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Bureaux partagés : Conseils pour l’avocat indépendant

Par Bev Cline, octobre 2009

Vous voulez à la fois les avantages matériels qu’offre un grand cabinet d’avocats et la liberté d’un avocat indépendant? La réponse pourrait se trouver dans le partage de bureaux et installations avec des collègues ayant la même ambition.

Certains avocats ne peuvent pas se satisfaire d’être un petit poisson dans un grand étang. Ils veulent la liberté de développer leurs activités comme ils l’entendent. Par contre, l’exploitation d’un cabinet autonome – avec le loyer à payer et le personnel à embaucher – peut être coûteuse. En outre, un petit cabinet ne projette pas nécessairement l’image qui inspirera confiance aux clients potentiels. Si vous voulez le meilleur des deux mondes, l’installation de votre cabinet dans des bureaux partagés avec d’autres avocats indépendants peut être la solution.

David Rosen pratique le droit à Toronto depuis plus de 30 ans, dont la plus grande partie en tant qu’avocat indépendant.

Au début de sa carrière, il a travaillé dans un modeste cabinet avec un associé. Plus tard, il a passé quelques années dans un grand cabinet à titre d’avocat salarié subalterne. Ses activités ont pris de l’ampleur, il a appris au contact de mentors et il a raffiné ses aptitudes.

Pourtant, il aspirait à un environnement qui lui permettrait de consacrer plus de temps au travail pratique et de mieux contrôler ses propres activités – axées principalement sur le droit de l’immobilier et le droit commercial.

« J’estimais que je pourrais progresser davantage comme avocat et que je serais bien plus heureux et à l’aise si je créais mon propre cabinet », dit M^e Rosen, diplômé de la Faculté de droit Osgoode Hall admis au barreau en 1978.

Il ne s’est pas lancé aveuglément. Il savait que le travail dans un grand cabinet assurait des avantages matériels : installations communes telles que salles de conférence, aire de réception à l’allure professionnelle, bibliothèque bien garnie et à jour ainsi qu’équipement soigneusement entretenu.

La difficulté consistait à trouver un environnement qui lui offre tous ces éléments, mais où il pourrait se bâtir une carrière prospère d’avocat indépendant.

Il a trouvé cet environnement idéal : il partage des locaux au 18^e étage du très moderne Madison Centre au cœur de North York. L’étage complet est loué à une société de gestion qui est exploitée par un certain nombre d’avocats et qui sous-loue des bureaux à des avocats individuels. Il s’y trouve environ 35 avocats.

À Winnipeg, 12 avocats occupant le troisième étage d’un immeuble d’appartements transformé qui date du début du 20e siècle se partagent 4300 pieds carrés. Chris Fulmyk explique que cinq d’entre eux – leur nombre a fluctué; il y en a eu jusqu’à huit – font partie du Broadway Law Group, une société à numéro qui a conclu un bail avec le propriétaire.

Le Broadway Law Group sous-loue de l’espace à des avocats individuels, dont la plupart travaillent à leur propre compte. M^e Fulmyk, un diplômé de l’Université du Manitoba admis au barreau en 1982, figure parmi eux. Il lui importait de contrôler ses propres activités, qui englobent l’immobilier, les testaments et successions et les recours civils.

« La plupart des avocats de cet étage pratiquent depuis 20 ans ou plus, dit-il. Ni le Broadway Law Group ni aucun autre avocat ne peut leur dire comment gérer leurs affaires. Notre seul souci est que chacun des avocats paie sa part du loyer mensuel et se comporte comme il convient à un professionnel. »

« Nos frais généraux mensuels qui ne peuvent pas être facturés aux clients s’élèvent à environ 650 $, précise-t-il. Si vous ne pouvez pas réussir ici, vous ne réussirez nulle part. »

Liste de contrôle de l’avocat pour le partage de bureaux

Tenez votre propre compte en fiducie

En tant qu’avocat indépendant, vous pouvez partager des bureaux, mais jamais au grand jamais des comptes en fiducie. M^e Rosen, M^e Fulmyk et Dan Pinnington, directeur de practicePRO à la Lawyers’ Professional Indemnity Company (LAWPRO) s’entendent sur ce point.

Évitez de donner l’impression qu’il y a une société

L’identification des locaux et le papier à en-tête doivent indiquer clairement au client que l’avocat exerce à titre indépendant.

