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Revoir les besoins en dotation
Avant d'entreprendre le processus d'embauche, il peut être utile de passer en revue les compétences dont votre cabinet a besoin. Les questions suivantes peuvent vous aider à orienter votre examen:
- quel est le titre du poste vacant? Est-ce un titre d'emploi commun et compréhensible aux autres membres de la même communauté juridique? D'autres cabinets juridiques ont-ils des postes similaires?
- Pourquoi y a-t-il un poste à combler? Quels besoins d'affaires ont rendu nécessaire la création de ce nouveau poste?
- Quelles tâches le titulaire devra-t-il accomplir? À qui se rapportera-t-il? De qui sera-t-il le superviseur?
- De quels antécédents aura besoin cette personne? De quel degré de scolarité et de formation en milieu de travail aura-t-elle besoin? De quelle expertise en informatique aura-t-elle besoin? De quelles compétences linguistiques aura-t-elle besoin? Quelles compétences spéciales doit-elle apporter à l'emploi?
- Ai-je besoin d'un employé permanent, ou d'un employé contractuel à terme fixe?
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Rédiger la description de tâches
Une description de tâches est un outil précieux, notamment lors de la conception de publicités d'embauche, de la rédaction de questions d'entrevue, de la gestion du rendement et de la détermination de la rémunération. Elle aide aussi à se défendre contre des allégations de discrimination et d'embauche injustifiée. La création d'une description de tâches - même une description très brève - constitue donc une étape importante dans l'embauche d'un nouvel employé.
Tout au moins, une description de tâches devrait contenir les renseignements suivants:
- le titre du poste
- à qui se rapporte l'employé
- les personnes qui se rapportent à l'employé
- une description du poste : un paragraphe sur les principales tâches et responsabilités; et
- les qualifications professionnelles, divisées en trois catégories: scolarité, expérience et compétences.
Recherchez les commentaires de votre personnel et de vos collègues, et assurez-vous que la description est suffisamment polie pour être présentée sur demande à tout postulant. Si vous voulez de l'aide, Développement des ressources humaines Canada conserve dans sa Classification nationale des professions une base de données descriptive des catégories utiles au développement d'une description de tâches.
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Fixer le salaire
Partez sur le bon pied en demandant à vos collègues le salaire qu'ils paient pour un poste semblable. Vous pouvez alors entreprendre une étude plus approfondie. Avez-vous noté des publicités pour un poste similaire dans les journaux? Si oui, quel est le salaire offert? Faites semblant d'être un chercheur d'emploi, et cherchez sur l'Internet - que paient d'autres entreprises pour des emplois semblables?
Sur l'Internet, le Sondage national sur les pratiques juridiques relatives à l'indemnisation, publié récemment par l'Association du Barreau canadien, constitue un outil intéressant pour la détermination des salaires. Pour un sommaire, voir le site Web de l'ABC. Voir aussi, ci-dessous, Trouver un employé pour des liens utiles à des babillards d'emplois.
Maintenant vous pouvez obtenir une fourchette salariale. Le niveau inférieur de la fourchette devrait refléter le salaire à l'entrée pour l'employé ayant le minimum de qualifications acceptables. Le niveau supérieur de la fourchette devrait refléter le maximum que vous êtes prêt à payer pour un employé d'expérience à ce poste. Les candidats retenus avec moins d'expérience seraient normalement placés au niveau inférieur de la fourchette et ceux avec plus d'expérience vers le haut de la fourchette salariale.
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Trouver un employé
Voici quelques méthodes à considérer dans votre recherche d'un nouvel employé. Selon la taille de votre cabinet, votre emplacement géographique et les compétences requises, une ou plusieurs de ces techniques pourraient servir.
- Placer une publicité traditionnelle dans un journal, y compris les publications juridiques
- Utiliser un recruteur professionnel
- Utiliser les ressources de l'Internet
- Informer vos collègues que vous êtes à la recherche d'un employé
- Afficher l'emploi à des facultés de droit, au salon des avocates et avocats au Palais de justice, etc.
L'Association du Barreau canadien offre le Site Carrières national, où les employeurs peuvent afficher des postes vacants.
Développement des ressources humaines Canada propose une banque d'emploi gratuite sur Internet qui reçoit des milliers de visites de candidats et candidates à toutes les semaines.
Le quotidien Globe and Mail exploite un service populaire appelé Workopolis. Les employeurs doivent payer un tarif pour y enregistrer des emplois. Cliquez sur Employers après être entré sur le site.
Pour les avocats ontariens, le Barreau du Haut-Canada exploite un babillard d'emplois juridiques en Ontario. De plus, Bar Ex exploite un site Web pour avocats qui offre, entre autres, l'affichage gratuit d'ouvertures d'emplois à leur centre de carrière.
Des emplois juridiques sont offerts sur plusieurs autres sites Web, quoique la plupart sont situés aux États-Unis. Malgré tout, vous serez peut-être tenté d'explorer ces affichages. Utilisez l'expression clé «law jobs» dans www.google.ca.
