Le plan pour vos installations variera selon l’aménagement de votre bureau, ainsi que les instructions et le soutien du propriétaire ou du gestionnaire de l’immeuble.

Nettoyage et désinfection

Les plus grandes conséquences pour votre bureau seront les procédures accrues de nettoyage et de désinfection. Voici quelques suggestions pour contribuer à la réduction des risques de transmission du virus :

• Envisagez d’embaucher du personnel qui s’occupera à temps plein du nettoyage. Dans cette « nouvelle normalité », il est acceptable et même rassurant de voir des gens s’affairer à l’entretien pendant le jour.
• Mettez du désinfectant pour les mains à la disposition des employés dans les aires communes et encouragez-les à se laver les mains.
• Adoptez une politique de propreté des bureaux pour éviter l’accumulation d’effets personnels et de paperasse et pour permettre le nettoyage méticuleux des surfaces en dehors des heures de bureau.
• Dépouillez l’aire de réception de tout magazine et document.
• Nettoyez souvent et visiblement les endroits que les gens touchent souvent (poignées de porte, interrupteurs, rampes d’escalier) ainsi que les objets partagés, comme les téléphones, les imprimantes et photocopieuses, les dateurs pour le système de remboursement des dépenses, les télécopieurs et les distributrices de timbres. Laissez des lingettes désinfectantes près de l’équipement pour le désinfecter avant de l’utiliser.
• Établissez un protocole de nettoyage des salles de réunion immédiatement après les rencontres et prévoyez du temps entre chaque événement pour laisser le personnel d’entretien faire son travail.
• Mettez en place un système normalisé pour indiquer qu’une aire ou qu’un objet a été nettoyé ou doit l’être (par exemple, à l’aide d’un carton de couleur avec un code ou d’un Post-it).
• Reconsidérez les postes de travail partagés et les espaces où sont partagés des téléphones, des casques téléphoniques, des claviers d’ordinateur, des stylos, des brocheuses ou tout autre article de bureau. Si ces articles doivent être partagés, fournissez des lingettes désinfectantes pour que les gens les nettoient avant de les utiliser.
•  Modifiez la disposition des sièges dans la réception et dans les salles de réunions. Attribuez des sièges et du matériel à chaque personne lors de séances d’une journée pour éviter que plusieurs personnes touchent une surface ou un objet.
• Centralisez la gestion des déchets en un seul endroit, augmentez la fréquence de sortie des poubelles et du recyclage et donnez au personnel d’entretien du temps pour réaliser tous les protocoles additionnels de nettoyage.
• Si possible, ajustez la circulation de l’air pour éviter certaines zones achalandées, ou séparez la circulation de l’air dans différentes sections pour réduire la transmission des gouttelettes. Dans la mesure du possible, ouvrez des fenêtres pour assurer la circulation d’air.
• Si possible, commandez des fournitures supplémentaires avant le retour au bureau. Il pourrait manquer de savon à main, de détergent pour lave-vaisselle, de désinfectant pour les mains, de lingettes désinfectantes, de mouchoirs, de papier essuie-main ou de papier hygiénique. Assurez-vous d’en avoir assez avant d’ouvrir le bureau.
• Permettez aux clients de conserver les fournitures de bureau (stylos, blocs-notes, etc.) ou utilisez des conteneurs de couleur pour indiquer celles qui ont été utilisées ou nettoyées.
• Discutez des meilleures méthodes de gestion du courrier et des livraisons, comme de désigner une personne qui porterait de l’équipement de protection individuelle pour ouvrir le courrier une fois par jour. Selon le New England Journal of Medicine, le coronavirus à l’origine de la COVID-19 survivrait jusqu’à 24 h sur le carton. Donc si ce n’est pas urgent, laissez le courrier à l’écart pendant ces 24 h.
• À plus long terme, envisagez des dispositifs sans contact : robinets, distributeurs de savon et de papier essuie-main, portes automatiques, lecteurs de badges, poubelles et bacs de recyclage.

Équipement de protection individuelle (ÉPI)

L’ÉPI comprend le masque, les gants, et potentiellement, des lunettes ou une visière. Consultez les recommandations de Santé Canada et de votre autorité de santé publique régionale avant d’adopter des pratiques.

Veillez à expliquer au personnel et aux clients les pratiques que vous adoptez dans votre bureau et les raisons pour lesquelles vous les adoptez. Lorsque le port d’un ÉPI est requis, indiquez clairement qui est responsable de le fournir et fournissez des instructions sur la façon de mettre et d’enlever l’ÉPI.

Quelles que soient les nouvelles pratiques que vous adopterez, certaines personnes pourraient choisir de porter un ÉPI leur appartenant ou un ÉPI supplémentaire à leur retour au bureau pour se protéger de la transmission des germes par contact et par gouttelettes. Dans la mesure du possible, respectez les points de vue de ces personnes.

Pour aider les milieux de travail juridiques à protéger leur personnel et leurs clients, l’ABC a trouvé des fournisseurs de masques en tissus et de masques jetables non médicaux (achats en vrac). Communiquez avec votre division locale pour passer une commande.

