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Planifiez et gardez vos finances en ordre

Août 2008

Une fois que les activités ont démarré, la plupart des entreprises constatent que les dépenses d’exploitation excèdent les revenus de manière importante jusqu’à ce que la firme acquière de l’expérience et atteigne le seuil de rentabilité. Trop souvent, une entreprise qui aurait dû connaître du succès devient un « gouffre » parce que son(sa) propriétaire finit par manquer de liquidités avant que ce seuil ne soit atteint.

Comment peut-on éviter une telle situation? Un calcul des rentrées et des sorties de liquidités prévues peut être très utile pour éviter des difficultés associées à une insuffisance de fonds.

La prévision des mouvements de trésorerie devrait être effectuée après l’établissement d’un solide plan d’entreprise. Il n’est pas nécessaire que votre plan d’entreprise soit dressé de manière officielle; il peut prendre la forme d’un recueil de notes et de données financières contenues dans un porte-documents. Cependant, votre plan devrait porter sur les aspects suivants :

1. Services offerts

• Quels seront les domaines juridiques couverts?
• Pour quel(s) marché(s)? Pour des particuliers? Pour des gouvernements?
• Comment seront facturés les honoraires?
• Des provisions seront-elles nécessaires?
• Dans quels délais s’effectuera le recouvrement des honoraires?

2. Ressources nécessaires

• Bureaux et matériel de soutien
• Nombre d’employé(e)s? Salaires? Avantages sociaux?
• Quel est le revenu dont vous et votre famille nécessiterez pour subvenir à vos besoins?
• Autres éléments nécessaires à la réussite de l’entreprise.

À l’aide des réponses aux questions qui précèdent, et des réponses à d’autres questions, vous serez en mesure d’établir un modèle de mouvements de trésorerie.

Un calcul des rentrées et des sorties de liquidités prévues peut être très utile pour éviter des difficultés associées à une insuffisance de fonds.

Prévision de revenus

Pour commencer à établir un modèle de mouvements de trésorerie, déterminez d’abord le nombre d’heures par mois qui seront consacrées à chacun des services que vous comptez offrir à vos client(e)s. Calculez ensuite le nombre d’heures ou de services par mois et les honoraires correspondants pour une période de dix-huit mois ou davantage.

Dans la plupart des situations, une nouvelle entreprise prend un certain temps à accroître ses activités. Il se peut que votre entreprise suive le modèle habituel, c’est-à-dire quelques heures de travail au cours du premier mois d’existence et une augmentation progressive du nombre d’heures durant chacun des mois suivants. Si cette prévision vous satisfait, multipliez simplement le nombre d’heures ou de services prévu par les tarifs correspondants. Vous obtiendrez ainsi le revenu mensuel prévu provenant de la facturation des honoraires professionnels.

Recouvrement des honoraires

Dépenses

Une fois que vous avez dressé votre liste des postes relatifs aux frais préliminaires d’exploitation, estimez les montants correspondants et notez le total de ces coûts dans votre modèle des mouvements de trésorerie, dans la colonne du premier mois d’exploitation.

Indiquez les dépenses mensuelles que vous prévoyez pour chacun des postes mentionnés ci-après, ainsi que pour tout autre poste pertinent de votre cabinet, dans chaque colonne mensuelle.

• Frais de subsistance
• Salaires et avantages sociaux du personnel
• Loyer et services publics
• Services comptables et informatiques
• Impôts sur le revenu
• Téléphone et services de messagerie
• Fournitures
• Cotisations professionnelles
• Formation juridique permanente
• Cotisations aux barreaux
• Frais de port et fret
• Frais de déplacement
• Dépenses imprévues

Afin d’avoir une bonne idée du montant réel de vos frais de subsistance, étudiez les relevés de votre carnet de chèques et de vos cartes de crédit des douze derniers mois environ. Notez les dépenses peu fréquentes ainsi que vos frais mensuels.

Calcul des mouvements de trésorerie

Ayant calculé les montants prévus des revenus et des dépenses de votre entreprise, vous êtes maintenant en mesure de calculer les mouvements de trésorerie nets mensuels et de déterminer le montant des liquidités que vous devriez avoir pour démarrer. Pour les premiers mois, vous allez probablement prévoir d’importantes diminutions de votre réserve de caisse.

Une réserve de caisse plus grande permet de faire face à des situations imprévues. Le montant des fonds supplémentaires de réserve dont vous avez besoin dépend de la façon dont votre cabinet est structuré. Généralement, il est judicieux de disposer en tout temps d’une réserve équivalant à deux ou trois mois de dépenses. Si vous devez utiliser votre réserve pour payer des factures, vous devriez vous poser sérieusement des questions sur les possibilités de réussite de la structure actuelle de votre entreprise. Vous avez peut-être à réduire uniquement quelques coûts. D’autre part, il est également possible que votre entreprise ne puisse s’appuyer sur le marché existant.

Dans l’analyse de vos mouvements de trésorerie, considérez divers facteurs, dont les années d’expérience, le type de pratique du droit, la clientèle, le nombre d’heures que vous allez consacrer au travail, l’emplacement de votre bureau, ainsi que le type de mobilier et d’équipement que vous allez acheter.

Recherche des fonds nécessaires

Si vous n’avez pas déjà accumulé dans votre compte d’épargne le capital qu’il vous faut pour ouvrir votre cabinet, vous pouvez probablement l’obtenir auprès d’une banque si vous êtes en mesure de prouver que vous avez réussi comme avocat ou avocate et de produire des déclarations de revenus de plusieurs années qui confirment votre réussite. Il se peut que vous ayez à fournir des garanties, comme des avoirs immobiliers importants.

Budgétisation

À la fin de chaque mois, examinez les rentrées et les sorties de fonds, calculez le total pour chaque poste et mettez à jour les prévisions afin de refléter les résultats réels pour le dernier mois. Cette façon de procéder vous aidera à limiter les coûts et vous signalera les dépenses incontournables que vous n’avez pas incluses dans vos prévisions.

Extrait de Une carrière en solo – Guide de l’ABC pour les juristes qui exercent le droit à leur compte au Canada.