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Présélection de candidats
Le processus de présélection des CV reçus en réponse à une offre d'emploi est simple. Utilisez la description de tâches créée au chapitre Rédiger la description de tâches, ci-dessus, pour créer quatre piles de CV. D'abord, une pile de rejets. Souvent des candidats non qualifiés vous enverront un CV, dans l'espoir d'obtenir une entrevue. Secundo, regroupez les CV de candidats qui ne rencontrent pas toutes les exigences essentielles, mais qui ont de l'expérience pertinente. Annotez chaque CV. Qu'aimez-vous chez cette personne? Où sont ses lacunes? Votre troisième pile contient tous les CV qui rencontrent toutes les exigences essentielles. La dernière pile est réservée aux candidats qui peuvent être trop qualifiés.
Quels facteurs devraient retenir votre attention à la reprise du processus de sélection? De façon réaliste, ces jours-ci, il est difficile de trouver des candidats avec une croissance de carrière parfaitement linéaire, mais vous voudrez peut-être éviter ceux et celles qui changent de poste trop souvent. De façon similaire, vous voudrez peut-être noter, pour l'entrevue, les trous dans les antécédents professionnels d'un candidat, ou les contradictions dans le calendrier du CV. Le curriculum vitae montre-t-il que le candidat a les compétences que vous recherchez, ou la lettre d'accompagnement se contente-t-elle de répéter les mots employés dans votre publicité?
Rappelez-vous que toutes les juridictions ont des lois sur les droits de la personne qui empêchent les employeurs de faire preuve de discrimination dans la sélection de candidats. Votre juridiction peut ou non inclure à cet égard les critères suivants:
- l'âge
- la race
- les origines
- le lieu d'origine
- la couleur
- l'ethnicité
- la citoyenneté
- la religion
- le sexe
- l'orientation sexuelle
- l'état matrimonial
- l'état de famille
- les dossiers criminels ou
- les handicaps et incapacités.
Passez en revue vos lois sur les droits de la personne et communiquez avec votre commission des droits de la personne pour obtenir de l'aide (certains des sites Web ci-dessous sont disponibles en anglais seulement):
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L'entrevue
« Vendre votre cabinet »: voilà une règle de l'entrevue que la plupart des employeurs oublient. Lors de l'entrevue, une candidate ou un candidat décidera s'il aime ou non le cabinet et les gens assis en face de lui. S'il n'aime pas, il ne reviendra pas. Alors assurez-vous que l'environnement de l'entrevue est confortable, prenez le temps de jaser avec le candidat, et ne prenez surtout pas d'appels - tout ce que dicte le bon sens.
Décider du nombre de participants et de participantes à l'entrevue n'est pas facile, sauf pour un avocat qui pratique en solo. La plupart des gens se sentiraient inconfortables devant un contre-interrogatoire de cinq avocats. Toutefois, au moins deux interviewers devraient être présents, et l'un d'entre eux devrait noter l'entrevue mot pour mot pour éviter toute allégation de discrimination ou d'embauche injustifiée.
Quelles questions devriez-vous poser aux candidats? Retournez simplement à votre description de tâches (voir Rédiger la description de tâches, ci-dessus) et obtenez des renseignements sur chaque élément important de la description. N'hésitez pas à demander au candidat ce qu'il sait de votre cabinet ou de votre champ de pratique. Un bon candidat aura fait ses devoirs avant l'entrevue.
Voici quelques conseils pour vous permettre de démarrer:
- pour réduire la liste de candidats à interviewer, commencez par une entrevue téléphonique préliminaire, où vous demandez à chaque candidat quelques questions de base (une manière de faire un tri dans les 2e, 3e et 4e piles de CV)
- concevez vos questions d'entrevue en fonction de la description de tâches
- évitez de poser des questions contraires aux lois sur les droits de la personne (voir ci-dessous)
- posez les questions dans un langage non sexiste
- posez les mêmes questions à tous les candidats
- essayez d'obtenir des détails concrets dans les réponses, par exemple : « donnez-moi un exemple d'un projet qui a échoué à votre dernier emploi. Quelle leçon en avez-vous tiré? Qu'avez-vous appris de cet échec? »
- prenez des notes détaillées durant l'entrevue
- interrogez les candidats au sujet de leurs forces et leurs faiblesses, leur expérience et leur formation
- vous pouvez prévoir des tests d'habiletés, p. ex. de dactylo, s'ils sont pertinents par rapport à la description de tâches
- des tests de compétence linguistique, si nécessaires, peuvent être effectués par une agence externe, ou sur place
- donnez au candidat la description de tâches et la fourchette salariale, s'il les demande
- assurez-vous que les candidats sont informés de votre procédure d'embauche, et de sa durée
- soyez prudent, ne promettez pas mer et monde au candidat - se défendre contre une allégation d'embauche injustifiée coûte cher en cour
- demandez si vous pouvez vérifier les références et les renseignements sur la scolarité fournis par le candidat
- demandez : « si vous êtes le candidat choisi, à quelle date pouvez-vous joindre notre cabinet? »
- et : « notre échelle salariale rencontre-t-elle vos attentes? »
- finissez toujours avec la question suivante : « avez-vous des questions à nous poser? »
Voici quelques exemples de questions que vous ne devriez pas poser durant une entrevue :
- avez-vous des problèmes de garderie?
- quel emploi occupe votre conjoint/conjointe?
- quel est votre numéro d'assurance sociale? (on peut ainsi identifier un immigrant)
- avez-vous l'intention d'avoir des enfants?
- quelle est votre date de naissance?
- préférez-vous qu'on vous appelle Madame ou Mademoiselle?
- quel est votre pays d'origine?
