Les personnes qui travaillent dans votre cabinet ou votre organisation sont votre ressource la plus précieuse. Commençons donc avec eux.

Questions à se poser

La période de la pandémie a été marquée par des changements continus et toute personne qui retourne au travail devra apporter des ajustements à son comportement. Votre plan doit être au service de vos gens. Si vous connaissez leur situation particulière et que vous en tenez compte dans le plan, ils seront plus enclins à appuyer les changements et à être motivés à retourner au bureau.

Rencontrez ou sondez les membres du cabinet individuellement ou par services si vous souhaitez recueillir les renseignements suivants :

• Tout problème de santé ou facteur de risque dont il faudra tenir compte lors du retour au bureau. Prévoyez que les associés de 70 ans et plus et les personnes atteintes d’une maladie auto-immune auront besoin d’un plan différent, tout comme celles qui vivent avec des personnes à risque.
• Qui sont les aidants naturels ou les parents, et quels sont leurs besoins. Le travail à la maison ou l’ajustement des heures de présence au bureau pourraient suffire pour ceux qui ont des enfants en bas âge.
• Les moyens de transport utilisés pour se rendre au bureau (transport en commun). Est-ce que certains ont accès à une voiture? Serait-il possible pour eux d’utiliser la voiture s’ils avaient accès à un stationnement?
• Les aspects qui aideraient votre personnel dans son travail. Certains ont peut-être besoin d’être au bureau pour être productifs; un retour précoce pourrait donc aussi leur faire grand bien, psychologiquement parlant.
• Qui doit retourner au bureau le plus tôt possible (ex. : un juriste performant qui est plus efficace au bureau, un employé qui a besoin de supervision ou qui suit un programme de gestion du rendement, ou un comptable qui travaille sur papier).
• Y a-t-il des éléments de la routine de télétravail que vos employés aimeraient conserver à l’avenir?

Une fois ces renseignements en main, vous pourrez passer aux mesures visant à soutenir le personnel lors du retour au bureau. Cependant, assurez-vous de respecter les lois sur la protection des renseignements personnels lors de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la consignation de ces renseignements.

Horaires de bureau

Toute personne qui peut faire efficacement du télétravail devrait continuer de le faire jusqu’à nouvel ordre.

Pour les employés qui retournent au bureau, il peut être avisé d’examiner leur horaire de travail en tenant compte des éléments suivants :

• Quarts de travail (6 h à 14 h, 10 h à 18 h, 14 h à 22 h).
• Horaires en alternance (groupe 1 : lundi, mercredi, vendredi; groupe 2 : mardi, jeudi, samedi).
• Décalage des arrivées et des départs des employés pour réduire le nombre de personnes qui entrent et qui sortent du bureau en même temps.

De nombreux employés ont travaillé efficacement de la maison au cours des derniers mois. Serait-il possible pour certains de « normaliser » cette pratique de manière permanente?

Gestion des changements

Attendez-vous à ce que le retour au bureau crée de l’anxiété, du stress ou de la peur chez vos employés. En communiquant clairement ce que vous avez fait et ce que vous attendez de vos employés, vous contribuerez à l’établissement d’un climat de confiance au sein de votre personnel. Voici quelques idées :

• Produisez des documents clairs (foire aux questions, guide sur les mesures de sécurité, protocoles, etc.) et diffusez-les sous forme d’affiches, de courriels ou de pages Web. Santé Canada, le Center for Disease Control de la Colombie-Britannique et l’Institut national de santé publique du Québec offrent des ressources utiles.
• Désignez des ambassadeurs du retour au bureau qui pourront répondre à des questions, présenter l’espace reconfiguré et fournir des instructions sur la façon de l’utiliser.
• Désignez des responsables qui s’assurent du bien-être des employés et qui sont à l’affût de tout changement dans la culture du bureau (comme le directeur des ressources humaines, le gestionnaire de bureau, le directeur associé, le responsable des étudiants ou l’associé directeur).
• Communiquez clairement vos attentes. Mentionnez que certaines mesures sont temporaires et demandez au personnel de se préparer à des ajustements. Donnez aux employés les moyens de s’occuper des tâches qu’ils peuvent accomplir.
• Créez un groupe de travail sur la COVID-19 avec certains membres du personnel, qui poursuivront les recherches et mettront à jour les protocoles de votre cabinet ou de votre organisation.
• Encouragez vos employés à continuer d’accorder la priorité à leur santé mentale. Mettez en évidence tout programme d’aide aux employés qui est en place pour les questions liées à la COVID-19, et profitez des programmes et des ressources d’ABC Mieux-être qui sont à votre disposition.

Politiques et protocoles de santé

Il est important que vous actualisiez vos protocoles et politiques sanitaires actuelles pour qu’ils soient en harmonie avec toute mesure transitoire ou à long terme liée au retour au bureau. Voici quelques aspects à envisager :

• Comment modifierez-vous vos politiques pour tenir compte des éléments suivants?
  • Les demandes de surveillance des symptômes ou de prise de la température des employés avant leur retour au bureau.
  • Les personnes qui doivent garder leurs enfants à la maison parce que l’école ou la garderie est fermée.
  • Les objecteurs de conscience qui ne sont pas à l’aise de revenir au bureau.
  • Les personnes dont des proches sont atteints de la maladie ou présentent des symptômes.
  • Les personnes qui sont des aidants naturels ou qui ont des proches immunodéficients.
  • Les personnes qui présentent des signes d’infection, mais qui peuvent aussi être causées par un rhume ou des allergies.
• Avez-vous des sous-traitants auxquels vos politiques ne s’appliquent pas? Que se passera-t-il s’ils présentent des symptômes, si leurs proches reçoivent un résultat positif, s’ils sont immunodéficients, etc.?
• Que se passe-t-il si votre équipe de direction est touchée par le virus? Envisagez de demander à des partenaires clés de s’isoler pour réduire les risques que toute l’équipe soit atteinte de la maladie en même temps.
• Quel est le protocole si un membre du personnel reçoit un résultat positif? Présentez ledit protocole pour que tous soient prêts à l’appliquer immédiatement.
• Êtes-vous en mesure de retrouver des tiers qui auraient été en contact avec un membre du personnel au résultat positif?
• Avez-vous un espace où le personnel ou des clients pourront être isolés et sortir s’ils présentent des symptômes au bureau?

Autres politiques

En parallèle avec l’élaboration de votre plan de retour au bureau, pensez à modifier les politiques de soutien :

• travail de la maison;
• congés de maladie;
• vacances (en cas de changements aux politiques de report des congés ou à la procédure d’approbation);
• voyages d’affaires.

Envisagez d’ajouter une note aux communications que vous envoyez à vos employés, comme la suivante : « Tous les ajustements et modifications aux politiques sont apportés dans le but, pour autant que nous sachions, d’assurer le bien-être des employés à la date de leur entrée en vigueur ».

Soyez transparent et annoncez les processus habituels qui feront l’objet de retards ou de modifications :

• recrutement et embauche;
• gestion du rendement;
• prix et distinctions.