Règlements de la Division – Adoptés à l’Assemblée générale annuelle de la Division, le 12 mai 2011
Statuts et règlements constitutifs
ARTICLE 1 - DÉNOMINATION
Article 1.01
Dénomination - II est constitué une division québécoise de l'Association du Barreau canadien / The Canadian Bar Association (l’« Association ») dénommée « Division du Québec de l'Association du Barreau canadien » (la « Division »).
ARTICLE 2 - OBJET
Article 2.01
Objet - L'objet de la Division est :
a) De réaliser les buts de l'Association;
b) De protéger et de promouvoir les intérêts des membres de l’Association.
ARTICLE 3 - POUVOIRS
Article 3.01
Pouvoirs - La Division jouit de tous les pouvoirs nécessaires pour réaliser son objet et, à cette fin, elle organise des réunions, conférences et congrès en son sein ou en collaboration avec d'autres associations et institutions.
ARTICLE 4 - SIÈGE
Article 4.01
Siège - La Division a son siège à Montréal.
ARTICLE 5 – EXERCICE FINANCIER
Article 5.01
Exercice - L'exercice financier de la Division se termine le 31 août de chaque année.
ARTICLE 6 - MEMBRES
Article 6.01
Membres-La Division est composée des membres de l'Association, à quelque titre que ce soit, qui résident dans la province de Québec (la « Province »).
Un membre résidant dans la région de la capitale nationale ou dans une autre province ou territoire peut choisir d’appartenir à la Division en plus de celle de son lieu de résidence, à condition qu’il soit membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec.
ARTICLE 7 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 7.01
Assemblée générale annuelle - L'assemblée générale annuelle des membres se réunit au moins une fois par année civile à la date et au lieu fixé par le Conseil ou par le Comité exécutif. Elle a pour objet l'examen des comptes de l'exercice précédent, la nomination des vérificateurs, l'élection des membres du Conseil pour l'année à venir et la discussion de toutes questions à l'ordre du jour.
Article 7.02
Assemblées générales extraordinaires - Les assemblées générales extraordinaires des membres ne sont assujetties à aucune restriction en ce qui concerne la date et le lieu ainsi que l'objet de leur réunion. Elles se tiennent sur la convocation du Conseil ou du Comité exécutif ou à la suite d’une demande faite par cinquante (50) membres de la Division.
Article 7.03
Avis de convocation - Un avis de convocation est donné à chaque membre au moins quatorze (14) jours avant toute assemblée. Cet avis peut être donné au moyen d'une circulaire ou imprimé dans une publication destinée aux membres, par courriel ou par tout autre moyen de communication jugé efficace. L'avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire des membres doit mentionner le but pour lequel elle est convoquée.
Article 7.04
Quorum - Les membres présents constituent le quorum nécessaire d'une assemblée générale.
Article 7.05
Ajournement - Toute assemblée des membres peut, au moyen d'un vote majoritaire, ajourner ses délibérations à une autre date ou en un autre lieu et peut alors reprendre ses délibérations sans nouvel avis de convocation. Lorsqu'une assemblée est ainsi reprise, ses délibérations peuvent porter sur toutes les questions qui auraient pu faire l'objet de l'assemblée au cours de laquelle l'ajournement en avait été décidé pour la première fois.
Article 7.06
Droit de vote - Le droit de voter à une assemblée des membres appartient à toute personne inscrite comme membre aux registres de la Division en date de la réunion de l'assemblée.
Article 7.07
Président de l'assemblée - Chaque assemblée des membres est présidée par le Président ou, en son absence, par le Vice-président.
Article 7.08
Secrétaire de l'assemblée - À chaque assemblée des membres, le directeur exécutif ou son adjoint ou, en leur absence, une personne désignée par le Président, fait office de secrétaire.
Article 7.09
Délibérations - Sauf dispositions contraires à la loi ou aux présents règlements, les décisions sont prises à la majorité des voix régulièrement exprimées. En cas de partage des voix, que le vote soit à main levée ou au bulletin secret, la voix du président est prépondérante. Les assemblées se déroulent selon les procédures en usage dans les assemblées publiques.
Article 7.10
Vote à main levée - À toute assemblée des membres, à moins qu'on ait demandé le vote au scrutin secret, tout vote peut être pris à main levée. Lors d'un vote à main levée, chaque membre ne possède qu'une voix et la déclaration du président selon laquelle une résolution a été adoptée ou rejetée, de même que la constatation qui en est faite au procès-verbal de l'assemblée, constitue une preuve concluante des résultats du vote, sans qu'il soit nécessaire d'établir le nombre ou la proportion des voix recueillies pour ou contre la résolution.