- êtes-vous citoyen canadien/citoyenne canadienne ou immigrant reçu/immigrante reçue?
- quelles langues parlez-vous? (si la connaissance du français constitue un élément essentiel de l'emploi, vous pouvez demander, par exemple: « pouvez-vous parler et écrire le français avec aisance? »)
Sachez que la commission des droits de la personne de votre juridiction peut vous aider à cet égard. Voir les liens sous Présélection des candidats, ci-dessus.
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Vérifier les références
C'est fastidieux. Ça prend du temps. Toutefois, une vérification des références vous permettra de contrôler l'exactitude d'un CV de candidat - y compris ses antécédents professionnels, son rendement, son titre d'emploi et sa personnalité - et de garantir une compatibilité du candidat avec votre cabinet. Si vous embauchez une avocate ou un avocat, en particulier, vous pouvez vérifier l'expérience de pratique et l'expertise. Si vous faites ce travail avec minutie, vous pourrez économiser beaucoup de temps, d'argent et de moments désagréables plus tard. Il est bien plus facile de ne pas avoir embauché quelqu'un - pour les bonnes raisons - que d'avoir à diriger ou congédier un employé problème.
Demander la permission de vérifier les références, au moment de l'entrevue, est la première démarche. Le candidat devrait avoir fourni au moins deux références, et davantage si possible. Des références personnelles n'ont pas la valeur des références d'anciens employeurs - demandez-en si on n'en présente pas.
Par la suite, préparez une liste de questions que vous poserez à chaque référence. Passez les questions en revue pour vous assurer d'employer un langage non sexiste et ne contrevenez pas, par inadvertance, à un motif interdit de discrimination (voir exemples dans Présélection des candidats, ci dessus). Soyez prudent, par exemple, et évitez de poser des questions au sujet de l'assiduité aux emplois antérieurs. Ce genre de questionnement peut vous entraîner sur le terrain de la santé, et susciter des allégations de discrimination fondée sur une incapacité ou un handicap.
La plupart des références savent que vous allez leur donner un coup de fil et sont prêtes à donner une description du travail du candidat. Décrivez votre cabinet, et l'emploi que le candidat a postulé. Demandez à la référence de commenter sur la conformité du candidat par rapport à l'emploi décrit, en insistant sur les forces et les faiblesses. Rappelez à toutes les références que leurs commentaires seront traités en tout confidentialité.
Ajoutez des questions comme celles-ci, à condition qu'elles soient pertinentes au poste que vous désirez combler:
- quelles tâches le candidat exécutait-il pour vous dans son emploi précédent?
- combien de temps a-t-il été à votre emploi?
- quel était son titre d'emploi?
- pourquoi a-t-il quitté son emploi?
- comment évalueriez-vous son rendement?
- travailleriez-vous de nouveau avec lui, si vous en aviez l'occasion?
- parlez de ses habitudes de travail. Était-il organisé, désorganisé?
- le candidat semblait-il ambitieux?
- le candidat a-t-il reçu des lettres d'éloges ou des augmentations de salaire au mérite?
- le candidat avouait-il facilement ses erreurs?
- d'autres questions portant spécifiquement sur ses compétences techniques ou professionnelles.
Que devriez-vous faire si une référence donne volontairement des renseignements que vous ne voulez pas entendre, par exemple à l'effet que telle candidate est enceinte? Répondez que ce genre de renseignements ne vous intéresse pas, et que vous voulez en savoir plus sur la qualité du travail du candidat. Vos notes devraient refléter votre réponse officiellement au dossier.
Enfin, certains employeurs ne donnent pas de références au téléphone, préférant les envoyer par la poste. Cela leur permet de vérifier leurs références auprès de collègues avocats et avec les cadres supérieurs. Plusieurs employeurs acceptent de donner seulement des renseignements de base, tels: « M. Tremblay a travaillé à titre de commis à la paie avec notre cabinet de janvier 2000 à février 2002. » Cette réticence à donner des détails peut - ou non - suggérer un congédiement ou une démission.
Il peut aussi être utile de téléphoner aux institutions scolaires pour confirmer les renseignements dans le CV d'un candidat. Assurez-vous d'avoir demandé cette permission durant l'entrevue d'embauchage.
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Offrir l'emploi
Comment devriez-vous offrir un emploi à une candidate ou un candidat? De manière générale, on devrait donner un coup de fil au candidat choisi. Félicitez-le! (Rappelez-vous que vous êtes ce merveilleux patron avec qui le candidat veut travailler.) Au même moment, dites au candidat choisi que vous lui postez une lettre de proposition d'emploi. Le candidat doit lire les conditions dans la lettre, signer une copie et vous la retourner.
Demandez-vous s'il faut avoir un contrat d'emploi détaillé, ou une simple lettre d'offre d'emploi. Si vous embauchez une avocate ou un avocat, ce dernier s'attend sans doute à recevoir des conditions écrites et précises. Si vous embauchez un adjoint administratif, un contrat complexe pourrait effrayer certains candidats. Si vous comptez faire signer au candidat un contrat détaillé, assurez-vous de lui en fournir une copie le plus rapidement possible, ou au moins de lui dire - au moment de lui offrir le poste - qu'il devra signer un contrat.
