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Réduire vos honoraires – Si un client le demande, que répondre?

Par Edward Poll, juillet 2009

Réduire les honoraires pour conserver des clients peut engendrer un cercle vicieux. Il existe toutefois des moyens d’y échapper et d’améliorer vos chances d’être rémunéré à un taux correspondant à la valeur de vos services.

Le chapitre XI du Code de déontologie professionnelle de l’Association du Barreau canadien indique que « L’avocat ne doit pas stipuler, demander ou accepter des honoraires clandestins, exorbitants ou déraisonnables ». Bien sûr, chacun peut apprécier différemment ce qui est « déraisonnable », et l’ABC ajoute un commentaire selon lequel « L’avocat doit chercher à éviter les discussions avec son client (au sujet des honoraires). Il doit donc être à même d’expliquer sur quelles bases il a établi ses honoraires, surtout si son client est peu instruit ou mal informé à ce sujet. »

La valeur est en fin de compte déterminée par le client, et non par l’avocat. Il incombe toutefois à l’avocat de sensibiliser le client au sujet de la « valeur ». La plupart des clients reconnaissent l’importance d’honoraires qui sont équitables au regard de la valeur, et sont disposés à les payer. Ce qu’ils veulent éviter est de payer trop – de payer pour des inefficacités, des dédoublements ou des services inutiles. Les aptitudes d’un avocat et la façon dont ses services sont rendus au client doivent correspondre à ce que le client recherche et à ses besoins. lawyer shall not stipulate for, charge or accept any fee that is not fully disclosed, fair and reasonable.” Of course, “reasonable” is often in the eye of the beholder, and the CBA adds in its commentary that “the lawyer should try to avoid controversy with the client over fees and should be ready to explain the basis for charges, especially if the client is unsophisticated or uninformed about the proper basis and measurements for fees.”

Qu’est-ce que des honoraires « élevés »?

 Des questions d’éthique professionnelle entrent en jeu pour déterminer si des honoraires sont raisonnables. Le montant des honoraires est-il proportionnel à la valeur des services rendus? Les aptitudes et l’expérience de l’avocat le justifient-elles? Le client comprend-il le montant et la nature des honoraires, et y consent-il? Il n’y a pas de formule universelle pour déterminer le montant raisonnable des honoraires. Si le taux doit être modeste, un taux de 200 $ l’heure, par exemple, est-il trop élevé? Si oui, est-ce que 150 $ l’heure est trop élevé? L’obligation véritable de l’avocat n’est pas d’être bon marché, mais d’être pleinement dévoué à une relation de collaboration avec le client, dans laquelle la confiance grandit avec le temps, et de s’assurer que ses honoraires traduisent la valeur réelle reçue et perçue par le client.

En dernier ressort, la plupart des avocats fixent leur taux d’honoraires « par instinct » en tenant compte de facteurs comme les années d’expérience (depuis la faculté de droit), le domaine de pratique (par exemple, le travail dans les fusions et acquisitions vaut davantage que dans le droit de la famille), l’emplacement géographique (les avocats établis à Toronto sont susceptibles de demander davantage qu’à Thunder Bay), le nombre d’avocats dans leur région ou leur domaine de pratique (plus il y a d’avocats, plus il y a de concurrence par les prix) et la base de facturation (taux horaire, montant forfaitaire, honoraires conditionnels et ainsi de suite).

Le client a-t-il toujours raison?

 D’après mon expérience, les coûts de services juridiques sont souvent plus bas lorsque client et avocat travaillent en équipe et dressent un budget pour les services futurs. Les parties constatent en général que chacune assume certains risques, et les coûts baissent.

Un avocat général m’a déjà dit que le simple fait d’établir un budget fait en sorte que chacun se concentre sur le but et la façon de le réaliser le plus efficacement possible. Dans un cas précis, l’élaboration d’un budget a permis à un client d’économiser 500 000 $ sans réduire les taux horaires que le cabinet appliquait à l’époque. Évidemment, cette réduction a aussi signifié que les revenus du cabinet ont été moindres, mais pas ses taux. Le client a obtenu le résultat voulu à moindre coût, et les clients satisfaits ont tendance à apporter de nouveaux mandats au cabinet.

Tout ceci suppose qu’il y a une discussion raisonnable et détachée au sujet des honoraires. Aujourd’hui toutefois, la récession a créé un problème répandu : le plus grand client du cabinet demande subitement une réduction de 10 % du taux des honoraires. À défaut, le client cessera de confier de nouveaux mandats au cabinet.

Les cabinets sont de plus en plus souvent confrontés à ce dilemme, et ils y répondent de diverses façons. Certains croient n’avoir d’autre option que d’accepter parce que la récession a transformé presque tous les services juridiques en produits interchangeables et négociables. D’autres estiment que le cabinet peut résister en faisant valoir le caractère unique de son organisation et de ses services. Il faut noter que de trop nombreux cabinets croient un peu trop leur propre rhétorique – tous les avocats ne peuvent pas être les meilleurs dans leur domaine.

Comment pouvez-vous éviter d’accorder un rabais?

 Un aspect fondamental dans «  The Business of Law ® » est que les avocats devraient résister à la pression à réduire leurs honoraires – surtout si le client a précédemment convenu de payer le plein montant dans sa lettre-contrat. La lettre-contrat devrait clairement préciser les conséquences qu’encourt le client s’il ne verse pas le paiement convenu. Si tout est clairement entendu et que le client revendique néanmoins une réduction des honoraires, l’avocat devrait non pas réduire son taux mais proposer de supprimer des services pour faire baisser le prix au client.

Lorsque le client veut un prix réduit, dégroupez les services et demandez un prix différent pour différents ensembles de tâches et fonctions. Le client devrait comprendre que le prix sera rajusté uniquement de façon à correspondre au niveau voulu en fonction du service à rendre.