Article 7.11
Vote au bulletin secret - À toute assemblée des membres, avant qu'un vote à main levée n'ait été pris sur une question ou, s'il en a été pris un, au moment où on en annonce le résultat, le président peut ordonner la reprise de ce vote par scrutin secret, soit de sa propre initiative, soit à la demande de cinq (5) membres qui ont droit de vote à l'assemblée.
Article 7.12
Affaires financières de la Division - Les affaires financières de la Division sont administrées par la société incorporée le 12 septembre 1986 sous la raison sociale l'Association du Barreau canadien, Division du Québec, sous l'autorité du Conseil, conformément à l'entente intervenue à cet égard en date du 17 mars 1986 avec l'Association ou à toute entente subséquente.
ARTICLE 8 - CONSEIL
Article 8.01
Membres du Conseil divisionnaire - La Division est administrée par un Conseil (« Conseil ») composé des membres suivants :
a) Les membres du conseil national qui siègent à titre de membres d'office et de membres désignés, conformément au paragraphe (1) de l'article 35 du Règlement Numéro 1 de l'Association et qui résident dans la Province;
b) Les membres du conseil national élus conformément à l'article 73 du Règlement Numéro 1 de l'Association et qui résident dans la Province;
c) Les membres du Comité exécutif de la Division;
d) Les présidents des sections et des conférences de la Division;
e) Les anciens présidents de la Division et de l’Association qui résident dans la Province.
f) Le représentant divisionnaire de la Revue du Barreau canadien ou le rédacteur de toute autre publication officielle de l'Association qui réside dans la Province;
g) Un membre étudiant de l’Association, président ou représentant agréé par la Division de toute association d'étudiants en droit de la Province, ce membre ayant, nonobstant les au contraire dans le Règlement Numéro 1 de l'Association, droit de vote à toutes les assemblées du Conseil;
h) Cinq (5) juges, membres de l'Association;
i) Tout autre membre de la Division que les membres de la Division peuvent désigner par résolution lors d’une assemblée.
Article 8.02
Observateurs au Conseil – Les personnes suivantes ont droit de siéger au Conseil à titre d’observateurs :
a) Le bâtonnier du Québec;
b) Les bâtonniers de sections du Barreau du Québec;
c) Le président de l’Association des avocats et avocates de province;
d) Le juge en chef de la province de Québec et les juges de la Cour d’appel du Québec;
e) Le juge en chef, le juge en chef associé et le juge en chef adjoint de la Cour Supérieure;
f) Le juge en chef, le juge en chef associé et les juges en chefs adjoints de la Cour du Québec;
g) Le ministre de la Justice du Québec;
h) Le président de la Chambre des notaires du Québec;
i) Le représentant de l’Association professionnelle des notaires du Québec (APNQ);
j) Le président de la Lord Reading Law Society;
k) Les doyens des facultés de droit de l’Université Laval, de l’Université McGill, de l’Université de Montréal, de l’Université du Québec à Montréal, de l’Université de Sherbrooke et de la faculté de droit civil de l’Université d’Ottawa;
Les observateurs peuvent assister et participer aux délibérations du Conseil mais ils n’ont pas le droit de voter, de proposer ou d’appuyer des résolutions.
Article 8.03
Pouvoirs du Conseil - Outre les pouvoirs que lui confèrent expressément la loi, le Règlement Numéro 1 de l'Association et les présents règlements, le Conseil est autorisé à exercer, au nom de la Division, tous les pouvoirs qui appartiennent à celle-ci et dont ni la loi ni le Règlement Numéro 1 de l'Association n'ordonnent ou n'exigent expressément qu'ils soient exercés par les membres réunis en assemblée générale ou de quelque autre façon. Le Conseil dirige l'administration des affaires de la Division et poursuit ses objets. Sous réserve de l'autorité du conseil national, le Conseil possède, pour administrer dans la Province les affaires strictement divisionnaires de l'Association, des pouvoirs identiques à ceux que le conseil national possède quant à l'Association dans son ensemble.
Article 8.04
Réunions régulières - Le Conseil se réunit sur convocation du Président aussi souvent que l'exige l'intérêt de la Division. Le Président doit convoquer le Conseil lorsqu'un cinquième des membres du Conseil le demande.
Article 8.05
Quorum - A toute réunion du Conseil, la présence d'au moins cinq (5) ou de vingt pour cent (20%) des membres, selon le moindre des deux, est nécessaire pour assurer la validité des délibérations.
Article 8.06
Ajournement - Qu'il y ait quorum ou non, toute réunion du Conseil peut ajourner ses délibérations à une autre date et en un autre lieu, par le vote affirmatif d'une majorité des voix se prononçant sur la question, et reprendre ses délibérations, en conformité de cet ajournement, sans nouvel avis de convocation.