En tant qu'employeur, vous voudrez peut-être plus de certitude, surtout pour vous défendre contre toute poursuite future. Si tel est le cas, mieux vaut demander conseil à un avocat spécialisé en droit de l'emploi.
Rappelez-vous que les tribunaux peuvent insinuer certains termes dans un contrat d'emploi quand ils ne sont pas énoncés de manière explicite, par écrit. Un tribunal jugera en fonction de termes raisonnables, y compris « un avis raisonnable », la somme que vous devrez payer à votre employé s'il est congédié injustement. Cette somme d'argent, à l'avenir, pourrait largement dépasser toute somme que vous pourriez inclure dans un contrat au moment de l'embauche.
Tout au moins, votre lettre de proposition d'emploi devrait préciser le titre du poste, le salaire et les avantages, et la date d'entrée au travail. Vous voudrez peut-être aborder d'autres conditions, cependant, dans un contrat d'emploi :
Cessation d'emploi
Quel préavis exigerez-vous si l'employé démissionne?
Quel préavis voudrez-vous donner à l'employé si vous mettez fin à l'emploi?
Période d'essai
L'employé aura-t-il une période d'essai?
Sera-t-il congédié en cas d'échec de la période d'essai?
Rémunération
Énoncez clairement les primes, commissions, participation aux bénéfices, etc.
Terme
Les tribunaux supposent qu'un emploi est permanent et indéfini, à moins d'indication contraire
Confidentialité
Protégez les affaires de vos clients et clientes, et celles de votre cabinet
Autres
Les règles et politiques auxquelles l'employé doit se conformer
Les contrats d'emploi doivent rencontrer les exigences minimales des lois de votre juridiction. De telles lois définiront les salaires minimums, les heures de travail, le temps supplémentaire, les indemnités de vacances et de jours fériés, les avis ou indemnités au lieu d'avis de cessation d'emploi, et les indemnités de départ. Notez toutefois que les professionnels, y compris les avocats et les avocates, sont généralement exemptés de telles lois en vertu de règlements d'exemption. Voir Obéir aux lois sur les normes d'emploi, ci-dessous, pour plus de renseignements et des liens utiles.
Pour obtenir, en français, un spécimen de contrat d'emploi ou de lettre d'emploi, tapez « contrat d'emploi modèle » ou « lettre d'emploi modèle » dans www.google.ca . Assurez-vous de cocher la boîte qui renvoie à des sites Web canadiens seulement. Vous voudrez peut-être consulter une ou un avocat d'expérience en droit du travail.
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Demander un numéro d'assurance sociale
Les formulaires de demande créés par des institutions scolaires et par les banques demandent souvent que le candidat inscrive son numéro d'assurance sociale. Alors est-il acceptable de demander un numéro d'assurance sociale en tout temps? La réponse est non. Avec un numéro d'assurance sociale, on peut savoir si un candidat est un immigrant reçu : le demander violerait sans doute les lois sur les droits de la personne dans toutes les juridictions canadiennes.
Et pourtant, le gouvernement fédéral exige qu'un nouvel employé donne un numéro d'assurance sociale dans un délai maximal de trois jours après son embauche. Alors quand devriez-vous demander le numéro? Attendez d'avoir offert l'emploi par écrit au candidat choisi. Dès lors, vous pouvez lui demander son numéro d'assurance sociale. Pas avant. Cette pratique vous évitera toute plainte en vertu des lois sur les droits de la personne.
Les numéros d'assurance sociale sont employés dans l'administration du Régime de pensions du Canada et du programme d'assurance-emploi.
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Éviter l'évitement : la clé d'une gestion réussie
L'essentiel d'une bonne gestion, c'est de surmonter nos conditionnements et nos peurs. La plupart d'entre nous avons appris à éviter les conflits à tout prix. Lorsque ce comportement est adopté par un employeur, toutefois, il a tendance à exacerber plusieurs problèmes en milieu de travail. Chaque associé d'un cabinet devrait donc s'exercer à éviter cette tendance naturelle à éviter les conflits. Un exemple concis permettra d'expliquer ce principe plus clairement.
Un employé arrive une demi-heure en retard, tous les jours. Au début, l'employeur feint d'ignorer ce comportement, croyant que l'employé a des problèmes personnels qui finiront par se résorber. Mais un jour se transforme en une semaine, et le patron persiste à ne pas s'en occuper.
L'employé, par contre, a conclu que son patron est indifférent. Qu'il entre ou non à l'heure n'a pas d'importance, raisonne-t-il. Le ressentiment de l'employé couve, l'encourageant à poursuivre ses entrées tardives.
Si le patron avait décidé d'éviter l'évitement, ce problème aurait été réglé le premier jour. Poliment, amicalement, il aurait dit: « hé, est-ce que ça va aujourd'hui? J'ai remarqué que vous aviez une demi-heure de retard. » Ainsi, la discussion sur la ponctualité aurait commencé, et les horaires de travail auraient été renforcés.
En appliquant la règle d'éviter l'évitement, le milieu de travail fonctionnera rondement, favorisant un meilleur rendement et rehaussant le moral des employés. Et l'employé en retard réglera vite le problème. « Je m'excuse de mon retard, dira-t-il au patron. Mon réveil est brisé et j'en achète un nouveau après le travail. »
Attendre trop longtemps avant de régler un tel problème permet à l'employé de faire valoir que l'employeur a accepté un changement au contrat d'emploi. Soyez prudent.
