Comment limiter autant que possible les risques de fraude au sein de votre organisation

 L’expérience et certaines études révèlent que seul un très petit nombre d’organisations sont véritablement à l’abri d’employés qui voudraient arrondir leurs revenus s’ils en avaient les moyens, l’occasion et la motivation. S’il est quasiment impossible d’éliminer la fraude, il y a toutefois plusieurs facteurs dont devraient tenir compte les organisations et les conseillers juridiques d’entreprises afin d’éviter des pertes catastrophiques.

Une façon d’atténuer les risques de fraudes au sein d’une organisation est d’empêcher que les personnes qui seraient les plus portées à en commettre n’y entrent. Les personnes susceptibles d’être engagées par un employeur doivent savoir que leur curriculum vitae sera passé au peigne fin et que toutes leurs références seront vérifiées. Il existe des services externes qui permettent d’appuyer ce processus, en procédant à une vérification des antécédents judiciaires, ainsi que des résultats scolaires et titres universitaires du candidat. Recherchez tout signe de discontinuité dans l’expérience professionnelle du candidat, et ne manquez jamais de procéder à une vérification auprès de son employeur actuel ou de son employeur le plus récent.

Les cadres supérieurs, qui ont une vue d’ensemble de l’organisation, sont idéalement placés pour prévenir la fraude en étudiant les relevés de compte mensuels de la société. Tous les mois, un cadre supérieur qui n’a pas de pouvoir de signature devrait obtenir les relevés de compte directement de la banque, les passer lui-même en revue, et poser des questions sur tout ce qui ne serait pas parfaitement clair, avant que le service de comptabilité ne commence son processus de rapprochement des comptes.

Les mesures que de nombreuses organisations ont prises dans le but de réduire les coûts et d’accroître les rendements ont mené, par inadvertance, à l’élimination ou à l’affaiblissement de différents contrôles déjà en place, comme la double signature de chèques, la séparation des pouvoirs, les vacances obligatoires ou la rotation des fonctions.

Peu importe la société concernée, si elle veut mener des activités, de tels contrôles sont essentiels. Les dossiers de clients, les documents comptables ainsi que d’autres renseignements confidentiels sont-ils protégés par des mots de passe informatiques et leur accès est-il réservé uniquement à ceux qui ont les pouvoirs et les droits requis? Est-ce qu’il y a une boîte verrouillée à proximité pour les documents à déchiqueter et est-ce que des instructions sont données aux employés quant aux documents qu’il faut recycler et aux documents qu’il faut déchiqueter?

Il s’est avéré que la mise en place d’un service téléphonique spécial pour la dénonciation de cas de fraude ainsi que la préservation de l’anonymat du dénonciateur donnent des résultats tangibles. La protection de l’anonymat peut être renforcée si ce service est confié à une société extérieure qui fournit des lignes téléphoniques et des ressources Internet confidentielles qui permettent de rapporter des cas de fraude réels ou appréhendés.

Les employés doivent comprendre que la société ne tolérera absolument aucun cas de fraude et que lorsqu’un fraudeur aura été détecté et arrêté, il sera immédiatement licencié et la nouvelle de la fraude sera portée à la connaissance de tous les employés.

Si la culture de l’organisation comprend une équipe de direction qui fait véritablement ce qu’elle préconise en matière de respect de normes déontologiques élevées, cela encouragera les employés à s’exprimer. Avant tout, les employeurs devraient s’efforcer de créer un contexte dans lequel les employés ont la possibilité de s’exprimer et ont l’impression qu’ils participent véritablement à l’accomplissement des objectifs de l’entreprise. Un employé heureux ou une employée heureuse est moins susceptible de chercher à escroquer son employeur.