Article 8.07
Délibérations - Les décisions du Conseil, chaque fois qu'il se réunit, se prennent à la majorité des voix exprimées sur toutes les questions qui se soulèvent, chacun des membres disposant d'une voix.
Article 8.08
Président - Chaque réunion du Conseil est présidée par le Président et, en son absence, par le Vice-président. En l'absence de tous les titulaires de ces postes, les membres présents choisissent dans leur sein un président de séance.
Article 8.09
Secrétaire - À toutes les séances du Conseil, le directeur exécutif ou son adjoint, ou, en leur absence, une personne désignée par le président, fait office de secrétaire.
Article 8.10
Vacances - Les vacances au sein du Conseil sont comblées par nomination du Comité exécutif de la Division.
Article 8.11
Démission - Un membre du Conseil peut se démettre de ses fonctions n'importe quand en présentant sa démission, de vive voix ou par écrit, au Président ou au Secrétaire de la Division. Une démission ainsi présentée ou remise n'est assujettie à aucune formalité d'acceptation et, à moins qu'elle contienne une stipulation contraire, prend effet immédiatement et rend du même coup vacant le siège du membre démissionnaire.
ARTICLE 9 – COMITÉ EXÉCUTIF
Article 9.01
Comité exécutif - Le comité exécutif de la Division (le « Comité exécutif ») est constitué de quinze (15) membres, dont :
a) Le Président et le Président sortant de la Division;
b) Huit (8) membres élus par le Conseil (incluant le vice-président, le trésorier et le secrétaire) dont au moins un notaire et un membre inscrit au Barreau de Québec;
c) Un membre en règle de la Division désigné par l'Association du Jeune Barreau de Montréal;
d) Un membre en règle de la Division désigné par l’Association du Jeune Barreau de Québec;
e) Un membre en règle de la Division désigné par l'Association des Jeunes Barreaux du Québec;
f) Un membre en règle de la Division désigné par l’Association des avocats et avocates de province;
g) Un membre en règle de la Division choisi par le Comité exécutif parmi les membres du Comité égalité de la division.
Article 9.02
Devoirs - Le Comité exécutif représente la Division. Entre les assemblées du Conseil, il possède tous les pouvoirs du Conseil, sauf celui d'adopter des règlements. Le Comité exécutif fait rapport à chaque assemblée du Conseil.
Article 9.03
Réunions - Le Comité exécutif peut se réunir pour expédier les affaires courantes et ajourner ou réglementer ses assemblées comme il l'entend. Le Comité exécutif peut fixer lui-même son quorum; à défaut, celui-ci consiste en la majorité des membres.
Article 9.04
Vacance - Toute vacance au sein du Comité exécutif est comblée par le Conseil sur recommandation du Comité exécutif; entre-temps, le Comité exécutif peut combler le poste temporairement.
Article 9.05
Responsabilité des membres du Conseil et des membres du Comité exécutif - Nul membre du Conseil ou du Comité exécutif de la division du Québec n'est responsable des pertes, dommages ou frais de quelque nature que ce soit qu'il peut faire subir à celle-ci en s'acquittant des fonctions dont il est investi ou par des actes se rattachant à l'exercice de ces fonctions, à moins que ceci ne se produise par suite de malhonnêteté de sa part ou n'ait pour cause une négligence ou omission volontaire dont il soit l'auteur.
Article 9.06
Indemnisation des membres du Conseil et du Comité exécutif - Tout administrateur ou dirigeant de la Division, tout ancien administrateur ou dirigeant de la Division, leurs héritiers et ayants cause, de même que leur succession, sont tenus indemnes et à couvert par la Division à l'égard des coûts, frais et dépenses, incluant les frais légaux, ou tout montant payé afin de régler une action ou de satisfaire à un jugement, raisonnablement encourus par cet administrateur ou dirigeant concernant quelque action ou procédure, civile, criminelle ou administrative à laquelle il est partie en raison du fait qu’il est ou a déjà été un administrateur ou dirigeant de la Division si :
a) il a agi de façon honnête et de bonne foi en regard des meilleurs intérêts de la Division; et
b) dans le cas d’une action ou procédure criminelle ou administrative résultant en le paiement d’une pénalité monétaire, cet administrateur ou dirigeant avait des motifs raisonnables de croire qu’il agissait conformément à la loi.
Article 9.07
Déclaration d’intérêts des membres du Conseil et du Comité exécutif – Tout membre du Conseil ou du Comité exécutif doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre ses intérêts personnels et ses obligations d'administrateur.
Il doit dénoncer au Conseil ou au Comité exécutif tout intérêt que lui ou des personnes liées ont dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts. Cette déclaration d'intérêts est consignée au procès-verbal des délibérations du Conseil ou du Comité exécutif ou à ce qui en tient lieu.