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Corriger les comportements d'employés
Les étapes suivantes peuvent être employées pour corriger le comportement d'employés problèmes. Ces démarches supposent que l'employé a la capacité de modifier ses comportements. Les employés toxicomanes, ou souffrant de problèmes de santé mentale ou d'autres problèmes personnels graves, ne devraient pas être abordés de cette façon. (voir Counselling pour employés ayant des problèmes de santé mentale, ci-dessous.)
- Demandez-vous : « quel est le problème », et résumez le en une phrase ou deux
- Est-il raisonnable de demander à l'employé de corriger ce problème?
- Lisez le contrat d'emploi. Violez-vous une des conditions du contrat en insistant sur ce changement?
- Invitez l'employé dans votre bureau et faites un peu de conversation pour calmer les eaux
- Dites à l'employé, de façon précise, le problème dont vous avez pris connaissance. Ne mâchez pas vos mots. Soyez direct, poli et calme
- Écoutez! Il n'y a rien de plus important. L'employé vous révèle-t-il un problème personnel?
- Ne soyez pas indiscret. Chaque employé a droit à sa vie privée, et vous pourriez contrevenir aux lois sur les droits de la personne
- Rappelez à l'employé le comportement souhaité. Si vous avez une règle ou une politique écrite, donnez-lui en une copie
- Demandez à l'employé s'il est prêt à se conformer aux attentes
- Demandez à l'employé : « que ferez-vous pour modifier ce comportement? »
- Offrez d'aider l'employé à se conformer aux attentes
- Si l'employé a entendu cette conversation auparavant - un récidiviste, quoi - expédiez lui une lettre confirmant son acceptation de modifier son comportement, les dispositions acceptées, la définition du nouveau comportement, et le délai pour s'y conformer. N'oubliez pas d'ajouter: « toute récidive pourrait conduire, ultimement, à un renvoi. »
Vous pouvez vous exercer, si vous le désirez. Si vous estimez que vous êtes un peu perdu ou que vous voulez penser à ce que l'employé vous a dit, n'hésitez pas à mettre fin à la conversation et à la reprendre plus tard, le même jour.
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Counselling pour employés ayant des problèmes de santé mentale
Si vous avez des raisons de croire qu'un employé a de graves problèmes personnels qui pourraient avoir un effet sur sa santé mentale, causant des symptômes tels que la dépression, l'anxiété ou la toxicomanie, vous ne pouvez vous contenter d'insister sur une cessation du comportement problème. Vous avez une obligation légale de faire preuve d'un accommodement raisonnable. Et si votre employé est une avocate ou un avocat, vous avez une obligation professionnelle de vous assurer que les affaires des clients n'en souffrent pas.
Alors que faites-vous? Comme première démarche, vous pouvez parler à votre employé et identifier quelques-uns des problèmes au travail. Si votre employé est un avocat ou un étudiant en stage, votre barreau pourrait peut-être lui donner accès à un programme d'aide d'urgence ou de soutien de ses pairs. Donnez le numéro de téléphone à l'employé, par courtoisie. Démontrez votre volonté de l'aider.
Par après, vous pourrez demander l'assistance d'un conseiller ou d'une conseillère juridique, spécialiste en droit de l'emploi et en droits de la personne. Ne laissez pas le problème perdurer trop longtemps sans obtenir des conseils professionnels.
Pour les avocats et les étudiants stagiaires, presque tous les barreaux provinciaux et territoriaux ont un programme d'aide aux juristes. La Conférence sur l'aide à la profession juridique (disponible en anglais seulement) de l'Association du Barreau canadien propose des liens aux programmes d'assistance de toutes les juridictions. De plus, le site propose des renseignements utiles sur les manières de combattre le stress, sur la santé et le mieux-être, et sur des programmes éducatifs.
Le Barreau du Haut-Canada a un guide utile de gestion personnelle qui donne des conseils sur la façon de reconnaître les problèmes de stress et de santé mentale dans un cabinet juridique.
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Fixer les règles en milieu de travail
Les employeurs ont plusieurs moyens de fixer des règles. Ils peuvent notamment les inclure par écrit dans une offre d'emploi, ou dans un contrat d'emploi. Un patron peut aussi expédier un courriel occasionnel, rappelant aux employés et employées d'enlever leurs bottes sales, par exemple. Enfin, un employeur peut choisir de développer un manuel de politiques d'emploi.
Dans les cabinets juridiques, les manuels de politiques sont importants pour plusieurs raisons. En premier lieu, un manuel aide à vendre le cabinet juridique aux candidats et candidates en leur donnant l'assurance que le cabinet a des règles et procédures établies, et notamment des politiques qui protègent les employés contre la discrimination et le harcèlement, par exemple. Les candidats voudront peut-être aussi savoir si le cabinet a des politiques d'horaires flexibles, ou encore des congés de maternité et des congés parentaux.
Les politiques contre la discrimination et le harcèlement peuvent aussi constituer un avertissement à certains employés en démontrant le caractère sérieux des règles en milieu de travail. À long terme, ces règles peuvent réduire les risques de poursuites. La preuve qu'un cabinet possède et applique ce genre de politique peut constituer une protection contre des allégations frivoles de discrimination.
