Le 1er novembre 2018, l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a publié une version provisoire d’une révision de la ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des pensions (la « ligne directrice provisoire »). Cette ligne directrice a pour objet d’établir des normes et des pratiques exemplaires fondées sur des principes que devraient suivre les administrateurs de régimes de retraite, en plus des exigences législatives, dans le cadre de leurs communications électroniques. Cette version révisée de la ligne directrice remplacera celle de 2002.
Formes de consentement du participant
La ligne directrice provisoire encourage le recours à la communication électronique comme option par défaut pour fournir des renseignements aux participants (lorsque cette approche est permise par la loi) ou, au minimum, la reconnaissance du consentement réputé des participants à la communication électronique. Toutefois, certains territoires de compétence exigent le consentement exprès des participants au régime.
Lorsque la loi sur les régimes de retraite permet le consentement réputé, le fait de transmettre à l’administrateur du régime le nom d’un système d’information désigné est suffisant pour fournir ce consentement.
La liste des renseignements à fournir aux participants, au moment du consentement exprès ou réputé, a été réduite. L’ACOR stipule simplement que le participant doit être informé qu’il a le droit de révoquer son consentement.
Présentation de l’information
Désormais, la ligne directrice provisoire précise seulement que le contenu de la communication électronique « doit être identique au contenu de la version papier ». Cela diffère de la version précédente qui exigeait que le document électronique soit « présenté sous la même forme ou essentiellement sous la même forme que le document écrit » et qui permettait une présentation différente de l’information dans le format électronique et dans les documents imprimés.
Sécurité et distribution électronique de l’information
La ligne directrice provisoire précise que la communication électronique est présumée avoir été fournie lorsqu’elle est affichée dans un système d’information désigné par le destinataire pour la recevoir et qu’elle peut être récupérée et traitée par celui-ci (par exemple, en envoyant un courriel).
Si des documents sont affichés dans un site Web, l’administrateur du régime doit aviser les destinataires que l’information est disponible et leur fournir les détails pour y accéder. Les renseignements confidentiels doivent être accessibles au moyen d’un mot de passe ou d’un système d’authentification unique.
L’ACOR conseille également aux administrateurs de régimes d’envisager de mettre en place et de maintenir un protocole afin de protéger la sécurité des renseignements envoyés et conservés, ainsi qu’un protocole pour récupérer les données perdues ou altérées.
Commentaires
Le contexte a grandement évolué depuis la publication de la version originale de la ligne directrice. Les technologies ont évolué, et un certain nombre de territoires de compétence canadiens ont adopté, depuis 2002, des lois en matière de communication électronique dans le domaine des régimes de retraite, qui doivent être respectées.
La ligne directrice provisoire apporte des modifications qui seront bien accueillies. Tout particulièrement, l’énoncé relatif au consentement par défaut et au consentement réputé est utile. Il est également pertinent de reconnaître que l’information est souvent affichée dans un site Web à l’intention des participants plutôt qu’envoyée directement à ceux‑ci.
Malheureusement, dans certains cas, les lois sont plus restrictives que la ligne directrice provisoire. Nous espérons que celles‑ci seront éventuellement révisées pour tenir compte de la ligne directrice dans sa version définitive.
La date d’échéance pour présenter des commentaires sur la ligne directrice provisoire était le 13 décembre 2018.
Tracy Solhi et Andrew Zur sont des juristes spécialisés dans les régimes de retraite et les avantages sociaux qui exercent dans le cabinet Morneau Shepell Ltd.