Solutions de rechange pour les réunions

Vos clients sont essentiels à votre entreprise, il est donc important de reprendre les rencontres en personne de manière sécuritaire. Voici quelques pistes de réflexion sur la tenue de rencontres avec eux au bureau :

• Est-ce possible de tenir la rencontre par téléphone ou par visioconférence?
• Recevez-vous les clients imprévus, ou seulement les clients qui avaient rendez-vous?
• Songez à limiter la durée des rencontres en personne.
• Les clients peuvent-ils attendre à l’extérieur du bureau jusqu’à ce que vous les invitiez à entrer pour leur rendez-vous?
• Est-ce que les réunions peuvent se tenir à l’extérieur (en prenant les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité de la discussion)?

Gestion des attentes

Une fois votre plan établi, communiquez à l’avance aux clients les éléments d’information qui les concernent par courriel ou par message texte.

Un exemple de courriel est fourni ci-dessous :

Bonjour,

Comme vous avez rendez-vous le XX, nous voulons vous aviser des mesures en place dans nos bureaux en vue d’assurer la sécurité de notre personnel et des visiteurs, ce qui comprend une réduction des services offerts et des exigences plus rigoureuses en matière de nettoyage.

Le bureau n’est ouvert au public qu’entre 10 h et 14 h afin de permettre le décalage des horaires de travail et un contact limité du personnel avec des tiers. Veuillez vous assurer d’arriver à votre rendez-vous à l’heure convenue.

En raison de ces mesures, notre salle de conférence ne peut accueillir pour l’instant qu’un maximum de six personnes. Nous vous demandons donc de vous limiter à deux accompagnateurs. Si c’est impossible, veuillez nous en aviser.

Nous avons apporté des modifications à nos installations et l’accès à certains endroits (notamment les toilettes) pourrait être restreint. De plus, nos ascenseurs ne peuvent accueillir que deux personnes à la fois. Veuillez ainsi arriver avec un peu d’avance en prévision de l’attente pour vous stationner et pour prendre l’ascenseur.

Nous demandons à tous les visiteurs de porter un masque non médical. Si vous en avez un, nous vous invitons à le porter. Si vous n’en avez pas, nous vous en fournirons un.

Enfin, si vous ne vous sentez pas bien ou que vous présentez des symptômes de maladie, nous vous demandons de reporter votre rendez-vous.

Sincères salutations,

Une communication ouverte rassurera les clients que leur santé et leur sécurité, ainsi que celles de votre personnel, demeurent votre première priorité.