Les manuels de politiques d'emploi créent une certitude en matière de relations de travail. Elles assurent un traitement cohérent et équitable de tous les employés, et préviennent la prolifération de cultures d'insatisfaction. Les problèmes de moral, dans certains cabinets, résultent de la perception que certains employés reçoivent un traitement de faveur.
Finalement, les politiques sont essentielles pour corriger les comportements, voire pour congédier un employé dans des situations graves. Les politiques établissent les attentes de l'employeur et définissent les comportements acceptables. Ils peuvent constituer une excellente preuve si jamais une décision de congédiement est contestée devant les tribunaux.
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Les politiques dont j'ai besoin à mon cabinet
Un petit cabinet peut se demander s'il a l'expertise ou les ressources financières pour créer un manuel de politiques d'emploi. La réponse est toujours oui.
Un manuel de politiques d'emploi peut prendre la forme d'un simple cahier à anneaux distribué aux employés. Des mises à jour peuvent être distribuées par courriel de temps à autre.
Tout au moins, chaque cabinet juridique devrait avoir les politiques suivantes :
- une politique contre le harcèlement
- une politique sur les congés de maternité et les congés parentaux
- une politique sur l'équité en milieu de travail, comprenant une déclaration sur l'égalité en matière d'entrevues d'embauchage; et
- une politique d'horaires flexibles
L'absence de ces politiques écarte une quantité de candidats et d'employés qualifiés. Des avocats talentueux ayant des problèmes de garde d'enfant, par exemple, pourront quitter pour obtenir de meilleures offres ailleurs.
Voici une liste de liens qui mènent à des échantillons de politiques et de directives. Ils ne sont pas tous mis à jour, notamment depuis les changements récents au programme fédéral d'assurance-emploi, qui prolonge d'un an la période maximale des congés de maternité et des congés parentaux.
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Obéir aux lois sur les normes d'emploi
Au Canada, la plupart des relations employeur-employé sont gouvernées par des lois provinciales établissant des normes minimales. Ces lois définissent les droits minimaux de vos employés en matière de :
- vacances
- congés
- heures de travail
- congés de maternité et parentaux
- permis d'absence
- temps supplémentaire
- mises à pied, et
- cessation d'emploi.
Ces lois définissent aussi l'obligation, pour l'employeur, de créer et de maintenir des dossiers dans lesquels sont généralement conservés les renseignements suivants :
- le nom et l'adresse de l'employé
- la date d'entrée du travail
- le salaire et les déductions
- les vacances et les indemnités de vacances
- les absences autorisées
Dans la plupart des juridictions, les professionnels, y compris les avocats et les avocates, sont exemptés par règlement de certaines normes d'emploi. Cette exemption s'applique habituellement aux étudiants et aux étudiantes stagiaires également. Cela signifie que si vous embauchez un avocat, vous n'êtes peut-être pas tenu de payer du temps supplémentaire, par exemple. Toutefois, avec un technicien ou une technicienne juridique, vous l'êtes. Vérifiez auprès de votre bureau provincial de normes d'emploi ou votre ministère provincial du Travail (voir les liens ci-dessous).
Il est important de noter qu'un tribunal peut suggérer une durée de contrat d'emploi supérieure aux minimums prévus dans la loi, notamment en matière de préavis de cessation d'emploi. Ainsi, un employé peut, par exemple, avoir droit à un mois de préavis en se fondant sur les principes du common law, même quand les lois prévoient un préavis de deux semaines (ou l'équivalent salarial). (Voir Mettre fin à la relation d'emploi, ci-dessous.)
Toutes les juridictions au Canada fournissent sans frais aux employeurs des renseignements sur les normes minimales (certains des sites Web ci-dessous sont disponibles en anglais seulement):
Développement des ressources humaines Canada propose un site utile mais désuet de comparaison des lois sur les normes d'emploi partout au Canada.
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Impôt sur le revenu, assurance-emploi et Régime de pensions du Canada
Le gouvernement fédéral oblige les employeurs à retenir à la source l'impôt sur le revenu, les primes d'assurance-emploi et les paiements au Régime de pensions du Canada. De plus, les employeurs doivent effectuer leurs propres paiements au fonds d'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada.
Pour tout renseignement sur les retenues d'impôt, l'assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada, consultez le site de l'Agence des douanes et du revenu du Canada, qui a un guide pour les employeurs.
De plus, pour compléter un formulaire TD1, pour déterminer le montant exact des impôts à retenir du salaire d'un employé, l'Agence des douanes et du revenu du Canada propose des renseignements utiles.
Pour obtenir des renseignements sur les taux et formulaires de l'assurance emploi, y compris l'infâme relevé d'emploi, les employeurs peuvent consulter un document préparé par Développement des ressources humaines Canada.
Pour tout renseignement sur les taux de cotisation du Régime de pensions du Canada, tant pour les employeurs que les employés, consultez le tableau suivant préparé par Développement des ressources humaines Canada.
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Accidents de travail et lois sur la santé-sécurité
Pour protéger les employés contre les risques d'accidents au travail, il existe des lois sur la santé-sécurité au travail dans chaque province. Le fardeau imposé par ces lois aux cabinets est minime. Généralement, on n'imposera pas à un cabinet juridique beaucoup de formation en santé-sécurité ou d'inspection de risques. De fait, plusieurs cabinets pourraient ne même pas être soumis à ces lois, en raison du petit nombre d'employés. Pour en savoir plus sur les lois sur la santé-sécurité dans votre juridiction, examinez les liens au Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail, et en particulier la liste d'agences gouvernementales.
