Gestion du temps pour les avocats

Si vous êtes comme la plupart des avocats et avocates, vous vous dites sûrement que vous aimeriez augmenter votre facturation, travailler moins et partir du bureau en ayant le sentiment d’avoir fait une bonne journée. Mais inévitablement, vous êtes enclin à perdre du temps à rechercher des documents ou à remettre à plus tard le moment de commencer une tâche.

Si vous connaissez les bonnes habiletés en gestion du temps et si vous les mettez en pratique, vous serez plus productif et plus efficace. Pensez y! Si vous pouviez facturer seulement 30 minutes supplémentaires par jour, vous obtiendriez plus de 26 000 $ par année en honoraires (si l’on suppose un taux de 225 $ l’heure) - sans passer plus de temps au bureau. Les personnes qui gèrent efficacement leur temps ressentent également moins de stress et sont plus satisfaites de leur travail.

FAIRE UNE AUTO ÉVALUATION

Pour pouvoir gérer plus efficacement votre temps, vous devez tout d’abord évaluer votre situation actuelle. Comment passez vous votre temps chaque jour? Combien de temps passez vous à effectuer du travail facturable? À faire des appels personnels? À bavarder avec les autres avocats et avocates dans le corridor en prenant un café? Faites le suivi de votre temps pour une semaine typique et écrivez tout ce que vous faites pendant la journée. De plus, consignez les périodes au cours desquelles vous avez le plus d’énergie et le moins d’énergie.

Quand vous aurez établi le profil de votre temps, vous pourrez voir où vous perdez du temps et ce que vous pouvez réduire. Vous saurez également si vos périodes d’énergie de pointe sont, par exemple, au cours des trois premières heures de la journée, ou entre 16h et 17h. Cette information vous aidera à mieux planifier votre temps.

CINQ CONSEILS CLÉS POUR LA GESTION DU TEMPS

1.  Planifiez votre temps

Une bonne gestion du temps commence par la planification de la façon dont vous passez le temps que vous accordez à l’exercice du droit.

Faites des listes hebdomadaires et quotidiennes des « choses à faire » : Pensez à l’avance à ce que vous devez réaliser au cours des mois à venir. Les listes de choses à faire sont importantes si vous voulez accomplir des tâches de façon opportune. Tous les lundis, déterminez des tâches à réaliser au cours de la semaine, et préparez une liste hebdomadaire du travail à accomplir. Au début de chaque journée, consacrez 15 minutes à rédiger une liste de choses à faire pour la journée.

Priorisez et planifiez les tâches : Réservez et planifiez du temps dans votre agenda pour accomplir les tâches. Séparez les tâches urgentes des tâches moins urgentes. Si le projet est important, répartissez le en sous tâches que vous pouvez réaliser en périodes de 60 ou de 90 minutes. Fixez des échéances fictives pour faire avancer une tâche.

Mettez de côté une réserve de temps : Prévoyez les situations imprévues, et accordez vous du temps pour les vraies urgences et les questions de dernière minute qui surviennent inévitablement. Ne vous surchargez pas. « Réduisez vos promesses et dépassez vos projections », affirme Irene Leonard, entraîneure en perfectionnement professionnel qui a exercé le droit pendant 18 ans. Si vous croyez que vous pouvez préparer le contrat pour mardi midi, dites à votre client qu’il sera prêt mercredi à 15h. Puis, si vous le remettez le mardi, votre client sera tout particulièrement satisfait.

Répartissez le travail en fonction de vos périodes de haute et de basse énergie : Concentrez vous sur les tâches les plus importantes ou les plus complexes (préparer un interrogatoire préalable, faire l’ébauche d’un nouvel accord, entre autres) au cours de vos périodes d’énergie de pointe. Lorsque vous manquez d’énergie, faites des choses moins importantes ou moins exigeantes (réviser les documents sur la formation juridique permanente, signer la correspondance, entre autres).

Consignez votre temps : Prévoyez du temps pour consigner votre temps! Si vous maintenez de bons dossiers de facturation, vous augmenterez votre facturation et aurez une pratique du droit plus productive.