« Par-dessus tout, vous vous présentez au public comme étant un avocat indépendant, insiste M^e Rosen. Votre papier à en-tête indique que vous êtes indépendant. Les autres avocats partageant l’étage ont leur propre papier à en-tête. »

La signalisation à la réception doit aussi être claire à ce sujet. « L’enseigne à l’extérieur de la porte du hall d’entrée indique “Bureaux d’avocats”, et énumère séparément tous les avocats qui occupent les bureaux », dit M^e Rosen.

Sur l’enseigne qui se présente aux clients lorsqu’ils arrivent à l’étage du Broadway Law Group, « il y a d’abord le nom de chaque avocat faisant partie du Broadway Law Group, puis une mini-société et enfin la liste de tous les autres avocats indépendants », explique M^e Fulmyk.

Le papier à en-tête des avocats faisant partie du Broadway Law Group indique que celui-ci est « une association d’avocats indépendants », puis présente le nom de chaque avocat.

« Nous croyons que le nom est évocateur, dit M^e Fulmyk. La rue Broadway est réputée à Winnipeg comme un endroit où il y a de nombreux avocats et des tribunaux. » Les avocats individuels qui louent un bureau sur l’étage ont chacun leur propre papier à en-tête.

Pour ce qui est d’indiquer clairement aux clients que vous êtes un avocat indépendant, il vaut la peine d’être particulièrement méticuleux, dit M. Pinnington. « Les avocats et les employés doivent bien veiller à ne rien dire qui laisse supposer l’existence d’une société ou autre arrangement. Il s’agit d’éviter aussi bien de donner l’impression qu’il y a une société que de soulever des questions sur la confidentialité. »

Idéalement, ajoute-t-il, la lettre-contrat du client ou la lettre d’ouverture de dossier devrait aussi préciser le statut de l’avocat et le fait que l’avocat n’est pas associé aux autres avocats dans les bureaux partagés.

Redoublez de précautions pour protéger la confidentialité des clients

Au Madison Centre, les avocats partagent la réception principale, diverses salles de conférence (réservées au moyen d’un système central à la réception), une cuisine, des locaux pour le personnel et une bibliothèque. Il y a aussi un local commun pour la télécopie et la réception du courrier; toute la correspondance y est triée et distribuée par des employés de la société de gestion. Dans ce local se trouve un casier où chaque avocat a sa propre case.

Tous les avocats n’ont pas leur propre secrétaire, chacun ayant le choix de s’organiser à sa façon. M^e Rosen a pour sa part une secrétaire qui se consacre à ses affaires. « Elle ne travaille pour personne d’autre à moins que je n’accepte qu’elle ne le fasse à titre de service d’agence », dit-il.

Dans les bureaux du Broadway Law Group, « la seule personne qui soit entièrement partagée [entre les 12 avocats] est celle affectée à la réception », affirme M^e Fulmyk. La société à numéro s’est dotée d’un certain équipement (télécopieur, photocopieur, ordinateurs pour traitement de texte) que tous les avocats se partagent. Derrière le bureau à la réception, chaque avocat a un pigeonnier où sont placés télécopies, courrier et autres livraisons.

« Pour rehausser la confidentialité des clients, dit M. Pinnington, une idée pratique est de convenir de chemises de couleurs différentes pour les dossiers de chaque avocat; ainsi on voit immédiatement à quel avocat chaque dossier appartient. Il est aussi souhaitable d’avoir des lignes de téléphone différentes, auxquelles on répond “Cabinet de M^e Untel”, et non simplement “Bureaux d’avocats”. »

D’abord et avant tout, veillez à connaître et observer les règles de conduite de votre province. En Ontario par exemple, consultez le site Web du Barreau du Haut-Canada; vous y trouverez des lignes directrices sur la gestion d’un cabinet qui comprend des indications pertinentes.

En rétrospective

M^e Rosen et M^e Fulmyk sont tous deux d’avis que si c’était à refaire, ils opteraient encore pour l’environnement des bureaux partagés.

« Si vous [l’avocat] aimez bénéficier des attraits d’un grand cabinet, d’un bel édifice bien situé – et je crois que du point de vue des affaires, l’image projetée est effectivement meilleure, c’est réellement une situation positive », affirme M^e Rosen.

Dans des bureaux partagés, vous avez les avantages matériels qu’apporte le travail dans un grand cabinet, sans toutefois sacrifier votre statut d’avocat indépendant et la liberté de développer vos activités comme vous l’entendez.

Bev Cline est une rédactrice pigiste qui collabore régulièrement au National et à EnPratique de l’ABC.