Les lois sur les accidents de travail, par contraste, assurent les employés contre les maladies et accidents liés au travail. Elles protègent aussi les employeurs en créant un régime d'assurances qui interdit les poursuites judiciaires. Dans la plupart des cas, les cabinets juridiques sont tenus de s'inscrire et de faire remise régulière de paiements, qui sont généralement faibles parce que le milieu des bureaux est relativement sécuritaire. Pour plus de renseignements sur les régimes d'accidents de travail dans votre région, visitez la page de liens du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail.
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Respecter les droits de la personne
Toute personne a le droit de ne pas souffrir de discrimination à l'emploi, de même que durant le processus d'embauche. Ainsi, du moment de l'annonce de l'ouverture du poste à la cessation de l'emploi, y compris l'entrevue et les vérifications de références, aucun ensemble de lois n'est plus omniprésent que les lois sur les droits de la personne. Si vous ne les avez pas lues, vous voudrez peut-être prendre connaissance des sections suivantes de ce guide, qui contiennent d'utiles conseils en matière de droits de la personne :
- rédaction de la description de tâches
- présélection des candidats
- l'entrevue
- vérification des références
- comment demander un numéro d'assurance sociale
- counselling pour employés ayant des problèmes de santé mentale
- les politiques dont j'ai besoin à mon cabinet
Rappelez-vous, en tant qu'avocat ou avocate, votre code de conduite professionnelle vous oblige à empêcher la discrimination dans votre milieu de travail. Cela signifie que vous devez tenter de faire des accommodements pour des employés souffrant d'incapacités, y compris des problèmes de santé mentale, ou des maladies chroniques, et pour les employées enceintes.
Certains barreaux ont créé des modèles de politiques qui peuvent vous être utiles, et quelques-unes proposent la création d'un ombudsman de la discrimination. Voir Les politiques dont j'ai besoin dans mon cabinet, ci-dessus, pour des liens aux différents barreaux provinciaux et territoriaux.
Également, chaque commission provinciale des droits de la personne peut renseigner les employeurs sur les droits de la personne. Voir Présélection des candidats, ci-dessus, pour les liens aux commissions des droits de la personne au Canada.
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Autres lois applicables
Chaque province a ses propres lois, uniques à sa juridiction, auxquelles doivent se conformer les employeurs. D'autres lois et instruments, en plus de ceux énumérés dans ce guide, peuvent aussi s'appliquer aux cabinets juridiques. Ils portent sur :
- l'équité salariale
- les congés fériés provinciaux
- les taxes sur la santé pour employeurs
- les directives régissant l'exercice du droit
Pour se renseigner sur ces lois, il suffit de visiter le site de votre ministère provincial du Travail et de lire les renseignements aux employeurs. (Voir Obéir aux lois sur les normes d'emploi, ci-dessus, pour des liens.) Surveillez bien les exceptions :
- votre cabinet juridique a-t-il trop peu d'employés pour tomber sous la juridiction de la loi?
- les professionnels sont-ils exemptés des dispositions de la loi?
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Motif valable
Le droit de l'emploi est fondé sur les principes de contrat du common law. Toute relation d'emploi est contractuelle, qu'elle soit ou non consignée par écrit. L'intention, l'offre et l'acceptation, et la rémunération sont les critères typiques qu'un tribunal recherche pour conclure à un contrat valide d'emploi, comme dans toute autre relation contractuelle.
Congédier pour un « motif valable » signifie que la conduite d'un employé était si extrême qu'elle violait entièrement le contrat d'emploi. Par exemple, si un employé commet un vol (contre le cabinet, contre un client), une fraude ou un acte de violence contre un collègue, un congédiement immédiat pour motif valable est normalement indiqué.
La discipline progressive, décrite dans Corriger les comportements d'employés, constitue un autre moyen d'en arriver à un congédiement pour motif valable. L'avertissement devient plus sévère à chaque récidive. On passe d'un avertissement verbal à un avertissement écrit, puis à un autre avertissement écrit assorti d'une menace de cessation d'emploi, puis à une entente ultime - une dernière chance où l'employé accepte de changer ou de faire face au congédiement. Vous avez alors atteint l'étape de la cessation d'emploi.
Pourquoi le « motif valable » est-il si important? Il y a deux raisons. D'abord, si vous pouvez en faire la preuve, un employé n'a pas droit au préavis de cessation d'emploi, ce qui réduit les sommes qui lui sont dues au moment du congédiement. Deuxièmement, au Québec et en Nouvelle-Écosse, de manière générale, il est impossible de congédier un employé à moins de pouvoir faire la preuve du motif valable.
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Cessation d'emploi sans motif valable
Pour plusieurs raisons, la plupart des congédiements font partie de cette catégorie. Par exemple, les employeurs conservent rarement assez de documentation pour pouvoir faire la preuve du motif valable. Ou encore un employeur ne voudra pas attendre, ou prendre le temps et faire l'effort que nécessitent la discipline progressive. Un employeur peut simplement conclure qu'un employé ne convient plus au cabinet ou qu'il a perdu tout enthousiasme pour son travail. Enfin, plusieurs employeurs évitent de confronter les problèmes de comportement de leurs employés, et permettent à ces comportements de couver et de croître (voir Éviter l'évitement : la clé d'une gestion réussie, ci-dessus). Tout ça pour dire qu'en tant qu'employeur, vous pouvez avoir parfaitement raison de vouloir mettre fin à une relation d'emploi sans pouvoir rencontrer la norme légale du « motif valable ».
