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Entamez votre planification successorale

La planification successorale ne concerne pas seulement la retraite. Dans cet article, nous verrons pourquoi vous devez aussi prévoir d’autres éventualités, comme une longue maladie, l’invalidité ou la mort.

par Deborah Gillis, c.r.

La planification successorale ne concerne pas seulement la retraite. Dans cet article, nous verrons pourquoi vous devez aussi prévoir d’autres éventualités, comme une longue maladie, l’invalidité ou la mort.
 
 Avez-vous déjà réfléchi à ce qui se produirait, sur les plans tant professionnel que personnel, si vous étiez soudain victime d’une maladie à long terme, si vous deveniez invalide ou si vous mouriez? Avez-vous dressé des plans en conséquence? Si une maladie devait vous écarter du travail pendant une période prolongée, pourriez-vous retrouver une clientèle à votre retour?
 
La planification successorale est essentielle pour toutes les entreprises, mais surtout pour les avocats travaillant seuls ou dans un petit cabinet, qui n’ont pas des associés ou des employés en mesure d’intervenir et de répondre aux besoins des clients à court terme ou à titre permanent.
 
Si vous n’avez pas pris le temps de planifier en vue de telles éventualités, prévoyez de le faire maintenant. Vous protégerez ainsi vos clients, votre travail et votre famille. Sans plan, vous exposez votre famille à un grand risque financier en plus d’un choc émotionnel, à un moment où ils auront le plus de peine à y faire face. Personne ne veut une telle situation.
 
Pour commencer : Élaborez votre propre plan d’action
 
Comme dans tout projet, le plus dur est souvent de commencer. Je suggère que vous communiquiez avec un ou des collègues qui veulent aussi dresser un plan. Partagez-vous le travail pour ce qui est de passer en revue les ressources disponibles, y compris celles que peut offrir votre barreau. Engagez-vous à vous rencontrer à des moments précis, que ce soit par téléphone, en ligne ou en personne, pour discuter des mesures à prendre, des progrès accomplis et des suggestions mutuelles en vue d’assurer l’évolution de votre planification.
 
Avocat désigné
 
Cherchez qui vous pourriez retenir comme avocat désigné. Son rôle consistera à assurer la continuité de votre travail soit en cas d’urgence, soit à long terme si vous devenez inapte ou si vous mourez. Il y a diverses conditions que vous devrez négocier avec l’avocat ou le cabinet désigné, dont certaines seront uniques en fonction de votre situation personnelle. Ce que vous attendrez de l’avocat ou du cabinet désigné sera différent dans le cas d’une maladie à long terme dont vous espérez vous rétablir ou dans le cas d’une invalidité ou de la mort.
 
 Dressez une liste des fonctions que votre avocat désigné devrait assurer et une description générale de votre organisation, de sorte que vous et votre avocat désigné puissiez commencer à discuter d’un plan garantissant qu’il dispose de l’information et de l’autorité voulues pour intervenir au besoin et faire le nécessaire pour protéger vos clients et votre pratique.
 
 Rencontrez l’avocat pour négocier les conditions de votre entente. Prévoyez de réviser cette entente au moins une fois l’an pour vous assurer qu’elle continue de répondre à vos besoins et ceux de vos clients.
 
Organisation des dossiers
 
La bonne organisation des dossiers et du bureau est essentielle à une transition efficace. Tenez un calendrier centralisé détaillé et mettez-le à jour quotidiennement, de sorte que quiconque assume votre relève puisse rapidement repérer les délais de dépôt ainsi que les dates des réunions et des comparutions prévues.
 
Mettez vos dossiers en ordre et veillez à ce qu’ils le restent. Habituez-vous à tenir des notes régulières sur les affaires de vos clients. Toute transition en sera facilitée. Des dossiers bien fournis et des systèmes de classement bien au point sont indispensables à une transition efficace et économique de votre pratique. Si votre bureau et vos dossiers sont mal organisés, vous aurez probablement de la difficulté à trouver quelqu’un qui acceptera d’être votre avocat désigné, ou alors le coût de ses services sera plus élevé.
 
Assurez-vous d’établir dans vos dossiers une documentation sur les détails des conversations, réunions, avis donnés et instructions reçues. Un dossier complet est vital en cas de procès pour faute professionnelle, et d’autant plus si vous ne pouvez pas vous défendre personnellement et que votre assureur est obligé de s’en remettre à votre dossier.
 
Manuel des politiques et procédures
 
Si vous n’avez pas déjà un manuel des politiques et procédures, il est temps d’en rédiger un. Un tel projet se prête également bien à un effort de groupe, si vous redoutez de l’entreprendre seul. Le produit final sera une ressource extrêmement importante pour votre avocat désigné au moment d’assumer la transition.
 
L’ouvrage Law Office Policy & Procedures Manual (5e édition, de Robert C. West et Howard I. Hatoff, ABA Law Practice Management Section, 2006) vous sera utile dans cette tâche.
 
Soldes des comptes en fiducie
 
 Passez en revue le compte en fiducie pour repérer les montants que vous détenez depuis plus de 30 jours. Dans chaque cas, déterminez pourquoi vous détenez ces fonds et quelles mesures doivent être prises – facturation, enregistrement de décharges, accomplissement d’engagements, remboursement au client? Si vous laissez ce travail à votre avocat désigné, il devra y consacrer beaucoup de temps, et c’est vous ou votre succession qui en paierez le coût.
 
Facturation et comptes clients
 
Attachez-vous à consigner soigneusement vos heures et à facturer vos clients au moins une fois par mois, de sorte que votre avocat désigné n’ait pas à présenter des factures qui auraient dû être envoyées des mois plus tôt, ou qui ne seront pas recouvrables parce que vous n’avez pas bien tenu compte de vos heures.
 
 Assurance
 
Examinez vos polices d’assurance-vie, invalidité et frais d’entreprise pour déterminer si elles sont suffisantes. Sinon, augmentez-les immédiatement. L’Association d’assurances du Barreau canadien protège les avocats, les membres de leur famille et leurs employés à des taux extrêmement concurrentiels. Vous pouvez en bénéficier même si vous n’êtes pas membre de l’Association du Barreau canadien.
 
Ressources supplémentaires
 
J’espère que cet article vous incitera à entamer dès aujourd’hui votre planification successorale. Pour plus amples renseignements à ce sujet, je vous recommande de consulter votre barreau provincial ou territorial ainsi que l’Association du Barreau canadien. Ils peuvent disposer de ressources et d’outils qui vous seront utiles, y compris en ligne.
 
Deborah Gillis, c.r., est avocate et conseillère en planification successorale établie à Bedford (Nouvelle-Écosse). On peut la joindre à deg@eastlink.ca. 
 

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