Salles à manger et nourriture

Les salles à manger ou les cuisines, avec leurs nombreuses surfaces de contact (robinet, réfrigérateur, rafraîchissoir d’eau, lave-vaisselle, micro-ondes, ustensiles et vaisselle), présentent des difficultés quant à la désinfection et à l’éloignement physique. Les approches pour y remédier varient; voici quelques possibilités :

• Fermer complètement la cuisine.
• Retirer les places assises, mais permettre l’accès au frigo.
• Demander aux gens d’apporter leurs propres ustensiles et vaisselle, ou utiliser de la vaisselle et des ustensiles jetables.
• Échelonner les périodes de repas pour les personnes qui utilisent la cuisine.
• Exiger que les repas livrés soient laissés à l’extérieur du bureau pour minimiser le nombre de tiers y ayant accès.
• Fournir des lingettes désinfectantes pour nettoyer la poignée du frigo, le micro-ondes, les robinets, etc.
• Restreindre le service de boissons ou utiliser des gobelets jetables et des bouteilles d’eau pour les clients.

Si votre bureau tient souvent des repas d’affaires ou fournit de la nourriture au personnel, pensez à éliminer les buffets ou les stations libre-service et à offrir des repas emballés. Assurez-vous de dire aux fournisseurs comment se passera la réception des commandes.

Distanciation physique

Il a été établi que le maintien d’une distance de deux mètres est un facteur clé permettant de réduire la propagation de la COVID-19 et il devrait s’agir d’un élément clé de votre plan de retour au bureau.

• Tenez compte des restrictions de votre province ou territoire sur le nombre d’occupants d’une pièce. Combien de personnes peut-il y avoir dans une aile ou sur un étage? Par conséquent, déterminez le nombre de personnes pouvant se trouver sur un même étage ou dans une même aile. Certaines autorités d’autres pays suggèrent qu’il ne devrait pas y avoir plus d’une personne pour chaque aire de quatre mètres carrés d’un bureau.
• Envisagez d’installer un écran de plexiglas au bureau de la réception. Ces écrans peuvent aussi servir de cloison lors de réunions entre le client et l’avocat ou les membres du personnel.
• Pour aider tout le monde à garder deux mètres de distance avec les autres, apposez des indicateurs au plancher :
  • autour de la chaise dans un bureau ou à un poste de travail;
  • à la réception;
  • dans les salles de conférence et de réunion;
  • devant les ascenseurs;
  • dans les ascenseurs;
  • dans la cuisine;
  • partout où les employés peuvent se croiser ou il peut y avoir une file d’attente (photocopieuse, ascenseurs, salles de bain).
• Si les couloirs sont étroits, envisagez d’en faire un sens unique (dans le sens des aiguilles d’une montre) ou ne permettez la circulation que d’une personne à la fois.
• L’ABC a mis au point des modèles gratuits et téléchargeables de panneaux que les milieux de travail juridiques sont invités à imprimer et à afficher dans leurs bureaux. Consultez le fichier en pièce jointe.
• Envisagez de fermer les aires sociales et les endroits qui ne sont pas essentiels.
• Déterminez les espaces dont il faudra cesser l’utilisation pour satisfaire aux exigences. Verrouillez les portes ou retirez les chaises superflues des postes de travail, de la réception ou de la salle de conférence (permet aussi au personnel d’entretien de ne nettoyer que ce qui est nécessaire), installez des affiches, indiquez les restrictions sur les plans d’étage et transmettez l’information au personnel.
• Si vous n’avez pas de place pour ranger les meubles inutilisés, demandez au propriétaire ou aux autres locataires s’ils ont des espaces inoccupés – pour certains, le retour au bureau pourrait se faire plus tard. Vous pouvez aussi louer un espace d’entreposage.
• Envisagez d’installer des écrans protecteurs entre les postes de travail ou de modifier leur orientation pour que les employés ne soient pas installés face à face.
• Déterminez quelles portes pourraient rester ouvertes sans que cela compromette la sécurité et la confidentialité ainsi que le respect du code de prévention des incendies.

Stationnement

Une fois connus les nouveaux besoins de votre personnel, pensez à modifier l’attribution des stationnements :

• Y a-t-il assez de stationnements pour les employés qui doivent se rendre au bureau en voiture?
• Des gens accepteraient-ils de donner leur place à quelqu’un qui en a besoin?
•  Pouvez-vous alterner les jours de présence au bureau pour libérer des places de stationnement.
• Si possible, louez d’autres espaces dans le stationnement de l’immeuble ou dans des stationnements à proximité.

Communications

Une fois que vous avez déterminé les modifications qui doivent être apportées à vos bureaux, communiquez-les de façon claire et transparente à vos employés. Installez des avis sur les portes, près des ascenseurs et les aires de réception qui expliquent les mesures mises en place, ce qui permettra le partage de renseignements et contribuera à rassurer vos employés et vos clients.

Veillez aussi à informer tout intervenant clé des exigences qui les concernent, notamment les gens suivants :

• vos visiteurs;
• vos fournisseurs;
• le propriétaire de l’immeuble;
• les autres locataires – il est important d’avoir les mêmes protocoles et les mêmes attentes si vous partagez un espace commun, une cuisine, des toilettes, un espace de bureau ou un étage avec eux;
• vos sous-traitants, comme le personnel d’entretien et de soutien technique;
• vos assureurs;

Postes Canada et les autres services de courrier (établissement d’une aire de livraison désignée).