Un membre doit, sauf nécessité, s'abstenir de délibérer et de voter sur toute question qui le place en conflit d’intérêts.
Article 9.08
Directeur exécutif - Le Comité exécutif retient les services d'un directeur exécutif (le « Directeur exécutif ») qui relève du président et fait l’objet d’une évaluation par le Comité exécutif et, le cas échéant, d'un ou plusieurs adjoints, aux conditions jugées opportunes. Le Directeur exécutif accomplit les tâches qui lui sont confiées par les présents règlements et voit à l'administration courante des affaires de la Division en accord avec ses objectifs et politiques. Il se rapporte au président et au Comité exécutif.
En outre, le Directeur exécutif prépare les réunions de l’assemblée générale, du Conseil et du Comité exécutif. Il est en charge de la préparation et de la transmission des procès-verbaux des réunions. Il assiste le Conseil, le Comité exécutif, les comités et les sections dans leurs responsabilités.
Le Directeur exécutif fait rapport de son administration au Comité exécutif et au Conseil.
ARTICLE 10 – COMITÉ DES DIRIGEANTS
Article 10.01
Composition – Le Comité des dirigeants (« Comité des dirigeants ») est formé du président, du président sortant, du vice-président, du trésorier et du secrétaire.
Article 10.02
Pouvoirs – Le Comité des dirigeants agit à titre consultatif auprès du Conseil et du président. Il exerce les pouvoirs que lui confie le Comité exécutif.
Article 10.03
Réunions – Les réunions du Comité des dirigeants sont convoquées à la demande du président.
Article 10.04
Président - Le président de la division du Québec (le « Président »), sous réserve des instructions que peut, de temps à autre, lui donner le Conseil, assume la direction générale et effective de l'activité et des affaires de la division du Québec. Il préside toutes les assemblées des membres et toutes les réunions du Conseil auxquelles il assiste ainsi que celles du Comité exécutif et du Comité des dirigeants. Il fait rapport au Conseil et au Comité exécutif, lorsque ceux-ci le lui demandent, sur l'état des affaires de la Division. Le Président aide le président national de l'Association à administrer l'Association dans la Province. Il doit également attacher un soin particulier à y promouvoir la cause de l'Association. Il a quant aux matières strictement divisionnaires, les mêmes droits et les mêmes responsabilités que le président national de l'Association en vertu du Règlement Numéro 1 de l'Association.
Article 10.05
Vice-président – Le vice-président (« Vice-président ») est le futur président de la Division. Lorsque le Président est absent ou se trouve dans l'incapacité d'agir, le Vice-président peut remplir ses fonctions et exercer ses attributions. Le Vice-président remplit aussi les fonctions et exerce aussi les pouvoirs que le Conseil peut lui attribuer de temps à autre.
Article 10.06
Secrétaire - Le secrétaire (« Secrétaire ») exécute les mandats spéciaux qui lui sont confiés par le Comité exécutif. Il assiste aux assemblées des membres, aux réunions du Conseil, aux réunions du Comité exécutif et du Comité des dirigeants. En l'absence du Directeur exécutif ou de son adjoint, il en consigne les délibérations dans des registres de procès-verbaux.
Article 10.07
Trésorier - Le trésorier (« Trésorier ») surveille les opérations de la Division en ce qui concerne leur effet sur la situation financière de la Division. Il fait rapport au Conseil, sur demande, à l'occasion de ses réunions ou à tout autre moment, sur la situation financière de la Division. Chaque année, le Trésorier présente un budget à l'intention du Conseil. Une fois autorisé, ce budget est communiqué au Directeur exécutif de l'Association conformément aux dispositions de l'Ordonnance 1 (2) de l'Association.
ARTICLE 11 – COMITÉS, FORUMS, CONFÉRENCES ET MANDATAIRES
Article 11.01
Formation – Le Comité exécutif peut, en tout temps, par résolution, former tout comité, forum, conférence qu'il juge nécessaire. Il en définit le mandat et nomme annuellement les membres et le président, qu'il peut remplacer en tout temps.
Au minimum, le Comité exécutif doit créer les comités suivants :
a) Comité égalité;
b) Comité des ressources humaines;
c) Comité administration et finances;
d) Comité de formation.
Article 11.02
Mandataires - Le Comité exécutif peut, en tout temps, par résolution, constituer une ou plusieurs personnes mandataires de la Division pour les objets, la période de temps et conditions qu'il juge à propos.
Article 11.03
Réunions des comités, forums et conférences – Le président d’un comité, d’un forum ou d’une conférence convoque les réunions du comité et choisit l’endroit, la date et l’heure de ses réunions.