2.  Apprenez à dire « Non »

Pour bien gérer son temps, il est essentiel de pouvoir dire « non » avec diplomatie. Mme Leonard donne les exemples ci après :

• « J’ai déjà une réunion à cette heure là. »
• « Je peux commencer cela la semaine prochaine et remettre quelque chose d’ici… »
• « Je ne suis pas disponible pour m’occuper de votre affaire avant deux semaines. Puis je vous suggérer quelqu’un d’autre? Ou souhaitez vous attendre pour que je m’en occupe? »
• « Je suis occupé en ce moment. Puis je vous rappeler...? »
• « Je regrette, je ne pourrai pas être présent. Je vous remercie de m’avoir demandé. »
• « Je vous rappellerai à 15h, lorsque j’aurai plus de temps pour vous donner l’attention que vous méritez. »

3. Organisez votre bureau

Un bureau bien rangé et sans désordre vous permettra de ne pas perdre de temps à chercher des documents. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les tâches à accomplir sans être distrait par des lettres diverses ou des magazines qui traînent.

Utilisez votre agenda de bureau ou votre calendrier électronique : Consignez les rendez vous personnels et d’affaires de façon à avoir un seul organiseur. Insérez les dates des événements, qu’il s’agisse d’invitations ou du rappel d’un rendez vous chez le dentiste, puis jetez le papier. Dans votre organisateur ou calendrier, réservez une partie de chaque journée à votre liste quotidienne de choses à faire. 

Classez les documents qui arrivent : Classez rapidement tous les documents et tous les messages téléphoniques dans votre boîte de messages d’entrée. Mme Leonard suggère de créer un système d’étui à dossiers suspendu, dans lequel les dossiers sont numérotés de 1 à 31 pour chaque jour du mois. Placez l’avis de formation juridique permanente du prochain cours sur les faillites dans le dossier du 15e jour, afin de pouvoir y penser à ce moment là. Vous pourriez également utiliser des chemises de couleur pour différents documents. Par exemple, vous pourriez placer dans une chemise bleue la correspondance reçue afin de vous en occuper en fin de journée. Vous pourriez placer dans une chemise rouge la correspondance à signer, et ainsi de suite.

Classez les projets de travail en cours : Enlevez les piles de papier de votre bureau. Mme Spencer Dixon recommande d’utiliser un système de classement chronologique simple pour les projets en cours. Si vous avez 10 projets et 10 piles, numérotez 10 fichiers de 1 à 10, par exemple : « Projet 1 - Accord pour le centre commercial du millénaire ». Puis, placez les debout sur votre bahut de rangement ou dans un classeur de votre bureau. Affichez la liste de ces dossiers sur le tableau d’affiche de votre bureau afin de pouvoir bien les voir.

Utilisez la poubelle : N’accumulez pas de documents dans le seul but de peut être les consulter une autre fois. Pour les renseignements sur des sujets importants, comme les notes de recherche que vous voulez conserver, concevez un système de classement alphabétique simple, et classez le document sous, par exemple, « Indemnisations par versements périodiques », ou « Coups de fouet cervicaux (mineurs) ».

4.  Réduisez au minimum les interruptions

Selon Mme Spencer Dixon, « les interruptions sont la norme pour les avocats et les avocates. Le mode standard par défaut est le mode interruption. » Mais vous devriez déterminer une période de temps, chaque jour (maximum de deux heures), peut être tôt le matin, au cours de laquelle vous ne pouvez pas être dérangé afin de travailler aux tâches les plus urgentes. Fermez la porte et demandez que l’on transfère vos appels dans votre boîte vocale ou à votre secrétaire. Au besoin, donnez à votre adjoint ou adjointe une liste des clientes et clients spéciaux dont il ou elle peut transférer les appels.

5.  Déléguez

Vous ne pouvez pas tout faire vous même – vous devez apprendre à déléguer les tâches aux autres. Et au fur et à mesure que vous montez dans la hiérarchie, cette habileté devient de plus en plus importante. Reconnaissez que, bien qu’il faille du temps pour former les autres à faire le travail, il arrive un moment où le temps passé à déléguer rapporte.
Planifiez la délégation au cours de la journée : Consacrez y du temps, ce n’est pas une réflexion après coup.

Donnez suffisamment d’information : Faites une brève description de l’ensemble du dossier et de la tâche particulière que vous voulez que l’on accomplisse, ainsi que les ressources approuvées et l’échéance, de sorte que la personne à qui vous déléguez le travail puisse s’acquitter adéquatement de sa responsabilité et remettre le travail à temps.

Énoncez clairement vos attentes : Si vous voulez que la tâche soit accomplie d’une certaine façon, soyez précis. Par exemple, « je veux seulement que vous passiez trois heures à ce travail. Je veux que les renseignements soient présentés par point. Je veux tout d’abord la réponse, puis la loi dans la partie suivante. » Puis, acceptez le fait que le document que l’on vous remettra sera fait différemment de la façon dont vous l’auriez fait.

