Les clients qui veulent commencer immédiatement et payer plus tard ou qui tergiversent au sujet des honoraires pourraient être enclins à déposer une plainte ou contester vos honoraires en justice. Méfiez-vous aussi des clients et clientes qui :

• Clament que leur affaire est une  « question de vie ou de mort »; ce type de clients aura tendance à réclamer des services d’urgence à la dernière minute qui, au mieux, seront irritants et, au pire, pourraient vous faire commettre des erreurs à cause des pressions exercées.
• Recourent à des tactiques de pressions pour vous forcer à traiter de leur dossier en priorité dès que le mandat vous est confié.
• Ont tendance à dénigrer les avocats et le système judiciaire ou laissent entendre qu’ils en savent plus que les avocats sur ce qu’il faut faire.
• Sont incapables de formuler clairement ce qu’ils attendent de vous.

Refuser ces clients avant de vous engager à les représenter minimisera les difficultés que vous auriez eues à vous faire payer et évitera que vous fassiez l’objet de plaintes pour faute professionnelle. Retenez que le moment idéal pour mettre les choses au point, c’est dès le début de la relation, lorsque l’avocat et le client préparent ensemble la lettre d’engagement.

Edward Poll (edpoll@lawbiz.com) est CMC et mentor de procureurs et de cabinets juridiques à Los Angeles pour les aider à devenir plus rentables. Il est l’auteur de Attorney and Law Firm Guide to the Business of Law : Planning and Operating for Survival and Growth, 2nd ed. (ABA, 2002), Collecting Your Fee: Getting Paid from Intake to Invoice (ABA, 2003) et, plus récemment, de Selling Your Law Practice: The Profitable Exit Strategy (LawBiz, 2005).