La technologie au bout des doigts : outils pour les petites entreprises

Pour s’acquitter de leurs tâches, les juristes qui exercent seuls ou en petit cabinet ne disposent pas du nombreux personnel des grands cabinets. Cependant, pour rétablir l’équilibre, ils peuvent avoir recours à des technologies qui permettent d’économiser du travail.

Lou Milrad est un juriste spécialisé en droit du commerce et des TI qui exerce à Toronto. Il a quitté un grand cabinet juridique il y a quatre ans pour créer un cabinet virtuel comportant trois personnes : « moi, moi-même et je ».

Lou Milrad est maître dans l’art du fonctionnement multitâche. Tout en se déplaçant pour affaires, il dicte des courriels et des documents pour sa pratique, les yeux braqués sur la route et les mains accrochées au volant.

[Traduction] « J’utilise une combinaison d’applis mobiles pour dicter mes textes et pour faire des appels pendant que je conduis », déclare-t-il. « Comme cela, je peux utiliser mon temps de conduite de façon productive tout en conduisant prudemment sans enfreindre la loi. »

Les juristes qui exercent seuls ou en petit cabinet peuvent accéder à ce genre de technologie vocale de diverses façons. L’une des options est d’accéder à l’appli mobile de Dragon conçue pour dicter sur un téléphone intelligent, puis d’utiliser la technologie Bluetooth pour se connecter au système mobile de la voiture et à Siri comme portail pour dicter des courriels, des notes et des notes de service. Certaines BMW sont déjà équipées du logiciel de messagerie Dragon Drive. Il permet aux conducteurs de répondre à des courriels ou à des textos et d’en envoyer tout en conduisant en parlant tout simplement à voix haute, puisque le microphone est incorporé dans l’habitacle de la voiture.

Voici certaines des autres façons de compenser le manque de ressources humaines des petits cabinets.

Saisissez les documents sur les lieux. La gestion des documents est un défi de taille, principalement pour les juristes qui sont fréquemment hors de leur bureau. Dans l’ère numérique, il est sensé de saisir, entreposer, rechercher et retrouver les documents par voie électronique. Cependant, vous n’allez pas trimballer un scanneur ou un télécopieur avec vous. [Traduction] « Ce qu’il vous faut, et que j’utilise, c’est un petit scanneur de table avec une fonction ROC (reconnaissance optique de caractères) », dit Lou Milrad.

Un appareil comme le Fujitsu SnapScan iX100 est très pratique : avec ses 273 x 47,5 x 36mm (10,74 x 1,87 x 1,42 pouces), le léger iX100 est alimenté par une pile et se connecte à un ordinateur portable ou à un téléphone intelligent pour scanner des documents juridiques en format PDF, JPEG et Word ou Excel (ces deux derniers donnant des documents qui peuvent être modifiés). Cet appareil peut également scanner deux cartes d’affaires à la fois et « recomposer » électroniquement en un seul document deux moitiés scannées sur du papier de taille normale. Le iX100 se connecte directement au réseau Wi-Fi de la maison ou du bureau du juriste, lui permettant de transférer facilement des dossiers.

Ayez vos documents pour le procès sur votre iPad.  Tout avocat plaidant a besoin d’avoir facilement accès aux documents pour le procès. L’appli TrialPad for iPad, proposée par Lit Software, est une solution facile à utiliser et abordable. Disponible au magasin iTunes, TrialPad for iPad permet aux juristes de conserver les documents et vidéos concernant chaque affaire dans des dossiers distincts. L’utilisateur peut alors mettre en surbrillance et afficher le texte nécessaire au moyen d’un projecteur portable, de faire des comparaisons de document en les plaçant l’un à côté de l’autre, d’éditer et de présenter des vidéos. Il peut en outre attacher des autocollants de pièce aux documents électroniques.

Juriste américain très versé dans la technologie, Dave Maxfield est avocat plaidant spécialisé en protection du consommateur et a collaboré au développement d’une appli pour le iPad appelée Final Argument, croisement de son amour des outils de visualisation avec son besoin d’un outil de présentation dans le prétoire. En plus de Final Argument, disponible dans le magasin iTunes, Dave Maxfield utilise nTrepid Timestream, un programme visuel de chronologie conçu par un ancien agent du FBI pour visualiser les événements qui ont façonné l’affaire. Enfin, lorsqu’il est prêt à rédiger, il utilise un puissant ajout à Word appelé Doxsera qui permet d’assembler des documents afin d’automatiser les processus de plaidoirie et d’interrogatoire.

Repensez les formulaires. Les cabinets d’avocats peuvent passer un temps considérable à remplir des formulaires au nom d’un client. La création de formulaires en ligne pouvant être retrouvés et remplis par le client lui-même élimine la nécessité de passer du temps, facturé très cher par les juristes ou leur personnel, à effectuer des travaux de routine. Cela constitue des économies pour le client en réduisant les heures facturables passées sur son dossier. Le fait d’éliminer les intermédiaires et de faire inscrire leurs propres renseignements sur les formulaires par les clients peut également en améliorer l’exactitude.

DMC Law, de Toronto, est un cabinet qui regroupe quatre personnes et se spécialise en la prestation de services juridiques aux dentistes ontariens. [Traduction] « Il s’agit d’un domaine juridique très pointu desservant des clients dont les besoins sont très spécifiques », déclare Michael Carabash, l’un des quatre juristes de DMC. « En nous spécialisant en droit dentaire, nous fournissons à nos clients un niveau de service très élevé, tout en étant plus concurrentiels que les plus grands cabinets, qui sont le plus souvent généralistes. »

DMC Law est un joueur majeur dans son domaine malgré sa taille. C’est en partie dû au fait que ses membres utilisent la technologie. Cela permet de limiter les coûts facturés aux clients en leur fournissant gratuitement, sur le site dentistlegalforms.com, des formulaires personnalisables. Ils se servent en outre de blogues et de vidéos en tant qu’outils d’information pour les clients.

Lorsque le temps est compté, la dernière chose que les juristes exerçant seuls et les petits cabinets souhaitent faire, c’est de tout laisser tomber pour rechercher les formulaires qu’ils n’utilisent que très rarement, mais dont ils ont besoin sur le champ. LawDepot offre un accès à une base de données de formulaires canadiens dans laquelle des recherches peuvent être effectuées. Les utilisateurs débutants bénéficiant d’un comte gratuit. Un détail rassurant : LawDepot est membre du Better Business Bureau qui lui a accordé une cote de A+.

Sécurisez Dropbox. Pour les juristes, des sites d’entreposage dans le nuage tels que Dropbox sont des endroits très utiles. Ils peuvent y téléverser, entreposer, partager et télécharger des documents. L’ennui, c’est que ces sites ne sont pas très sécurisés. Si des pirates réussissent à accéder à la base de données du fournisseur d’entreposage dans le nuage, vos dossiers pourraient en pâtir.

L’une des solutions est de crypter les dossiers avant de les mettre sur Dropbox au moyen d’un programme tel que Boxcryptor. Ce système de cryptage crypte les dossiers qui sont chargés en amont et décrypte ceux qui sont téléchargés. Il fonctionne notamment avec Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, SugarSync et Box. Boxcryptor offre en outre des applis pour iOS, I, BlackBerry 10 et Windows Phone, permettant aux juristes exerçant seuls et à ceux des petits cabinets un accès intégral à leurs dossiers entreposés dans le nuage lorsqu’ils se déplacent.

Rédacteur indépendant, James Careless contribue fréquemment à EnPratique.

N.D.T. Tous les liens mènent vers des sites offerts uniquement en anglais.