Abstenez vous de faire de la microgestion : « L’un des objectifs de la délégation est de former les employés », a déclaré Mme Dixon. Cela peut arriver seulement si vous leur accordez la liberté d’appliquer leurs propres habiletés à résoudre des problèmes. De même, lorsque vous déléguez des tâches à des étudiants, des étudiantes et employés, employées, assurez vous d’offrir une supervision adéquate conformément aux règles d’éthique professionnelle.

Révisez rapidement les tâches terminées : Mme Leonard suggère de prendre l’habitude d’examiner le travail reçu dans les 24 heures. Vous voulez que les choses continuent de bouger.

Donnez des commentaires : Reconnaissez les personnes qui ont fait du bon travail. Si certains aspects du travail peuvent être améliorés, faites des critiques constructives.

SURMONTER LA PROCRASTINATION

La procrastination est une perte de temps fréquente chez les avocats et les avocates. Si vous êtes pris, essayez les conseils qui suivent.

Demandez vous ce qui vous arrête? Les gens procrastinent souvent parce qu’ils ne savent pas vraiment quoi faire ensuite, selon Mme Leonard. Allez trouver des idées auprès d’un autre avocat ou avocate du bureau ou assurez vous des recherches qui doivent être menées afin d’aller de l’avant.

Répartissez le projet en petites parties : Les gens procrastinent également parce qu’ils s’inquiètent de ne pas avoir suffisamment de temps pour terminer l’ensemble du projet en une seule fois, selon Mme Spencer. Elle fait remarquer qu’il n’est pas utile de penser en termes de tout ou rien. « Il faut plutôt travailler à un projet pendant de courtes périodes de 15 à 20 minutes à la fois. »

Commencez n’importe où : Vous traînez vous les pieds parce que vous ne savez pas par où commencer? Le commencement n’est pas nécessairement là où l’on doit commencer; pour la plupart des projets, on peut commencer n’importe où. Alors commencez n’importe où. Vous pouvez peut être commencer par les tâches les plus faciles, ou bien en vous attaquant aux tâches les plus épineuses.

Récompensez vous : Dites vous que, dès que vous aurez dicté la lettre ou retourné la pile d’appels téléphoniques qui s’accumulent sur votre bureau, vous pourrez vous récompenser en vous offrant un café au lait ou en allant courir à l’heure du déjeuner.

Ne vous souciez pas d’être parfait : Lorsque vous entreprenez un projet, ce n’est pas le temps de laisser votre éditeur interne prendre le contrôle. Il n’est pas nécessaire de faire tout comme il faut à cette étape ci. Comme le suggère Mme Spencer Dixon, une façon de mettre les mots sur papier ou à l’ordinateur est de prétendre que vous écrivez une lettre à votre mère (par exemple, « Chère maman, Je vais te parler de l’affaire dont je dois m’occuper en ce moment, et te résumer ce que je suis censé écrire. Les faits sont… »).

Ne travaillez pas plus de 15 minutes : Limitez votre temps à 15 minutes et, une fois ces 15 minutes écoulées, décidez si vous voulez arrêter ou continuer pendant 15 autres minutes. Il se peut que vous constatiez que vous êtes content de continuer de travailler parce que vous savez que la prochaine pause est dans 15 minutes, au plus.

COMPOSER AVEC LE DÉLUGE DE COURRIELS

Si vous croulez sous un torrent de messages électroniques, tous les gains réalisés sur le plan de la productivité seront annulés, sauf si vous disposez d’un système de gestion des courriels. Il est aussi utile de connaître des raccourcis afin de gagner du temps lors de la préparation des messages électroniques à expédier.

Ne vérifiez pas vos courriels souvent : Vérifiez les courriels le moins souvent possible, par exemple, trois fois par jour ou seulement après avoir terminé une tâche.

Utilisez des dossiers afin de trier automatiquement les messages reçus : Utilisez la caractéristique « Règles » de votre programme de courriels afin de trier automatiquement les messages reçus dans les dossiers. Dans Outlook de Microsoft, la caractéristique de filtre est appelée « assistant règles » (sous Outils). Les messages électroniques reçus peuvent automatiquement être triés en fonction de l’expéditeur, du sujet, du texte et d’autres filtres. Par exemple, si vous êtes abonné à un bulletin ou si vous faites partie d’une liste dont la ligne « objet » indique toujours « LegalAlert », les courriels peuvent être automatiquement retirés de votre boîte de réception et acheminés dans le dossier approprié. Les messages non lus apparaîtront en caractères gras.

