L’analytique peut améliorer le rendement et la compétitivité de votre cabinet

Les grands cabinets juridiques canadiens ont la réputation d’être très conservateurs quand il s’agit de changement. « Comme nous l’a déclaré l’interlocuteur d’un grand cabinet très important : “Nous n’aimons pas essuyer les plâtres” », a déclaré Hersh Perlis, directeur du secteur de l’innovation juridique à l’Université Ryerson. Et d’ajouter : « D’ailleurs, nous n’aimons même pas être les deuxièmes, la troisième position nous convient très bien! »

Il est vrai que tout changement ne constitue pas un progrès et que parfois la journée appartient plutôt à celui qui se lève tard.

Cela dit, l’analytique est un changement qui a fait ses preuves pour les cabinets juridiques. Il s’agit de compiler les renseignements concernant la façon dont le cabinet fonctionne, puis de les analyser pour trouver des moyens de changer les pratiques afin de fonctionner plus efficacement… et rentablement.

Ainsi, un cabinet juridique peut découvrir le nombre d’heures facturables effectuées par les associés puis les analyser pour connaître la proportion de ce travail qui pourrait être réalisée par des juristes non associés dont la rémunération est inférieure, et réaffecter la charge de travail en conséquence. Une telle réaffectation peut réduire les dépenses du cabinet, améliorant donc ses résultats sans devoir augmenter les honoraires. Si les réductions de coûts sont assez importantes, le cabinet peut même réduire les coûts facturés aux clients tout en continuant à réaliser des profits supérieurs à ceux du passé.

Deuxième option : « Les plus grands cabinets de Bay Street sont engagés en raison du vaste éventail de domaines du droit couverts par leurs avocats et les dizaines d’années d’expérience accumulées; expérience très bien documentée dans des millions de pages de renseignements et de données », a dit Me Perlis. « Tout grand cabinet possède des millions de ce genre de données non structurées. S’il trouve le moyen de les utiliser à son avantage, l’utilisation de l’analytique pourrait signifier l’avènement de nouvelles gammes de services ou de produits ».

Exemple concret : le cabinet Stewart McKelvey

Stewart McKelvey, un cabinet juridique de premier ordre des provinces de l’Atlantique, utilise l’analyse des données pour répondre à des demandes croissantes des clients qui recherchent des conventions d’honoraires et des structures de facturation novatrices. « Les cabinets doivent comprendre leurs coûts et mieux apprécier les prix qu’ils facturent aux clients s’ils veulent s’éloigner avec succès du modèle traditionnel de l’heure facturable », a déclaré Paul Saunders, tout premier associé spécialisé en innovation professionnelle (Practice Innovation Partner) dans le cabinet Stewart McKelvey.

Afin de concevoir une nouvelle approche de la détermination des prix sans mettre en jeu sa santé financière, le cabinet Stewart McKelvey analyse ses données de facturation passées afin de connaître le coût réel de la prestation de services particuliers aux clients et la façon dont cette prestation peut être simplifiée pour réduire les coûts tout en maintenant la qualité et le service à la clientèle.

« La première fois que nous avons utilisé l’analytique dans notre cabinet, nous avons adopté deux mesures très utiles connexes à la rentabilité appelées réalisation et levier d’exploitation. La réalisation permet de mesurer la quantité d’heures facturables actuellement payées au taux horaire intégral sans égard à la structure de détermination du prix utilisée. Vous pouvez ainsi voir comment les dépassements de coûts, les rabais et les réductions d’honoraires affectent les résultats financiers du cabinet. Le levier d’exploitation est la proportion des heures réparties entre les associés et ceux qui ne le sont pas. Plus la proportion du levier d’exploitation peut être accrue de façon à ce que les juristes qui ne sont pas des associés facturent plus d’heures que ceux qui le sont, plus nous pouvons réduire les frais de fonctionnement et améliorer la rentabilité du cabinet. »