Une situation pire encore est quand des cabinets proposent eux-mêmes un rabais. Un cabinet empressé de toucher ses honoraires offre souvent une forme de rabais pour les comptes de clients importants et fidèles. Même les clients qui ont signé un accord sur les honoraires se disent alors rapidement : « Je ne vais pas payer le plein montant. J’attendrai simplement que le cabinet soit aux abois et je sais que je recevrai alors un rabais. »

Pour mettre fin à une telle pratique, il y a diverses options possibles – dont certaines sont préférables à d’autres :

Offrez un rabais immédiatement pour obtenir le règlement de factures en souffrance, en insistant qu’il n’y aura plus de rabais par la suite – et respectez votre propre parole.

• Refusez d’offrir un rabais, dites au client qu’une entente sur les honoraires a été conclue et qu’elle sera appliquée – même si le cabinet ne l’a pas appliquée dans le passé.
• Dites aux clients que s’ils n’honorent pas l’entente qu’ils ont acceptée et signée, le cabinet cessera de travailler pour eux, conformément à ses obligations professionnelles. Le cas échéant, ils devraient chercher d’autres avocats et le cabinet prendra des démarches pour percevoir tous les honoraires en souffrance.
• Offrez un rabais sur ce qui a été facturé jusque-là, étant entendu que tout travail futur sera facturé au plein tarif et perçu conformément à l’entente sur les honoraires. Obtenez une reconnaissance sans réserve à la fois de l’acceptation du rabais et de l’engagement à respecter dans l’avenir l’entente sur les honoraires
• Acceptez le principe des rabais et admettez que cela signifie d’accepter moins que 100 % – puis compensez le manque à gagner en augmentant vos taux soit à un plus haut niveau, soit plus tôt que les autres cabinets.

Comment facturer avec assurance?

Chacune de ces options visant à rompre le cycle des rabais sous-entend que le cabinet est une entreprise qui a certaines politiques en place, et que le professionnalisme devrait définir le processus par lequel l’avocat fixe les honoraires et le client accepte de les payer. Lorsque la conjoncture est difficile, il n’en reste pas moins cette question : à quel moment décidez-vous que votre facture est telle qu’elle est, sans sentir le besoin de la défendre ou de la réduire.

Peu importe quelle est la conjoncture économique, cette question touche au cœur de ce que signifie d’être un avocat. Les avocats aident à améliorer la vie des gens. Notre objectif devrait être de fournir nos services et d’en rendre compte de telle façon que le client le comprenne, reconnaisse la valeur de notre travail et en accepte le coût. Le cas échéant, les honoraires ne posent pas de problème et les avocats n’ont pas à s’excuser des honoraires qu’ils demandent.

Dans cette optique, les règles empiriques suivantes – dont la plupart ont été abordées dans des chroniques précédentes – peuvent être utiles. L’avocat qui les observe quand il établit une facture peut le faire avec assurance et s’attendre pleinement à être payé.

• Établissez une documentation démontrant que vos honoraires sont raisonnables. Vous devez vous assurer que le client sait que vous avez la compétence et l’expérience voulues pour justifier les honoraires, et que ceux-ci sont concurrentiels par rapport à d’autres avocats dans votre région et vos domaines de travail. Vous devez aussi connaître le marché et les pressions de la concurrence à l’égard des honoraires juridiques.
• Méfiez-vous des frais accessoires. Certains avocats facturent à leurs clients « l’ouverture » d’un dossier pour chaque affaire; d’autres comptent les photocopies lorsque le client demande de lui remettre un dossier. Ces frais peuvent légitimement être facturés au client s’ils sont prévus dans l’entente sur le mandat. En revanche si vos concurrents n’imposent pas de tels frais ou si votre client n’y voit que des mesquineries, vos factures peuvent engendrer du ressentiment.
• Justifiez vos honoraires en produisant des relevés faciles à comprendre et indiquant clairement les tâches effectuées pour le compte du client tout en faisant le rapprochement avec le temps investi pour produire les résultats voulus. Ces relevés seront plus révélateurs pour le client; ils doivent être davantage qu’une simple liste de tâches accomplies. Utilisez des verbes d’action pour décrire vos services. Précisez clairement les détails de ce qui a été accompli. Le client comprendra ainsi mieux l’effort requis pour une conclusion heureuse.
• Offrez quelque chose que vos concurrents n’offrent pas ou ne peuvent pas offrir; créez quelque chose de nouveau dont vos clients ont besoin ou qu’ils souhaitent. Si vous faites de la planification successorale par exemple, ajoutez un service de planification financière soit comme élément d’un tout ou comme option contre un supplément d’honoraires précisé. Fournir des services plus qu’excellents est tout ce qu’il vous faut pour vous démarquer. Par exemple, retournez toujours les appels dans un délai de deux heures, ou présentez les documents finaux au client bien disposés dans un beau dossier.
• Communiquez fréquemment avec vos clients. N’attendez pas qu’ils le demandent pour envoyer des copies de tous les documents pertinents que vous recevez au bureau ou pour fournir des rapports d’étape. Il n’y a rien de tel que de faire voir aux clients ce que vous avez fait pour eux pour pouvoir facturer avec assurance.  

Edward Poll (edpoll@lawbiz.com) est CMC et mentor de procureurs et de cabinets juridiques à Los Angeles pour les aider à devenir plus rentables. Il est l’auteur de Attorney and Law Firm Guide to the Business of Law : Planning and Operating for Survival and Growth, 2nd ed. (ABA, 2002), Collecting Your Fee: Getting Paid from Intake to Invoice (ABA, 2003) et, plus récemment, de Selling Your Law Practice: The Profitable Exit Strategy (LawBiz, 2005).