Créez des dossiers « Mesures » et des dossiers d’entreposage afin d’organiser davantage les courriels : Lorsque vous vérifiez votre boîte de réception, répondez aux messages que vous pouvez régler rapidement (en deux minutes ou moins), puis effacez les si possible ou envoyez les aux dossiers stockages appropriés. En ayant un dossier stockage pour chaque client, cliente ou pour chaque dossier, vous pourrez examiner facilement les messages se rapportant à ce client ou à ce dossier. Pour les messages qui exigent une certaine réflexion, envoyez un court message dans lequel vous accusez réception du message et indiquez que vous y répondrez le plus tôt possible. Puis, placez ces messages dans les dossiers « mesures », par exemple, « Urgent », « Important, mais pas urgent », ou « Pas important ». Cliquez sur l’en tête du message, puis glissez et déplacez le message jusque dans le dossier.

Placez les messages dans les dossiers « à faire » et événements : Si un courriel exige que vous fassiez une tâche, comme mener des recherches sur une question ou examiner un accord, glissez et déplacez le message dans votre liste de « choses à faire » ou votre liste de tâches électronique. Le courriel apparaîtra dans la fenêtre détails pour la tâche. Si le message prévoit un rendez vous ou un événement, faites glisser et déplacer le message à votre calendrier électronique. La ligne « objet » du courriel indiquera la destination du rendez vous (mais vous pouvez le modifier au besoin), et le message s’affichera dans les détails du rendez vous.

Demandez que l’on fasse le tri de vos messages avant de les voir : Demandez à votre secrétaire d’examiner de près vos messages et de les classer dans les dossiers à l’avance. Votre secrétaire pourrait également répondre aux demandes de routine. Pour les courriels personnels, vous pourriez utiliser une adresse électronique différente si vous vous inquiétez des questions de respect de la vie privée.

Utilisez un gabarit pour les messages : Dans Outlook, pour sauvegarder une ébauche du message à utiliser comme gabarit (par exemple, l’accusé de réception d’un message), tapez le message dans une nouvelle fenêtre, n’écrivez rien sur la ligne Destinataire. Puis choisissez « Fichier », « Enregistrer sous »… et donnez un nom au gabarit sur la ligne « objet ». Pour utiliser le message préliminaire, utilisez le dossier « Drafts » (ébauche) et « copiez – collez » le contenu du message sauvegardé dans votre nouveau message électronique.

Créez des listes d’envoi de groupe : Par exemple, si vous communiquez souvent avec le même groupe d’avocats et d’avocates travaillant à un projet de location, vous pouvez créer une liste de distribution pour ce groupe dans Outlook. Pour envoyer un message à tout le monde, vous n’avez qu’à cliquer sur le nom de la liste de groupe au lieu du nom de chaque avocate, avocat individuel.

LOGICIEL DE GESTION DE LA PRATIQUE

Les programmes de gestion de la pratique peuvent accroître l’efficacité des cabinets d’avocats et d’avocates, vous faire gagner du temps et de l’argent et, en prime, réduire les erreurs qui mènent à des poursuites pour fautes professionnelles, a déclaré Dan Pinnington, directeur de PracticePRO, de la Lawyers' Professional Indemnity Company de l’Ontario. « Le logiciel de gestion de la pratique est un outil qui peut devenir le système nerveux central de l’ensemble de votre cabinet. »

Caractéristiques utiles

Conçu pour les avocats et les avocates : Les programmes de gestion de la pratique sont spécialement conçus pour les avocats et les avocates afin de les aider à gérer leur pratique du droit (au départ, ils ont été conçus pour les avocats plaidants et étaient appelés logiciels de gestion des dossiers juridiques). Amicus Attorney, l’un des logiciels les plus populaires auprès des petits cabinets d’avocats canadiens, a été conçu par un avocat. Les écrans énoncent les renseignements d’une façon que vous pouvez comprendre.

Lié au dossier ou à l’affaire : Ces programmes sont « centrés sur les affaires ». Contrairement, par exemple, à Microsoft Outlook (couramment utilisé comme système de courriels, de calendriers et d’organisateurs tout usage), tous les renseignements se rapportant à un dossier, à savoir les données sur les clients, les clientes, les parties et les avocats, avocates de la partie adverse, les limites et les dates de clôture, les rendez vous planifiés, la facturation, les courriels, la correspondance, la recherche électronique, sont liés ensemble. Tout ce qui se rapporte à l’affaire peut être trouvé instantanément dans le dossier virtuel.

