Les outils essentiels à la bonne gestion d’un cabinet

By Stéphanie Marin

La juriste qui exerce le droit seule ou au sein d’un petit cabinet est une femme-orchestre. En plus de dénicher ses propres clients et de les représenter, elle doit aussi se charger de la gestion de son entreprise.

Afin d’épargner du temps précieux, différents types d’outils de gestion sont disponibles. Me Magali Fournier, qui œuvre au sein du cabinet Fournier Avocats Inc. à Montréal, nous permet d’y voir plus clair.

Le logiciel de gestion

Le logiciel de gestion permet, entre autres, une tenue minutieuse de la comptabilité, ce qui facilite et accélère la facturation. Une fois les chiffres entrés dans la banque de données, ils se retrouvent à tous les endroits nécessaires, sans devoir les recopier. Ce qui diminue beaucoup le risque d’erreur.

Certains logiciels offrent également la tenue du compte en fidéicommis. De plus, un rappel est fait lors de la facturation que de l’argent est conservé au nom du client. Finis les oublis!

Le logiciel de gestion documentaire

Certains logiciels de gestion incluent la gestion documentaire. Ils classent les données, les documents et les procédures et permettent de les retracer facilement à l’aide de moteurs de recherche sophistiqués. Certains logiciels génèrent même automatiquement les en-têtes de procédures.

Le calendrier

Qu’il soit inclus ou non dans le logiciel de gestion, Me Fournier est d’avis que cet outil est essentiel. L’idéal est un calendrier où l’information est mise en réseau. Chaque membre du personnel peut alors savoir exactement où se trouvent les juristes du cabinet. Idéal pour vérifier si quelqu’un d’autre peut vous remplacer à la Cour!

La liste de tâches à effectuer

Il faut en avoir une, quelle qu’en soit la forme. Lorsque celle-ci est mise en réseau, la juriste et son adjointe peuvent ajouter des tâches et les enlever au fur et à mesure qu’elles sont effectuées, réduisant le risque d’oublis puisque deux personnes en assurent le suivi.

Le logiciel de mise en note des conversations téléphoniques

Après une conversation téléphonique, l’avocat n’a qu’à cliquer sur une icône de l’écran d’ordinateur; une fenêtre s’ouvre et l’heure et la date s’inscrivent automatiquement. Il ne reste plus qu’à résumer brièvement la conversation. Un outil précieux lorsque, quelques semaines plus tard, l’avocat essaie de se souvenir de la teneur des négociations de règlement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel perfectionné, les conversations peuvent être notées directement dans le traitement de texte. L’essentiel, selon Me Fournier, c’est de le faire.

La plupart de ces logiciels sont faciles à utiliser. Les avocats peuvent entrer les données eux-mêmes, réduisant le besoin pour du personnel de soutien.

Le désavantage des logiciels de gestion? Leur coût, évidemment. Mais selon Me Fournier, leurs avantages sont nettement supérieurs : ils permettent d’épargner temps et argent, tout en diminuant le risque d’erreurs et d’oublis.

 

Cet article a paru d'abord dans le numéro de juin 2006 du magazine National de l'ABC.