Article 11.04
Quorum – La présence de la majorité des membres d'un comité, d’un forum ou d’une conférence constitue le quorum requis pour la tenue d'une réunion.
Article 11.05
Décisions – Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité des voix, le vote du président est prépondérant.
Article 11.06
Pouvoirs – À moins d’indication contraire du Comité exécutif, tout comité, forum, conférence ou mandataire demeure sous l'autorité et sous la juridiction du Comité exécutif. Son pouvoir est limité à faire des recommandations ou propositions. Tout mandataire ainsi constitué peut être autorisé par le Comité exécutif à déléguer tout ou partie des pouvoirs, de l'autorité et de la liberté d'action qui lui sont conférés.
Article 11.07
Rapports – À la demande du Conseil ou du Comité exécutif, un président de comité, forum, conférence ou un mandataire fait rapport de ses activités au Conseil, au Comité exécutif ou aux membres réunis en assemblée générale.
Article 11.08
Membres d’office - Le Président et le Vice-président de la Division sont membres d'office de tous les comités, forums et conférences de la Division et doivent recevoir des avis de convocation des réunions.
ARTICLE 12 – ÉLECTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL ET DU CONSEIL NATIONAL
Article 12.01
Comité des candidatures - Le comité des candidatures est chargé de solliciter des candidatures pour les postes du Conseil et du Conseil national pour la Division. Il est constitué du Président, de ses deux prédécesseurs immédiats, du Vice-président et d’un membre nommé par le Comité exécutif. Le président sortant préside le comité des candidatures.
Article 12.02
Éligibilité à un poste au Conseil – Tous les membres de la Division sont éligibles à un poste au sein du Conseil de la Division.
Article 12.03
Rapport du comité des candidatures - Le comité des candidatures présente au Président, au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle de la Division, un rapport donnant les noms des candidats suggérés par le comité aux postes électifs à combler sur le Conseil et sur le Conseil national. Au moins un des candidats suggérés pour un poste électif au Conseil doit être un notaire et un autre inscrit au Barreau de Québec.
Dans la préparation de son rapport, le comité des candidatures doit être soucieux d’assurer une bonne représentativité des intérêts de tous les membres. Notamment, le comité doit être sensible à l’importance de la représentativité géographique et démographique du Conseil. Il doit aussi faire en sorte que soit respecté l’objectif de l’Association de promouvoir l’égalité des sexes et la diversité au sein de la profession juridique.
Article 12.04
Mise en candidature pour un poste au Conseil – Le Directeur exécutif envoie à chacun des membres, ou fait publier par tout moyen jugé efficace, au plus tard trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle de la Division, une copie du rapport du comité des candidatures ainsi qu’un avis indiquant les postes à être comblés au Conseil.
Tout membre de la Division – qui n’a pas été recommandé par le comité des candidatures – peut présenter sa candidature à un poste électif au Conseil en remplissant un bulletin de candidature, appuyé par écrit par au moins dix (10) membres de la Division.
Le bulletin doit être reçu par le Directeur exécutif au siège de la Division au plus tard quinze (15) jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle.
Les candidats recommandés par le comité des candidatures n’ont pas à remplir de bulletin.
Si aucune candidature n’est présentée pour un poste laissé vacant ou si toutes les personnes régulièrement mises en candidature ont retiré leur candidature ou ne peuvent, pour quelque raison, maintenir leur candidature à l’élection, la mise en candidature peut alors se faire avant l’ouverture du scrutin.
Article 12.05
Proclamation – Si à l’expiration du délai mentionné à 12.04, il y a un nombre égal de candidatures au nombre de postes vacants, les candidats sont proclamés élus lors de l'assemblée générale annuelle.
Article 12,06
Élection pour les postes au Conseil - S'il y a plus de candidats qu’il n’y a de postes vacants, le président d’élection ordonne la tenue d'une élection selon la Procédure d’élection prévue à l’article 14.
ARTICLE 13 – ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF
Article 13.01
Nomination du Président sortant, du Président et des autres postes statutaires au Comité exécutif
Lors de l’assemblée annuelle des membres :
a) le Président de la Division devient le Président sortant;
b) le Vice-président devient le prochain Président;
c) le membre de la Division désigné par l'Association du Jeune Barreau de Montréal devient le membre désigné de l’Association du Jeune Barreau de Montréal;
d) le membre de la Division désigné par le Jeune Barreau de Québec devient le membre désigné du Jeune Barreau de Québec;
e) le membre de la Division désigné par l'Association des Jeunes Barreaux du Québec devient le membre désigné de l'Association des Jeunes Barreaux du Québec;
f) le membre de la Division désigné par l’Association des avocats et avocates de province devient le membre désigné de l’Association des avocats et avocates de province.