Cela signifie que vous gagnez du temps et ne gaspillez pas d’heures facturables à rechercher des dossiers physiques et leur contenu. Lorsqu’un client ou une cliente appelle, vous pouvez rappeler à l’écran l’historique du dossier, en un seul clic, et vous rafraîchir la mémoire en un instant. Vous pouvez sortir instantanément une lettre que vous avez envoyée à une date donnée.

Calendriers et listes de choses à faire : Les calendriers et les listes interactives de choses à faire avec alarmes et rappels sont des caractéristiques standards des programmes de gestion de la pratique. Un avantage du calendrier électronique est que vous pouvez mieux synchroniser les rendez vous avec votre secrétaire et les autres employés du cabinet. Vous n’avez plus besoin de tenir deux journaux (un pour votre secrétaire et un autre pour vous). Vous apporteriez votre assistant numérique personnel (ANP) ou votre ordinateur portatif au tribunal, vous pourriez y entrer les nouvelles dates prévues d’audience, puis synchroniser ces renseignements avec la base de données centrale du bureau. Ainsi, les ordinateurs de toutes les autres personnes du cabinet seraient automatiquement informés de votre horaire actuel.

Comptabilisation du temps : Vous pouvez relier la plupart des programmes au programme de comptabilité de facturation et du temps de votre cabinet. Les programmes ont également leur propre programme intégré et vous permettent d’entrer et de comptabiliser votre temps quand vous terminez vos appels téléphoniques ou les diverses tâches inscrites sur votre liste de choses à faire. Les programmes peuvent également tenir compte automatiquement de la durée des appels que vous recevez et que vous faites, ce qui facilite la tenue de relevés de temps.

Mise en œuvre et formation

Faites en sorte que le cabinet « achète » la nouvelle technologie : Assurez vous que tout le monde comprend la façon dont le nouveau programme peut améliorer la productivité du cabinet et est enthousiaste à l’idée d’adopter le nouveau système.

Embauchez un consultant ou une consultante : Même si vous pouvez installer vous même un produit de gestion de la pratique comme Amicus Attorney, il vaut mieux embaucher le vendeur du produit ou un consultant, une consultante, qui vous aidera à l’installer et offrira la formation nécessaire. Avec certains programmes, vous pouvez faire appel à un consultant d’un réseau autorisé indépendant dans toute l’Amérique du Nord. Bon nombre de personnes travaillant à distance peuvent partager votre écran, votre clavier et votre souris, et peuvent vous montrer les habiletés nécessaires sans être présents physiquement.

Budgétez du temps pour la formation : « Il s’agit de boîtes d’outils complexes et puissantes, mais vous devez prendre le temps d’apprendre comment vous en servir », souligne Dan Pinnington. Combien de temps? Au moins six heures de formation initiale. Puis, prévoyez suivre une formation avancée une ou deux semaines plus tard, une fois que vous et les autres avocats, avocates et employés, employées serez familiarisés avec la nouvelle technologie. « Dès que vous parviendrez au niveau suivant, c’est là que vous verrez les nombreux avantages », a ajouté M. Pinnington.

Planifiez un soutien technique continu : Dès que le programme est installé et qu’il fonctionne, vous n’avez pas besoin de soutien technique à plein temps. Vous devriez toutefois inciter une personne du bureau à devenir un « grand utilisateur » - personne très compétente qui connaît le logiciel et peut aider les autres.

Coût

Vous pouvez acheter un programme de gestion de la pratique pour environ 300 dollars par utilisateur, utilisatrice. Mais les petits cabinets devraient être prêts à dépenser plusieurs milliers de dollars, pas seulement pour le prix initial du logiciel mais également pour la formation et la mise en œuvre du produit.

Choix du produit

Embauchez un consultant ou une consultante : Un bon expert en technologie juridique peut vous aider à déterminer le produit qui convient le mieux à votre cabinet.

Examinez les examens de produits : Vérifiez les examens et les articles sur les publications de la technologie juridique.

Essayez le programme : La plupart des vendeurs et vendeuses de logiciels offrent des copies de démonstration que l’on peut télécharger. Vous pouvez donc essayer le programme pour savoir s’il répond à vos besoins. Informez vous auprès des autres cabinets pour savoir ce qu’ils utilisent : Quel programme vos collègues de petits cabinets et pratiques utilisent ils?