Exemple concret : le cabinet McCarthy Tetrault

Avec des cabinets juridiques au Royaume-Uni, aux États-Unis et dans toutes les régions du Canada, le cabinet McCarthy Tetrault a l’habitude d’examiner « certains types de dossiers juridiques et les données de facturation connexes, à la recherche de possibles économies et moyens de réduire les coûts », a affirmé Matt Peters, le chef de file national pour l’innovation (National Innovation Leader) du cabinet de Vancouver. « Au départ, nous faisions cela à petite échelle, à l’interne, évaluant à la main les heures facturées et les dépenses engagées à diverses étapes de ces dossiers », a-t-il dit. « Cependant, ce sont aujourd’hui des tiers analystes qui utilisent des logiciels avancés pour traiter des ensembles de données beaucoup plus conséquents et nous indiquer comment économiser temps et argent pour nos clients. »

Ainsi, l’utilisation par le cabinet McCarthy Tetrault de l’analytique pour restructurer et améliorer les procédures de vérification au préalable pour les dossiers de fusions et acquisitions « nous a permis de réduire jusqu’aux trois quarts les coûts pour nos clients, tout en utilisant des conventions d’honoraires prévisibles telles que la facturation selon la méthode du forfait », a affirmé Me Peters.

Et encore mieux, « les études révèlent que la facturation fondée sur des conventions d’honoraires prévisibles est plus rentable pour les cabinets que l’utilisation de la méthode traditionnelle ouverte des heures facturables » a affirmé Me Peters. « Les conventions d’honoraires sont donc une meilleure solution pour les deux parties : les clients font les économies qu’ils souhaitent tandis que les cabinets font de plus gros profits. Cela illustre bien les avantages que nous tirons de l’analytique. »

L’analytique peut être utilisée d’une autre façon

Au sein d’un cabinet juridique, l’analytique de données n’est pas confinée au fonctionnement interne. Elle peut également s’appliquer à l’exercice du droit en général.

Il s’agit là du principe sur lequel Loom Analytics, une société basée à Toronto, a été fondée. Elle propose un service en ligne aux avocats basé sur un abonnement. « Nous faisons un suivi des décisions judiciaires au nom de votre cabinet. Nous effectuons un suivi et un référencement croisé des décisions et mesures prises par les juges et les avocats pouvant un jour se trouver dans le camp adverse », a déclaré Mona Datt, présidente et chef de la direction de Loom Analytics. « Plutôt que de devoir faire des recherches approfondies dans les manuels de droit et les recueils de jurisprudence par vous-même, vous pouvez utiliser notre service en ligne pour rapidement et facilement trouver ce que vous cherchez. »

L’utilisation de la base de données de Loom Analytics permet aux juristes d’économiser un temps et des sommes considérables dans le contexte de la préparation des dossiers. Le système en ligne facilite en outre les prévisions quant à la possible réaction des juges et avocats de la partie opposée particuliers dans le cadre de dossiers spécifiques.

« Imaginons que votre spécialisation est le droit des dommages corporels et que le juge qui va se prononcer sur votre dossier n’est désigné que quelques jours avant l’audience », a dit Mona Datt. « Grâce à Loom Analytics, vous pouvez rapidement évaluer comment ce juge a, par le passé, réagi face à des dossiers de dommages corporels similaires, y compris comment il les a tranchés. Il s’agit de renseignements dont la possession est très précieuse avant d’entrer dans le prétoire; des connaissances qui pourraient vous aider à négocier un règlement à la fois rapide et satisfaisant, évitant ainsi l’étape judiciaire. »

Un outil très puissant

Les exemples ci-dessus illustrent ce que l’analytique peut offrir aux associés directeurs et principaux s’agissant de la compréhension et de l’amélioration du fonctionnement de leur cabinet tout en améliorant sa rentabilité.

Cependant, ce n’est que la partie visible de l’iceberg puisque l’analytique peut également servir à mieux consigner, comprendre et satisfaire les exigences du client en général, évaluer avec quel succès les cabinets structurés selon un modèle traditionnel font face au changement, et donner à ceux qui ont adopté cette approche un avantage commercial évident par rapport à leurs concurrents.

James Careless rédige fréquemment des articles pour EnPratique de l'ABC.