Article 13.02
Candidatures
i) Poste de Vice-président: Est éligible au poste de Vice-président toute personne qui est membre de la Division et qui a déjà siégé comme membre du Comité exécutif, sauf dans le cas où aucun membre ayant déjà siégé comme membre du Comité exécutif ne pose sa candidature.
ii) Poste de Trésorier, de Secrétaire et autres membres du Comité exécutif: Tous les membres de la Division sont éligibles aux autres postes électifs au sein du Comité exécutif.
Article 13.03
Mise en candidature pour un poste au Comité exécutif – Le Directeur exécutif envoie à chacun des membres du Conseil, ou fait publier par tout moyen jugé efficace, au plus tard trente (30) jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle de la Division, un avis indiquant les postes à être comblés au Comité exécutif.
La mise en candidature pour un poste électif au Comité exécutif se fait par un bulletin de candidature, indiquant le poste convoité et signé par cinq (5) membres du Conseil.
Le bulletin doit être reçu par le Directeur exécutif au siège de la Division au plus tard quinze (15) jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle.
Si, au moment du scrutin, aucune candidature n’a été présentée pour un poste laissé vacant ou si toutes les personnes régulièrement mises en candidature ont retiré leur candidature ou ne peuvent, pour quelque raison, maintenir leur candidature à l’élection, la mise en candidature peut alors se faire avant l’ouverture du scrutin.
Article 13.04
Proclamation - S'il y a un nombre égal de candidatures au nombre de postes vacants et qu’au moins un des candidats est membre de la Chambre des notaires et un autre inscrit au Barreau de Québec, les candidats sont proclamés élus lors de l'assemblée générale annuelle. Si, lors de cette assemblée, aucun notaire ou un membre inscrit au Barreau de Québec n’a accepté d’être candidat au poste concerné, toute vacance à tel poste sera alors comblée par le Comité exécutif lors de sa première réunion.
Article 13.05
Élection pour les postes au Comité exécutif - S'il y a plus de candidats qu’il n’y a de postes vacants, le président d’élection ordonne la tenue d'une élection selon la Procédure d’élection prévue à l’article 14.
ARTICLE 14 – PROCÉDURE D’ÉLECTION
Article 14.01
Président d’élection – En cas d’élection, le Comité exécutif nomme un président d’élection parmi les anciens présidents de la Division dont le mandat est terminé depuis trois (3) ans ou plus.
Le président d’élection a pour mandat d’assurer le déroulement de l’élection conformément au présent règlement. Il s’assure notamment de l’éligibilité des candidats à l’élection et doit contrôler la qualification des membres qui désirent voter et surveiller l’enregistrement des votes.
Article 14.02
Avis de scrutin – Au plus tard sept (7) jours avant la date fixée pour l’assemblée annuelle, le président d’élection donne, à tous les membres, un avis de scrutin qui contient les mentions suivantes :
a) le nom des candidats pour chacun des postes ouverts au Conseil et au Comité exécutif;
b) les jours, les heures et les endroits où se tiendront les scrutins;
c) les modalités des scrutins.
Article 14.03
Procédure d’élection pour les membres du Conseil – L’élection des membres du Conseil a lieu le jour prévu pour l’assemblée annuelle.
Chaque membre de la Division a droit à un vote. Le président d’élection n’a pas droit de vote, sauf s’il y a égalité des voix.
Le vote a lieu par scrutin secret lors de l’assemblée annuelle des membres. Le président d’élection, sur approbation du Comité exécutif, peut cependant adopter toute autre procédure visant à faciliter l’exercice du droit de vote de l’ensemble des membres en autant que cette procédure garantisse le secret et l’authenticité du vote.
Article 14.04
Procédure d’élection pour les membres du Comité exécutif – L’élection des membres du Comité exécutif a lieu dans les cinq (5) jours qui suivent l’assemblée annuelle.
Chaque membre du Conseil de la Division a droit à un vote. Le président d’élection n’a pas droit de vote, sauf s’il y a égalité des voix.
Le vote a lieu par bulletin secret lors de la réunion du Conseil qui suit l’assemblée annuelle des membres. Le président d’élection, sur approbation du Comité exécutif, peut cependant adopter toute autre procédure visant à faciliter l’exercice du droit de vote de l’ensemble des membres du Conseil en autant que cette procédure garantisse le secret et l’authenticité du vote.
Article 14.05
Paraphe du bulletin de vote – Avant d'être remis à un votant, le bulletin de vote doit être paraphé par le Secrétaire de la Division ou, si le poste de secrétaire fait lui-même l’objet d’une élection, par le Directeur exécutif.
