Sachez dire non grâce à une liste

Par Yasmina El Jamaï

Si votre liste de tâches à accomplir est longue et ne désemplit pas pour autant, et que vous êtes débordés d’appels téléphoniques, de problèmes de clients qui surviennent sans crier gare et d’urgences de dernière minute, il est fort probable que vous ayez l’impression de ne rien avoir accompli d’important durant votre journée.

Si c’est votre cas, il est plus que temps de préparer votre «liste de tâches à ne pas accomplir» afin de vous sortir de ce cercle vicieux.

Qu’est-ce que cette liste, au juste? Elle comprend toutes les tâches que vous ne devriez pas accomplir comme les éléments que vous pourriez déléguer à des collègues ou des sous-traitants. Elle peut également inclure toutes les tâches auxquelles vous pourriez renoncer pour une période de temps donnée ou de manière définitive.

Finies les distractions !

En tant qu’avocats, nous voulons être productifs autant que possible et nous nous activons sans relâche d’une tâche à l’autre. Pendant que nous sommes occupés à exécuter la première tâche qui se trouve sur notre liste, 10 autres surgissent. Il s’agit d’une situation frustrante, épuisante, voire improductive.

Une liste de tâches à éviter identifie le genre d’éléments que vous ne désirez pas ou que vous ne devriez pas faire parce qu’ils vous empêchent d’accomplir des tâches plus importantes.

Quels éléments devriez-vous inclure dans votre liste ? Tous les éléments distrayants par rapport à votre plan d’action : votre choix d’activités quotidiennes, votre sélection de clients ou de problèmes ou encore vos priorités.

Une de mes clientes, l’associée directrice d’un cabinet, se sentait obligée d’ouvrir le courrier du cabinet chaque jour afin d’être au courant de tout. Après avoir utilisé une liste de «tâches à ne pas accomplir» et avoir confié à sa réceptionniste la lecture et le tri de ses courriels, elle a récupéré beaucoup de temps facturable tout en restant à jour.

Bien plus que des tâches…

Votre liste pourrait également inclure certains types de clients. Une de mes amies a récemment renvoyé un client qui s’est avéré difficile dès leur première rencontre. Elle a finalement établi ses limites lorsqu’il a commencé à la traiter de manière abusive. Depuis, elle a ajouté les clients abusifs à sa liste.

Vous pouvez également agrémenter votre liste de vos faiblesses afin de vous concentrer sur les fonctions qui constituent vos forces.

Allouez du temps pour vous-même et respectez vos limites!

Dire «non» est essentiel pour la préparation de votre liste. Refusez une requête si vous êtes déjà submergé de travail, sinon cela pourrait donner une impression négative à votre égard puisque que vous ne serez pas en mesure d’y vouer le temps et l’énergie nécessaires.

Vous pouvez également agrémenter votre liste de jours ou de plages horaires durant lesquelles vous ne voulez pas être interrompu(e) par votre famille ou par des clients moins urgents, de manière à vous consacrer à des tâches plus prioritaires.

La liste réduira votre stress tout en faisant en sorte que vous ne failliez pas à vos véritables objectifs.

Cet article a paru d'abord dans le numéro de mars 2007 du magazine National de l'ABC.