Tenez compte de la technologie dont vous disposez à l’heure actuelle : Ne repartez pas du début si cela n’est pas nécessaire. Examinez l’équipement et les logiciels que vous avez déjà et voyez si l’application que vous envisagez correspondra à votre mélange de technologie actuel.

Programmes populaires de gestion de la pratique

« Time Matters et Amicus Attorney sont les programmes de gestion de la pratique les plus utilisés dans les cabinets d’avocats, d’avocates », a déclaré Dan Pinnington, directeur de PracticePRO.

Les avocats et avocates qui travaillent seuls ou les très petits cabinets d’avocats utilisent plus souvent Amicus Attorney, et il est plus facile d’apprendre à s’en servir que Time Matters. « Avec Amicus Attorney, la plupart des personnes peuvent pointer et cliquer et apprendre à l’utiliser très rapidement », remarque M. Pinnington.

Par contre, Time Matters peut être un peu plus rebutant au départ, car il fournit davantage de renseignements à l'écran. Il est également plus difficile à apprendre. Mais il a une plus grande capacité à personnaliser et il est accompagné d'une personnalisation pour 13 domaines de pratique différents, comme les faillites, le droit de la construction, le droit touchant les personnes âgées, le droit fiscal et l'indemnisation des travailleurs. Il offre également Billing Matters, qui est un système de facturation pleinement intégré.

Il existe également environ 150 programmes de gestion de la pratique sur le marché, dont les produits populaires, nommés ci dessous :*

• Prolaw ou Prolaw Ready – pour les petits cabinets (www.prolaw.com)
• PracticeMaster – des fabricants de Tabs3 (www.practicemaster.com)
• LawStream – système intégré de gestion de la comptabilité et de la pratique du droit 
• LAWTRAC – pour les services juridiques de sociétés
• Legal Easy, Inc. Attorney’s Assistant – conçu pour un cabinet de droit familial (www.legaleasy.com)
• Legal Files – (www.legalfiles.com)
• Needles – axé sur le droit touchant les préjudices corporels (www.needleslaw.com)
• PCLaw – système de comptabilité juridique dont la dernière version (7) possède des caractéristiques de gestion de la pratique (www.pclaw.com)
• Perfect Law – (www.perfectlaw.com)
• RealLegal Practice Manager – (www.reallegal.com)

Meilleures caractéristiques de Amicus Attorney et Time Matters

Recherches exhaustives et rapides des conflits : Après avoir reçu un appel d’une cliente ou d’un client potentiel, vous pouvez rapidement effectuer une recherche exhaustive sur un conflit d’intérêt. Cette recherche permet d’avoir accès à une plus grande base de données que, par exemple, Microsoft Outlook, parce que vous pouvez saisir toutes les parties liées à un dossier, comme un témoin, les avocats et avocates de la partie adverse, les directeurs, directrices d’une entreprise, entre autres.

Bon usage des courriels : Vous pouvez vérifier rapidement l’historique d’un dossier avant de répondre à un courriel. Avec Time Matters, après avoir ouvert un courriel et le document joint, vous pouvez sauvegarder le document joint dans le dossier du client ou le fichier correspondant. Puis, vous cliquez sur l’onglet Timeline – qui énumère chronologiquement tous les registres d’appels téléphoniques, les notes, les courriels et la correspondance – afin d’examiner le dossier. Une fois mis à jour, vous pouvez répondre de façon appropriée au courriel.

Gestion efficace des appels téléphoniques : Les programmes peuvent composer automatiquement les numéros de téléphone pour vous. Par exemple, si vous installez Telephone Pro d’Amicus, et que vous voulez retourner un appel, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône du téléphone situé à côté du nom de l’appelant dans le message téléphonique qui apparaît dans le ComCenter (là où Amicus Attorney entrepose les communications). Les deux programmes tiennent également compte du temps que vous passez à un appel et peuvent consigner automatiquement le temps facturable pour chaque appel. Ils peuvent également faire sortir les notes abrégées que vous avez tapées pendant l’appel et les mettre dans le relevé de temps.

Automation de l’assemblage de documents : Vous pouvez créer, par exemple, une lettre standard créant un dossier en quelques secondes, au moyen d’un gabarit qui extirpe le nom et l’adresse du client, et tout autre renseignement consigné.

Écrans sommaires : Les deux programmes ont des écrans sommaires qui montrent la liste de choses à faire pour la journée, les calendriers de rappel, les calendriers, entre autres.

Janice Mucalov est une auteure de Vancouver.