Article 14.06
Modalité du vote – Chaque votant peut voter pour au moins un candidat pour chacun des postes éligibles sans toutefois dépasser le nombre de candidats à élire. Tout bulletin comportant plus de votes que le nombre de candidats à élire est nul.
Article 14.07
Décompte – À l’issue du scrutin, le Secrétaire, ou, si le poste de Secrétaire fait lui-même l’objet d’une élection, le Directeur exécutif, procède, sous la surveillance du président d'élection, au décompte des bulletins de vote.
Chaque candidat peut désigner un représentant pour assister au décompte des bulletins.
Article 14.08
Rapport – Le président d'élection rédige le rapport d'élection qu'il signe. Ce rapport doit indiquer les noms des candidats mis en nomination et le nombre de votes qu'ils ont obtenus.
À cet égard, sous réserve qu’un notaire et un membre du Barreau de Québec se retrouvent parmi les huit (8) candidats élus:
a) le candidat au poste de vice-président ayant obtenu le plus de votes sera déclaré élu à ce poste;
b) le candidat au poste de trésorier ayant obtenu le plus de votes sera déclaré élu à ce poste;
c) le candidat au poste de secrétaire ayant obtenu le plus de vote sera déclaré élu à ce poste;
d) pour les cinq (5) autres postes, les candidats ayant obtenu le plus de votes seront déclarés élus;
Si le résultat du vote pour ces différents postes fait en sorte qu’aucun notaire ne se retrouve parmi les huit (8) candidats ayant obtenus le plus de votes à leur poste respectif alors, le candidat ayant obtenu le moins de vote pour les cinq (5) postes de non-dirigeants sera remplacé par le candidat notaire ayant obtenu le plus de vote.
Dans le cadre de l’élection pour les membres du Comité exécutif, il reviendra au Comité exécutif, lors de sa première réunion, de nommer un membre notaire.
Article 14.09
Communication des résultats – Le président d'élection communique aux membres le nom des candidats élus.
ARTICLE 15 – DURÉE DES MANDATS
Article 15.01
Durée - Sauf disposition contraire, toute nomination ou élection à un poste ou à un organisme de la Division se fait pour une année à compter de la clôture de l'assemblée annuelle de l'Association qui suit la nomination ou l’élection jusqu'à l'assemblée annuelle suivante.
Article 15.02
Membres du Conseil - Tous les membres du Conseil sont en fonction pour une année à compter de la clôture de l'assemblée annuelle de la Division qui suit telle nomination ou élection jusqu'à l'assemblée annuelle suivante.
Article 15.03
Membres du Comité exécutif – Les mandats du Président sortant, du Président, du Trésorier, du Secrétaire, du membre désigné par l’Association du Jeune Barreau de Montréal, du membre désigné par l’Association du Jeune Barreau de Québec, du membre désigné par l'Association des Jeunes Barreaux du Québec et du membre désigné par l’Association des avocats et avocates de province sont de un an à compter de la clôture de l'assemblée annuelle de l'Association qui suit telle nomination ou élection jusqu'à l'assemblée annuelle suivante.
Les autres membres du comité exécutif sont élus pour deux (2) ans.
Article 15.04
Réélection - Tous les dirigeants et les membres élus du Conseil et du Comité exécutif, qui sont membres en règle de l'Association et qui résident dans la Province, ont le droit d'être réélus, sous réserve des exceptions suivantes :
a) Le président ne peut exercer plus de deux (2) mandats consécutifs;
b) Tout autre membre élu du Comité exécutif, ne peut exercer plus de trois (3) mandats consécutifs dans la même fonction et ne peut siéger au Comité exécutif pour une période totale de plus de six (6) ans
ARTICLE 16 - SECTIONS
Article 16.01
Sections provinciales - Conformément aux dispositions de l’article 62 du Règlement Numéro 1 de l'Association, des sections provinciales doivent être organisées et maintenues pour chacune des sections créées en vertu du Règlement Numéro 1 de l'Association, à moins que le Conseil de la Division n'en décide autrement. Ces sections provinciales portent le nom de la section nationale de même que le nom de la Province où elles exercent leurs activités par exemple: « Section de droit administratif du Québec ». Dans le cas où le Conseil de la Division décide de ne pas organiser ou maintenir une section provinciale, le Secrétaire de la Division en avise le Directeur exécutif de l’Association de même que le président national de la section.
Article 16.02
Président de section - Le président de chaque section provinciale est nommé par les membres de cette section et, à défaut, par le Comité exécutif avant le 30 juin précédant le commencement du mandat pour lequel il est nommé. Au plus tard le 15 juillet de la même année, la Division doit communiquer au président de la section nationale, ainsi qu'au Directeur exécutif de l'Association, le nom et l'adresse du président de chaque section provinciale.