Par conséquent, même si l'employeur n'a pas de motif valable, il peut toujours mettre fin à une relation d'emploi en signifiant un avis de cessation d'emploi (ou une compensation salariale). Vous devrez, en effet, « acheter » la rupture du contrat d'emploi.
Quel préavis un employé a-t-il droit de recevoir lors d'une cessation d'emploi? La question a en réalité deux réponses. D'abord, s'il existe un contrat d'emploi bien rédigé, où l'employé a eu la chance d'obtenir des conseils juridiques indépendants, le préavis mentionné dans le contrat est appliqué à moins de ne pas satisfaire aux exigences de la loi.
S'il n'y a pas de contrat écrit, ou si le contrat ne survivra pas à une contestation judiciaire, alors l'employé a droit à un avis raisonnable en conformité avec le common law. Tenter d'évaluer la décision d'un tribunal relève en partie de la science, mais surtout de l'art.
Toutefois, certains critères généraux influencent le montant adjugé à un employé congédié :
- l'âge. Plus l'employé est âgé, plus le préavis sera long
- la durée du lien d'emploi. Le préavis augmente avec les années de service
- la nature du poste. Plus l'employé monte dans la hiérarchie, plus le préavis augmente
- la capacité de trouver un autre emploi similaire. Si le marché de l'emploi est faible, en fonction des compétences de l'employé, le préavis peut être augmenté.
Autres sommes auxquelles votre ancien employé peut avoir droit :
- des vacances non utilisées
- des primes
- une participation aux bénéfices
- une allocation d'auto
Toutes les normes locales d'emploi contiennent des dispositions sur les indemnités dues à un employé au moment de la cessation d'emploi. Assurez-vous de bien connaître les lois pertinentes. Il y a sans doute plusieurs exceptions et exemptions. Vous devriez savoir, cependant, que la norme de «motif valable» en common law est probablement moins exigeante que les normes statutaires permettant de priver un employé des préavis minimaux et/ou d'indemnité de départ. En d'autres mots, vous pouvez avoir un «motif valable» de congédiement en common law, mais vous finirez quand même par payer les minimums statutaires parce que les circonstances du motif valable ne sont pas suffisamment extrêmes pour exempter l'employé du minimum statutaire. Voir les liens disponibles sous Obéir aux lois sur les normes d'emploi, ci-dessus.
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Prudence : méfiez-vous du congédiement de mauvaise foi
La manière de congédier un employé peut avoir un effet appréciable sur les dommages adjugés par un tribunal. Cette doctrine récente, façonnée par la Cour suprême du Canada, vise à pénaliser les employeurs qui infligent des souffrances excessives à d'anciens employés déjà rendus vulnérables par la cessation d'emploi.
Les tribunaux peuvent augmenter les pénalités financières pour les comportements suivants :
- retenir un relevé d'emploi
- refuser des références
- retenir des sommes dues à l'employé
- alléguer un motif valable inexistant
- congédier rudement l'employé
- congédier l'employé par la poste
- surprendre l'employé avec un congédiement durant une réunion d'affaires régulière
- congédier un employé juste avant l'âge de la retraite
- comportements durs, punitifs ou cruels
Faites preuve de bon sens. Assurez-vous que les congédiements ne surviennent pas le jour d'un anniversaire de naissance, par exemple. Et si possible, prévoyez des services de conseillers en replacement externe ou en gestion de carrière pour cet employé.
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Obtenir la renonciation signée
Quoiqu'une renonciation signée ne garantit jamais qu'un ancien employé ne déposera pas de plainte ou n'engagera pas d'action en justice, elle hausse la barre.
Pour obtenir une renonciation signée de l'employé, assurez-vous que vous lui accordez une compensation qui dépasse largement les normes minimales d'emploi dans votre juridiction (voir Obéir aux lois sur les normes d'emploi, ci-haut). De plus, si votre employé a signé un contrat d'emploi ou une lettre d'offre d'emploi détaillée, vous n'avez pas besoin de renonciation si les conditions de cessation d'emploi sont bien définies.
En obtenant une renonciation signée d'un employé, contre une indemnité de départ, utilisez la liste suivante comme aide-mémoire:
- L'ancien employé accepte-t-il de renoncer à tous ses droits statutaires et de common law en échange de la somme offerte?
- La renonciation inclut-elle des renonciations spécifiques aux indemnités de cessation d'emploi, indemnités de vacances, avantages, allocation d'auto, paiements à un REER, ou participation aux bénéfices?
- La renonciation inclut-elle une entente en vertu de laquelle l'employé accepte de ne pas entrer en concurrence avec le cabinet et de respecter la confidentialité des dossiers de clients?
- L'entente indique-t-elle que tous les biens appartenant au cabinet ont été rapportés?
- Y a-t-il une indemnisation pour l'employeur si le gouvernement augmente les sommes dues en impôt sur le revenu, primes d'assurance-emploi et autres obligations statutaires?
- L'ancien employé a-t-il eu l'opportunité de retenir les services d'un conseiller juridique indépendant?