Article 16.03
Vacance - Si le poste de président d'une section provinciale devient vacant, il est comblé conformément à l'article 16.02.
Article 16.04
Vice-président et secrétaire de section - Toute section provinciale peut élire un vice-président, un secrétaire ou tout autre administrateur à sa convenance.
Article 16.05
Membres - Tout membre en règle de l'Association peut faire partie d'une section provinciale.
Article 16.06
Destitution - Le Comité exécutif peut destituer un membre (incluant le président ou un autre dirigeant) d’une section en cas de défaut de respecter la Politique des sections de droit, après avoir donné à ce membre l’occasion d’être entendu.
Article 16.07
Réunions - Les sections provinciales se réunissent sur convocation de leurs présidents respectifs.
Article 16.08
Rapport - Le Conseil ou le Comité exécutif de direction peut à l'occasion demander à une section provinciale de faire rapport sur certaines questions après les avoir étudiées.
Article 16.09
Rapport annuel - Toute section provinciale doit faire rapport à l'assemblée annuelle de la division du Québec et à l'occasion, si elle est invitée à le faire, au Comité exécutif. Ce rapport annuel doit rendre compte des activités de la section provinciale depuis l'assemblée annuelle précédente de la division du Québec et copie doit en être communiquée au président national de la section.
Article 16.10
Représentation - Toute section provinciale doit être représentée à chacune des assemblées de la division du Québec et, autant que possible, à l'assemblée annuelle de l'Association.
Article 16.11
Membres d’office - Le président et le vice-président de la Division sont membres d'office de toutes les sections provinciales de la Division et doivent recevoir des avis de convocation des réunions..
ARTICLE 17 – CONFÉRENCE DES ANCIENS PRÉSIDENTS
Article 17.01
Composition - La Conférence des anciens présidents est composée des anciens présidents de la Division et du Président en exercice de la Division.
Article 17.02
Mission et Fonction -
La Conférence des anciens présidents a pour mission de constituer, au fil du temps, la mémoire collective de la Division.
Article 17.03
Mission et Fonction -
Sans pouvoir décisionnel, la Conférence a pour fonction de conseiller, sur demande ou de sa propre initiative, le Comité exécutif et le Président sur Ies grandes orientations et sur toute autre question jugée pertinente.
Article 17.04
Réunions -
La Conférence des anciens présidents tient une réunion annuelle. Elle peut tenir des réunions extraordinaires sur convocation de son président, de sa propre initiative ou à Ia demande du Comité exécutif.
Article 17.05
Procédure -
La Conférence des anciens présidents est présidée par le Président en exercice de la Division. Le Directeur exécutif agit comme secrétaire, à moins que les membres ne choisissent de nommer une autre personne.
ARTICLE 18 – RÈGLES PARTICULIÈRES
Article 18.01
Sceau et autres documents officiels - Le Président ou le Vice-président ont le pouvoir, au nom de la Division, de signer et, si nécessaire, de revêtir du sceau de la Division tous actes, contrats et autres écrits et d'en effectuer la remise aux tiers.
Le Directeur exécutif aura un pouvoir semblable sur résolution du Comité exécutif, laquelle peut être donnée rétroactivement. Les actes, contrats et autres écrits ainsi signés lieront la Division sans qu'il soit besoin d'autre autorisation ni formalité. Le Comité exécutif a le pouvoir, de temps à autre, par résolution, d'autoriser un ou plusieurs autres membres de la direction ou une ou plusieurs personnes à signer, à revêtir du sceau et à remettre aux tiers des actes, contrats ou autres écrits généralement ou un acte, contrat ou autre écrit en particulier.
Article 18.02
Authentification - Le Secrétaire a le pouvoir de délivrer sous sa signature et le sceau de la Division des attestations relatives à la nature et à l'authenticité de tous documents sociaux, y compris les délibérations des réunions du Comité exécutif, du Conseil et des assemblées des membres et tout extrait des procès-verbaux qui en ont été dressés, de même que les attestations relatives à l'existence de tout fait, matière, ou chose ayant trait à la Division ou à ses affaires.
Article 18.03
Modifications - Le Conseil peut abroger, modifier ou réadopter les présents statuts, mais, à moins d'avoir été confirmée dans l'intervalle à une assemblée générale extraordinaire dûment convoquée à cette fin, une abrogation, modification ou réadoption faite par le Conseil, si elle porte sur d'autres dispositions que celles qui concernent les mandataires, les membres de la direction et les employés de la Division, n'a force et effet que jusqu'à ce que se tienne la prochaine assemblée générale annuelle des membres et, si elle n'est pas confirmée à cette assemblée, devient dès lors caduque.
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